Kurzfassung
Mit evenito setzt die SBB das perfekte Teilnehmermanagement für alle Events um
Das Unternehmen «Schweizerische Bundesbahnen SBB» ist eine spezialgesetzliche Aktiengesellschaft mit Sitz in Bern. Zu ihren Service-public-Leistungen gehören der Personenverkehr und die Schieneninfrastruktur.
Sie bringt täglich über 1,32 Millionen Reisende und 175.000 Tonnen Güter ans Ziel. 35.000 Mitarbeitende setzen sich mit Leidenschaft für ihre Kund:innen ein, damit diese sicher, pünktlich und klimafreundlich ankommen.
SBB nutzt evenito, um:
- ein professionelles Teilnehmermanagement mit automatischer Personalisierung von E-Mails und strukturiertem Anmeldeprozess zu gewährleisten.
- ein einheitliches Branding über alle Veranstaltungen hinweg durch wiederverwendbare E-Mail-Templates und zentral kontrollierte Event-Websites sicherzustellen.
- höchste IT-Sicherheitsstandards einzuhalten, inklusive ISO 27001, 27017 und 27018 Zertifizierungen.
- den Arbeitsaufwand in der Eventorganisation zu reduzieren und das Teilnehmermanagement zu strukturieren.
- jährlich 300 Events mit rund 45.000 Teilnehmenden effizient zu organisieren.
45k MITARBEITENDE
300 EVENTS IN 2023
45k+ TEILNEHMENDE IN 2023
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Herausforderung
In der Eventorganisation sah man sich bei der SBB mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert:
01. Kein strukturiertes Teilnehmermanagement
Einladungen an Event-Gäste wurden ohne professionelle E-Mail-Marketing-Software verschickt. Dies machte es unmöglich, die E-Mail-Kommunikation zu strukturieren und führte unter anderem zu verspäteten oder ausbleibenden Antworten und einer niedrigen Registrierungsquote von eingeladenen Gästen.
02. Kein einheitliches Erscheinungsbild nach aussen
E-Mails wurden von zahlreichen unterschiedlichen Mitarbeitenden ohne zentrale Kontrolle bearbeitet und versendet. Weiterhin gab es keine Möglichkeit, Event-Websites zu erstellen. Ein einheitliches Erscheinungsbild und Branding nach aussen waren so nicht gegeben.
03. Hohe Sicherheitsstandards
Externe Software-Tools, welche die Event-Organisation der SBB hätten unterstützen können, erfüllten häufig nicht die hohen Sicherheitsanforderungen des Konzerns.
Lösung
Wie half evenito dabei, die Herausforderungen zu bewältigen?
evenito stellte sich als perfekte Lösung für die Herausforderungen der SBB heraus.
Professionelles Teilnehmermanagement
Durch den Einsatz der E-Mail-Marketing-Software von evenito ist der Versand und die Bearbeitung zahlreicher E-Mails im Zuge der Eventorganisation kein Problem mehr. Auch die automatische Personalisierung von E-Mails und ein strukturierter Anmeldeprozess für Events wird durch evenito ermöglicht.
Einheitliches Branding
Dank evenito können einmalig kreierte Templates für E-Mails immer wieder verwendet werden. Weiterhin lassen sich Event-Websites mit einheitlichem Branding in nur wenigen Klicks erstellen. So ist für ein einheitliches Erscheinungsbild gesorgt, welches zentral kontrolliert werden kann.
Erfüllung aller Sicherheitsstandards
evenito erfüllt die hohen Anforderungen an IT-Sicherheit bei der SBB, zum Beispiel in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, und ist zertifiziert nach ISO 27001. Der von evenito genutzte Cloud-Anbieter ist zertifiziert nach ISO 27001, 27017, 27018.
Resultate
Die SBB organisiert dank evenito jedes Jahr 300 Events mit rund 45.000 Teilnehmenden.
Der Arbeitsaufwand in der Organisation und Durchführung der Events konnte dabei durch den Einsatz von evenito stark gesenkt werden, unter anderem dank der Automatisierung und Strukturierung im Teilnehmermanagement.
Alle Events werden von über 100 User:innen in zahlreichen verschiedenen Abteilungen verwaltet und von einem Kernteam von 3 Eventmanagern kontrolliert.
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