Kurzfassung
Mit evenito realisiert die AMAG Group AG ein skalierbares und markenkonsistentes Teilnehmermanagement über alle Marken und Händler hinweg. Als eines der führenden Schweizer Mobilitätsunternehmen mit über 7.500 Mitarbeitenden steuerte AMAG alleine im Jahr 2024 über 120 Events, von Kundenevents bis hin zu Händlerformaten.
Durch die Einführung von evenito digitalisierte AMAG ihr komplettes Einladungs- und Ticketmanagement für rund 450 Händler-Betriebe. Die fehlende Kontrolle über das eigene Händlernetz war die zentrale Motivation für AMAG, sich für evenito zu entscheiden. Heute können über 330 Geschäftsführer und Verkaufsleiter Tickets buchen, Gäste einladen und Events dezentral verwalten, bei gleichzeitig voller zentraler Kontrolle durch das Live-Marketing Team.
Das Ergebnis: klare Prozesse, einheitliches Branding, weniger Abstimmung, höhere Datenqualität und ein Eventmanagement, das erstmals das gesamte Händlernetz effizient abbildet.
Infos über die AMAG Group AG
Das amag Event-Team ist verantwortlich für das markenübergreifende Live-Marketing und setzt Events als zentrale Plattform zur Kundenbindung, Markenpflege und Content-Generierung ein. Dabei plant und koordiniert das Team sämtliche Eventphasen, von der strategischen Konzeption über die Einladung und Gästebetreuung bis hin zur Durchführung vor Ort.
Ein zentraler Bestandteil der Eventorganisation ist das AMAG Händlernetz, das aus zwei unterschiedlichen Strukturen besteht:
- Über 450 Partnerbetriebe, die unterschiedliche Marken, Prozesse und Organisationsformen haben
- Davon über 80 AMAG Händler-Betriebe (unter dem eigenen Dach der AMAG Gruppe)
Rund 330 Geschäftsführende und Verkaufsleitende der Händlerbetriebe arbeiten aktiv mit evenito. Sie sind berechtigt, Tickets zu beziehen, zu verteilen und Gästelisten eigenständig zu verwalten, wobei sich Rollen und Rechte je nach Händlertyp unterscheiden. Vor der Entscheidung für die Software von evenito war die fehlende Kontrolle im Händlernetz ein grosses Problem und der Grund, weshalb sich AMAG an evenito gewendet hat.
Denn gerade bei diesem Thema entfaltet das ‘Ticketmanagement’ von evenito seinen grössten Nutzen: Das Event-Team kann zentral definieren, welche Händler welche Kontingente erhalten, wer buchen darf und wie viele Tickets verteilt werden können. Gleichzeitig behalten die Händler in ihrer eigenen Oberfläche eine einfache, intuitive Übersicht über ihre Einladungen und Gäste.
Im Vergleich zu früher, als Händlerlisten über Excel, E-Mails oder manuelle Abstimmungen gepflegt wurden, entsteht heute ein durchgängig digitaler Prozess: weniger Fehler, keine Doppelbuchungen und ein einheitlicher Markenauftritt über alle Händler hinweg, unabhängig davon, ob ein AMAG Retail-Betrieb oder ein freier Partner einlädt.
Durch die Kombination aus zentraler Kontrolle und dezentraler Ausführung sorgt evenito dafür, dass alle Beteiligten effizienter arbeiten. Das Event-Team kann Handelspartner gezielt unterstützen, Prozesse vereinheitlichen und gleichzeitig eine hohe Flexibilität für regionale Bedürfnisse bewahren.
45.000 Registrierungen
15.000 physische Check-ins
330+ mit evenito umgesetzte Events
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Herausforderung
Vor der Einführung der Software von evenito war das Eventmanagement bei der AMAG stark fragmentiert und von manuellen Prozessen geprägt. Die fehlende Kontrolle über das grosse Händlernetz sorgte für Ineffizienz, Abhängigkeit und hohe Kosten. Das waren die Herausforderungen:
- Kein zentrales Teilnehmermanagement:
Vor evenito wurden Gästelisten in Excel geführt, Tickets manuell verteilt und Einladungen über E-Mail-Ketten oder Agenturen abgewickelt. In einem Netzwerk aus 450 Partnerbetrieben führte das zu hohem Abstimmungsaufwand, inkonsistenten Listen und vielen Fehlern. Ein einheitliches, markenkonformes Teilnehmermanagement war so kaum möglich.
- Agenturabhängigkeit & hohe Kosten:
Jeder Kommunikationsschritt – von der Einladung bis zum Reporting – lief über externe Partner. Änderungen bedeuteten oft teure Zusatzaufwände und lange Abstimmungszeiten.
- Fehlende Kontrolle im Händlernetz:
Das AMAG Händlernetz ist das grösste Vertreternetz der Schweiz für die Marken des Volkswagen Konzerns, von VW und Audi über SEAT und Škoda bis hin zu CUPRA und VW Nutzfahrzeuge. Mit über 450 Partnerbetrieben (davon 80 eigene Händler) bietet es ein landesweit einzigartig dichtes Netz für Neuwagen, Gebrauchtwagen und umfassende Serviceleistungen und stellt sicher, dass Kundinnen und Kunden in der gesamten Schweiz optimal betreut werden.
Mit so vielen Handelspartnern war es allerdings kaum möglich, den Überblick über Ticketkontingente, Einladungen und Registrierungen zu behalten, was immer wieder zu Problemen geführt hat.
- Mangelnde Integration in CRM und Compliance-Prozesse:
Zwischen Eventdaten und Kundendatenbanken bestand keine Verbindung, wodurch Messbarkeit und Nachvollziehbarkeit im Verhalten der Teilnehmenden fehlten.
Lösung: Wie half evenito dabei, die Herausforderungen zu bewältigen?
Mit der Eventmanagement-Software von evenito digitalisierte und professionalisierte die AMAG ihr gesamtes Teilnehmermanagement – von der Einladung bis zum Check-in.
- Digitales Teilnehmermanagement:
Alle Prozesse laufen heute zentral über evenito – Einladungen, Registrierungen, Check-ins und Follow-ups. Die Plattform ermöglicht personalisierte Kommunikation, automatisierte Erinnerungen und klare Rollenverteilungen.
- Kontingent-Management für Händlernetz:
Über 330 Geschäftsführer und Verkaufsleiter aus dem Händlernetz können heute direkt auf ihre Eventkontingente zugreifen, Gäste einladen und Tickets zuteilen – alles in einem geschützten System. Der zentrale Überblick bleibt dabei beim AMAG-Team.
- CRM-Integration & Datenintelligenz:
Durch die Verbindung der evenito-Software mit dem CRM-System erkennt AMAG heute, welche Gäste eingeladen wurden, ob sie bereits Kundinnen oder Kunden sind und wie sich Eventteilnahmen auf Kaufentscheidungen auswirken.
- Insourcing & Effizienzsteigerung:
Statt externer Agenturen organisiert AMAG Events heute intern: Schneller, günstiger und compliance-konform. Eventwebsites und Anmeldeformulare lassen sich innerhalb weniger Minuten erstellen.
Ergebnisse
Seit der Einführung von evenito vor über drei Jahren hat sich das Eventmanagement der AMAG grundlegend verändert. Die Teams arbeiten heute nicht nur strukturierter und effizienter, sondern steuern eine Eventlandschaft, die skalierbar ist, zentral kontrolliert wird und dennoch dezentral funktioniert. Besonders sichtbar wird diese Entwicklung in einem Umfeld, das aus dutzenden Marken, über 450 Retail-Standorten sowie 330 Geschäftsführer und Verkaufsleiter besteht, die täglich mit der Plattform arbeiten. Mit evenito lassen sich diese komplexen Strukturen erstmals sauber orchestrieren, vom zentralen Markenauftritt bis zur lokalen Einladung durch einzelne Händlerbetriebe.
Die Ergebnisse zeigen klar, welchen Effekt die Plattform für AMAG hat: Hunderttausende Interaktionen, verbesserte Prozesssicherheit, ein professionelles Kontingent-Management über alle Marken hinweg und eine messbar höhere Auslastung der Events:
- Über 330 mit evenito umgesetzte Events
- Rund 45.000 Registrierungen und über 15.000 physische Check-ins im Jahr 2025
- Steigerung der Ticketauslastung und signifikant reduzierte No-Show-Rate durch automatisierte Prozesse
- Professionelles Ticketmanagement für dezentrale Teams und Händler über mehrere Marken hinweg
- Strukturierung und Steuerung von dutzenden Marken sowie hunderten Händler-Standorten, die dezentral einladen, verwalten und reporten
- 123 Events allein im Jahr 2024, darunter Top-Formate wie:
- AMAG Import Fleet 2023
- ŠKODA @ Spengler Cup
- A MAGic Night
- Audi Q3 Launch Event inklusive über 133.000 versendeten Einladungen
Die Einführung der Eventmanagement-Plattform von evenito führte zu einer signifikanten Effizienzsteigerung im Projektmanagement und einer klaren Strukturierung aller Eventprozesse, vom Briefing bis hin zum Reporting.
