Kurzfassung
Swiss Athletics organisiert jährlich eine Vielzahl an Veranstaltungen. Dazu gehören Delegiertenversammlungen genauso wie exklusive Hospitality-Events im Ausland. Vor der Einführung unserer Eventmanagement Software war die Organisation mit viel manuellem Aufwand verbunden, da verschiedene Tools isoliert voneinander genutzt wurden.
Mit evenito hat der Verband sein Eventmanagement zentralisiert und automatisiert. Heute werden Events innerhalb von wenigen Stunden aufgesetzt. Das Team spricht Gäste segmentiert an und steuert die gesamte Kommunikation hochprofessionell. Das Ergebnis ist ein massiv geringerer administrativer Aufwand, klar strukturierte Prozesse und mehr Fokus auf das Wesentliche. Es bleibt mehr Zeit für den Sport und die Leichtathletik-Community.
Über Swiss Athletics
Swiss Athletics ist der Fachverband für die Leichtathletik in der Schweiz mit Hauptsitz im Haus des Sports in Ittigen bei Bern. Der Verband zeichnet sich verantwortlich für die Förderung des Spitzen-, Nachwuchs- und Breitensports sowie die Leiter- und Trainerausbildung in der Leichtathletik.
Neben diesen Kernaufgaben spielen Events eine zentrale Rolle. Einerseits wickelt Swiss Athletics über diese Anlässe die offiziellen Verbandsgeschäfte ab. Andererseits nutzt der Verband die Veranstaltungen, um die Leichtathletik-Community zusammenzubringen, den Austausch zu fördern und die Leistungen von Athletinnen und Athleten sowie weiterer engagierter Personen zu würdigen.
Zu den wichtigsten Veranstaltungen zählen Verbandsanlässe wie die Delegiertenversammlung, die Verbandstagung oder der Together on Track Summit. Ergänzt wird dieses Portfolio durch Hospitality-Events anlässlich der wichtigsten Meisterschaften im In- und Ausland. Dazu gehören Schweizer Meisterschaften, Diamond League Meetings sowie Europa- und Weltmeisterschaften.
Best Practice: Die Swiss Athletics Night
Ein absolutes Highlight im Kalender ist die jährlich stattfindende Swiss Athletics Night. An diesem besonderen Abend feiert der Verband die Höhepunkte der vergangenen Saison. Swiss Athletics ehrt die besten Athletinnen und Athleten sowie weitere wichtige Persönlichkeiten und bietet viel Raum für den Austausch innerhalb der Community.
Für diesen Anlass versendet der Verband die Einladungen per Post inklusive eines personalisierten QR-Codes. Die anschliessende Registrierung und die Segmentierung der verschiedenen Gästegruppen laufen komplett über evenito. Ab diesem Jahr nutzt Swiss Athletics zudem die Ticketing-Funktion von evenito, um die Eintrittskarten für die Swiss Athletics Night direkt und unkompliziert über die Plattform zu verkaufen. Vor Ort sorgt der digitale Check-in für einen perfekten ersten Eindruck bei den Gästen. Trotz der hohen Komplexität dieses Award-Events bleibt die Organisation für das interdisziplinäre Team stets effizient und übersichtlich.
01 Beschleunigter Einlass vor Ort
02 Durchgängiges Markenerlebnis
03 Skalierung durch Vorlagen
.svg)
.webp)
Die Herausforderung vor evenito
Vor der Einführung von evenito nutzte das interdisziplinäre Team verschiedene Tools für die Eventorganisation. Diese fragmentierte Arbeitsweise brachte spezifische Hürden mit sich. Jeder Event musste von Grund auf neu aufgesetzt werden, da sich bestehende Setups nicht einfach kopieren liessen. Durch die Nutzung verschiedener Systeme fehlte ausserdem eine übersichtliche Eventhistorie.
Ein weiterer zentraler Punkt war das Branding. Der Look und Feel liess sich nur eingeschränkt an das eigene Corporate Design anpassen. Die durchgängige Verwendung von eigenen Schriftarten, Farben und Logos auf der Event-Webseite war zuvor kaum möglich. Swiss Athletics suchte daher nach einer professionellen Lösung, um das Teilnehmermanagement effizienter zu gestalten und den Gästen einen vertrauten, einheitlichen Markenauftritt zu bieten.
Die Lösung: evenito als zentrale Event-Plattform
Mit evenito führte Swiss Athletics eine zentrale Lösung für das Gästemanagement, die Teilnehmerkommunikation und die Eventorganisation ein.
01 Zentrale Plattform statt Tool-Chaos:
Alle Verbandsanlässe und Hospitality-Events werden heute zentral in evenito abgebildet. Das Team kann nahtlos zwischen den Events wechseln und jederzeit auf bestehende Setups zurückgreifen.
02 Konsistenter Markenauftritt:
Der Look und Feel ist nun durchgängig im Corporate Design gehalten. Da alle Verbandsanlässe einheitlich mit evenito organisiert werden, sind die Gäste mit dem Prozess rund um Anmeldung, Check-in und Event-Webseite bestens vertraut. Dies reduziert Rückfragen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
03 Effizientes Gästemanagement:
Kontakte lassen sich unkompliziert gruppieren und zielgerichtet ansprechen. So erhalten Athletinnen und Athleten, Partner oder Verbandsmitglieder genau die Informationen, die für sie relevant sind.
04 Schnelle Event-Erstellung:
Dank duplizierbarer Vorlagen und einer intuitiven Benutzeroberfläche lassen sich Events innerhalb von zwei bis drei Stunden vollständig aufsetzen.
05 Automatisierte Kommunikation:
Einladungen, Registrierungsbestätigungen und Reminder werden automatisiert versendet.
06 Reibungsloser Check-in:
Der Check-in vor Ort erfolgt digital. Dies beschleunigt den Einlass und ermöglicht dem Team eine direkte Auswertung der Teilnehmerdaten.
Ergebnisse und Impact
Mit evenito hat Swiss Athletics sein Eventmanagement auf ein neues Level gehoben. Der grösste Mehrwert liegt in der spürbaren Entlastung des Teams. Da das Kerngeschäft von Swiss Athletics der Sport ist und nicht die Eventorganisation, schafft evenito genau hier den entscheidenden Freiraum.
Administrative Aufgaben sind auf ein Minimum reduziert. Das Team kann sich voll auf die sportlichen Leistungen und Erfolge konzentrieren, ohne dass der persönliche Charakter der Events verloren geht. Die zentrale Steuerung aller Gäste und die automatisierten Prozesse schaffen Zeit für das Wesentliche: Den Sport und die Leichtathletik-Community.
