Résumé
Swiss Athletics organise chaque année une multitude d'événements, allant des assemblées de délégués aux événements d'hospitalité exclusifs à l'étranger. Avant l'introduction de notre logiciel de gestion événementielle, l'organisation nécessitait un travail manuel considérable, car différents outils étaient utilisés de manière isolée.
Grâce à evenito, la fédération a centralisé et automatisé sa gestion événementielle. Aujourd'hui, les événements sont mis en place en quelques heures seulement. L'équipe s'adresse aux invités de manière segmentée et gère l'ensemble de la communication avec un grand professionnalisme. Le résultat est une réduction massive de la charge administrative, des processus clairement structurés et une meilleure concentration sur l'essentiel. Il reste ainsi plus de temps à consacrer au sport et à la communauté de l'athlétisme.
À propos de Swiss Athletics
Swiss Athletics est la fédération spécialisée d'athlétisme en Suisse, dont le siège se trouve à la Maison du Sport à Ittigen, près de Berne. La fédération est responsable de la promotion du sport d'élite, de la relève et du sport populaire, ainsi que de la formation des moniteurs et des entraîneurs d'athlétisme.
Outre ces missions fondamentales, les événements jouent un rôle central. D'une part, Swiss Athletics traite les affaires officielles de la fédération par le biais de ces manifestations. D'autre part, la fédération utilise ces événements pour rassembler la communauté de l'athlétisme, favoriser les échanges et saluer les performances des athlètes ainsi que celles d'autres personnes engagées.
Parmi les manifestations les plus importantes figurent les événements fédéraux tels que l'assemblée des délégués, le congrès de la fédération ou le Together on Track Summit. Ce portefeuille est complété par des événements d'hospitalité organisés lors des championnats majeurs en Suisse et à l'étranger. Cela inclut les championnats suisses, les meetings de la Diamond League ainsi que les championnats d'Europe et du monde.
Étude de cas : La Swiss Athletics Night
La Swiss Athletics Night, qui a lieu chaque année, est un moment fort incontournable du calendrier. Lors de cette soirée exceptionnelle, la fédération célèbre les temps forts de la saison écoulée. Swiss Athletics met à l'honneur les meilleurs athlètes ainsi que d'autres personnalités marquantes, tout en offrant un espace privilégié pour les échanges au sein de la communauté.
Pour cet événement, la fédération envoie les invitations par courrier, accompagnées d'un code QR personnalisé. L'inscription ultérieure et la segmentation des différents groupes d'invités sont entièrement gérées via evenito. Depuis cette année, Swiss Athletics utilise également la fonction de billetterie d'evenito pour vendre les billets de la Swiss Athletics Night directement et simplement via la plateforme. Sur place, l'enregistrement numérique garantit une première impression parfaite auprès des invités. Malgré la grande complexité de cette cérémonie de remise de prix, l'organisation reste toujours efficace et claire pour l'équipe interdisciplinaire.
01 Accès prioritaire sur place
02 Expérience de marque cohérente
03 Mise à l'échelle grâce aux modèles
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Le défi avant evenito
Avant l'introduction d'evenito, l'équipe interdisciplinaire utilisait différents outils pour l'organisation d'événements. Cette méthode de travail fragmentée entraînait des obstacles spécifiques. Chaque événement devait être créé de toutes pièces, car les configurations existantes ne pouvaient pas être facilement dupliquées. De plus, l'utilisation de systèmes disparates empêchait d'avoir une vue d'ensemble claire de l'historique des événements.
Un autre point central concernait l'image de marque. L'apparence et l'ergonomie ne pouvaient être adaptées que de manière limitée à la charte graphique de l'entreprise. L'utilisation cohérente de polices, de couleurs et de logos personnalisés sur le site web de l'événement était auparavant presque impossible. Swiss Athletics recherchait donc une solution professionnelle pour rendre la gestion des participants plus efficace et offrir aux invités une image de marque familière et uniforme.
La solution : evenito comme plateforme événementielle centrale
Avec evenito, Swiss Athletics a mis en place une solution centralisée pour la gestion des invités, la communication avec les participants et l'organisation d'événements.
01 Une plateforme centrale plutôt qu'une multitude d'outils :
Tous les événements de la fédération et les événements d'hospitalité sont désormais gérés de manière centralisée dans evenito. L'équipe peut passer d'un événement à l'autre en toute fluidité et accéder à tout moment aux configurations existantes.
02 Une image de marque cohérente :
L'identité visuelle est désormais parfaitement alignée sur la charte graphique. Comme tous les événements de la fédération sont organisés de manière uniforme avec evenito, les invités sont parfaitement familiarisés avec le processus d'inscription, l'enregistrement et le site web de l'événement. Cela réduit le nombre de questions et garantit un déroulement fluide.
03 Une gestion efficace des invités :
Les contacts peuvent être regroupés facilement pour une communication ciblée. Ainsi, les athlètes, les partenaires ou les membres de la fédération reçoivent exactement les informations qui les concernent.
04 Création rapide d'événements :
Grâce à des modèles duplicables et une interface utilisateur intuitive, les événements peuvent être entièrement configurés en deux ou trois heures.
05 Communication automatisée :
Les invitations, les confirmations d'inscription et les rappels sont envoyés automatiquement.
06 Un enregistrement fluide :
L'enregistrement sur place s'effectue de manière numérique. Cela accélère l'accès et permet à l'équipe d'analyser directement les données des participants.
Résultats et impact
Avec evenito, Swiss Athletics a fait passer sa gestion d'événements à la vitesse supérieure. La plus grande valeur ajoutée réside dans le soulagement tangible de l'équipe. Comme le cœur de métier de Swiss Athletics est le sport et non l'organisation d'événements, evenito libère précisément l'espace nécessaire à cet effet.
Les tâches administratives sont réduites au strict minimum. L'équipe peut se concentrer pleinement sur les performances sportives et les succès, sans pour autant perdre le caractère personnel des événements. La gestion centralisée de tous les invités et les processus automatisés permettent de dégager du temps pour l'essentiel : le sport et la communauté de l'athlétisme.
