Janvier à Adelboden. La tribune du Chuenisbärgli est pleine, et dans les loges, clients, partenaires et collaborateurs des sponsors attendent le départ. Ce que les invités ne voient pas : chez de nombreux sponsors, quelques semaines plus tôt, les billets dormaient encore en PDF dans des dossiers, les contingents dans des fichiers Excel et les confirmations éparpillées dans les boîtes mail. Chaque étape a sa propre version de la vérité.
Aujourd'hui, le 11 novembre 2026, nous lançons le Sponsoring Hub d'evenito : l'hospitalité d'entreprise professionnelle, sans le chaos des PDF. Il réunit la gestion de l'hospitalité d'entreprise dans un seul système. L'IA lit les billets PDF, les sponsors gèrent eux-mêmes leurs contingents et les hôtes internes invitent personnellement leurs invités. Vous voyez à tout moment quelle place a été attribuée à qui, du contingent jusqu'au check-in. Cet article s'adresse aux responsables sponsoring, hospitalité et événements des fédérations, des organisateurs et des sponsors.
En bref
- Ce qui est nouveau : dès aujourd'hui, le Sponsoring Hub est disponible comme module d'evenito et couvre toute la chaîne de distribution, de la billetterie jusqu'à l'invité.
- Pourquoi nous l'avons créé : les places d'hospitalité comptent parmi les outils de fidélisation les plus précieux, mais elles sont encore gérées avec des tableurs, des e-mails et des dossiers de PDF.
- Ce que fait l'IA : elle lit les billets PDF, les listes et les codes importés et les attribue aux bons contingents et événements.
- Qui l'utilise déjà : Swiss-Ski distribue ses contingents d'hospitalité à ses sponsors avec le Sponsoring Hub, notamment à BKW, Helvetia Baloise, Raiffeisen et Audi.
- Comment le découvrir : lors d'une démo personnalisée avec notre équipe commerciale, grâce au livre blanc sur la page produit ou lors du webinaire en direct du 26 janvier 2027.
Pourquoi avons-nous créé le Sponsoring Hub ?
Nous avons créé le Sponsoring Hub parce que l'hospitalité échoue à la distribution, et non à l'expérience. Un contrat de sponsoring garantit un contingent. Avant que celui-ci ne devienne un invité avec un nom, chaque place passe par plusieurs étapes : la billetterie, l'organisateur, le sponsor, les hôtes internes et enfin l'invité.
Aujourd'hui, chacune de ces étapes travaille souvent avec ses propres outils. Selon l'ICE Annual Benchmarking Report 2025, 75 % des équipes événementielles d'entreprise interrogées utilisent encore des tableurs en parallèle de leur technologie événementielle (étude soutenue par un éditeur de logiciels). Le fichier Excel, l'invitation dans la boîte mail et le billet dans le dossier forment trois versions d'une même vérité. Elles sont rapprochées à la main, souvent quelques jours seulement avant l'événement.
Le coût dépasse le temps perdu. Des places restent inutilisées parce que personne ne voit à temps qu'elles sont encore libres. Des billets sont intervertis. Et au final, presque personne ne peut dire ce qu'est devenu le contingent. Ce que ces ruptures coûtent à un programme d'hospitalité, nous l'analysons dans notre livre blanc « Die versteckten Kosten zersplitterter Ticket-Prozesse » (Les coûts cachés des processus de billetterie fragmentés, en allemand), disponible sur la page produit du Sponsoring Hub.
Ce en quoi nous croyons
- Chaque place a un nom. Un billet d'hospitalité est offert à une personne qui a une histoire. C'est pourquoi chaque invitation compte.
- L'invitation vient de la bonne personne. L'invité connaît généralement son conseiller ou sa key account manager. C'est donc à eux que revient l'invitation personnelle.
- Tout le monde travaille sur les mêmes données. Organisateur, sponsor et hôte voient le même dossier, chacun avec sa propre vue.
- La technologie allège le travail, la rencontre reste l'objectif. Le logiciel doit gérer les transmissions pour que les personnes aient du temps pour leurs invités.
Qu'est-ce que le Sponsoring Hub d'evenito ?
Le Sponsoring Hub est un module de gestion de l'hospitalité d'entreprise intégré au logiciel de gestion d'événements evenito. Il relie contingents de billets, sponsors, hôtes internes et invités dans un seul système. L'IA lit les billets externes, les sponsors gèrent eux-mêmes leurs contingents et l'organisateur garde à tout moment la vue d'ensemble sur chaque place attribuée.
Le principe : un contrôle centralisé, une mise en œuvre décentralisée. L'organisateur définit contingents, délais et règles. Sponsors et hôtes distribuent leurs places de manière autonome, en leur nom et avec leurs propres contacts. Un parcours de sponsoring connecté, sans rupture, avec trois rôles sur une seule plateforme.
| Rôle | Ce qu'il fait dans le Sponsoring Hub |
|---|---|
| Fédérations & organisateurs | Gèrent les contingents et les billets externes de manière centralisée, les mettent à disposition des sponsors sous forme numérique et attribuent les places sur le plan de salle |
| Sponsors | Pilotent l'hospitalité de tous leurs partenariats : réservations et billets de différentes sources sont réunis dans un seul flux |
| Équipes commerciales | Réservent des contingents, enregistrent leurs invités et les invitent personnellement |
Que fait exactement le Sponsoring Hub ?
Le Sponsoring Hub accompagne chaque place en quatre étapes : il saisit automatiquement les billets grâce à l'IA, rend les contingents transparents pour les sponsors, permet aux hôtes de distribuer de manière décentralisée et guide l'invité sur mobile jusqu'à l'entrée. Toutes les étapes reposent sur le même dossier.
1. Saisie automatisée des billets grâce à l'IA
Les billets d'hospitalité proviennent rarement de votre propre système. Ils arrivent sous forme de PDF, de codes ou d'accès, le plus souvent via le partenaire billetterie de l'organisateur. Dans le Sponsoring Hub, vous importez ces billets en une fois. L'IA extrait les données des invités, des billets et des événements et attribue chaque billet au bon contingent et au bon événement. La saisie manuelle disparaît et les erreurs juste avant l'événement diminuent.
Voici à quoi cela ressemble dans le produit : vous choisissez le format, des PDF ou une liste de codes, importez les fichiers et lancez l'extraction. Vous pouvez continuer à travailler pendant que l'IA s'en charge. evenito vous prévient dès que toutes les données sont extraites.
2. Des contingents transparents pour vos sponsors
Sponsors et partenaires voient les événements qui leur sont ouverts dans un calendrier. Ils réservent ou demandent eux-mêmes des contingents, avec toutes les informations sur l'événement et les types de billets. Dans leur tableau de bord, ils gèrent leurs places et téléchargent les billets confirmés en PDF ou sous forme de code. L'organisateur garde le contrôle central sur les délais, les règles et les validations, et voit en direct combien de places chaque sponsor a déjà réservées.
3. La distribution décentralisée des billets, en toute simplicité
Chez un sponsor, les places reviennent aux personnes qui entretiennent la relation client : force de vente, régions, départements. Chaque hôte ne voit que son propre contingent et sa propre liste d'invités. Le siège voit dans une vue en direct quels billets sont attribués, personnalisés et confirmés. Les places libres apparaissent ainsi tant qu'il est encore temps de les réattribuer.
4. Tout le parcours invité dans votre poche
L'invité reçoit une invitation personnalisée au nom de son hôte et aux couleurs de la marque. Il confirme sur son mobile, ajoute si besoin des accompagnants et reçoit directement son billet. Sur place, l'application de check-in evenito pour iOS et Android enregistre les invités. La chaîne est ainsi complète, du contingent jusqu'à l'entrée.
Une sécurité de niveau entreprise : les données des invités et des VIP restent dans un système fermé et conforme au RGPD. Vous trouverez nos standards de sécurité et nos certifications dans le Security Center d'evenito.
Démo personnalisée
Découvrez le Sponsoring Hub avec vos propres contingents
Lors d'une démo personnalisée, notre équipe commerciale vous montre comment l'import des billets, les contingents et les invitations s'articulent dans votre programme de sponsoring, et vous conseille pour bien démarrer.
Comment Swiss-Ski utilise-t-il le Sponsoring Hub ?
Swiss-Ski distribue les contingents d'hospitalité de ses événements à ses sponsors via le Sponsoring Hub, notamment à BKW, Helvetia Baloise, Raiffeisen et Audi. Les sponsors demandent eux-mêmes leurs contingents, tandis que Swiss-Ski gère les demandes, les réservations et les billets externes de manière centralisée.
Côté sponsor, BKW montre à quoi cela ressemble au quotidien. BKW reçoit des contingents de différents organisateurs et les met à disposition de sa force de vente pour la fidélisation des clients. Pour Nadine Graven, cheffe de projet Brand Leadership, Experience & Partnerships chez BKW, le Sponsoring Hub permet enfin d'orchestrer les contingents de billets pour les grands événements de manière centralisée et sans rupture de support.
Comment découvrir le Sponsoring Hub ?
Le mieux est de découvrir le Sponsoring Hub avec votre propre programme. Trois possibilités s'offrent à vous :
- Démo personnalisée avec notre équipe commerciale : nous examinons votre programme de sponsoring, vous montrons le processus avec vos propres contingents et vous conseillons pour bien démarrer. Réserver une démo gratuite.
- Livre blanc « Die versteckten Kosten zersplitterter Ticket-Prozesse » : ce que coûtent à un programme d'hospitalité les ruptures entre tableurs, boîtes mail et dossiers de PDF (en allemand). Vous le trouverez sur la page produit du Sponsoring Hub.
- Webinaire en direct le 26 janvier 2027 : nous vous présentons le Sponsoring Hub en détail et répondons à vos questions. Réservez votre place au webinaire.
Questions fréquentes sur le Sponsoring Hub d'evenito
Qu'est-ce que le Sponsoring Hub d'evenito ?
Le Sponsoring Hub est un module de gestion de l'hospitalité d'entreprise intégré au logiciel de gestion d'événements evenito. Il relie contingents de billets, sponsors, hôtes internes et invités dans un seul système. L'IA lit les billets PDF externes, les sponsors gèrent eux-mêmes leurs contingents et l'organisateur voit à tout moment quelle place a été attribuée à qui.
Quels formats de billets le Sponsoring Hub prend-il en charge ?
Le Sponsoring Hub traite les PDF, les codes et les accès, y compris ceux de billetteries externes. Vous importez les billets en une fois, l'IA extrait les données des invités, des billets et des événements et attribue chaque billet au bon contingent et au bon événement. Fini le renommage et l'envoi manuel de chaque fichier.
Les sponsors peuvent-ils réserver et gérer eux-mêmes leurs billets ?
Oui. Sponsors et partenaires voient les événements qui leur sont ouverts dans un calendrier, réservent ou demandent eux-mêmes des contingents et les gèrent dans leur propre tableau de bord. Ils téléchargent les billets confirmés en PDF ou sous forme de code. L'organisateur définit par des rôles ce qu'ils peuvent voir et faire.
À qui s'adresse le Sponsoring Hub ?
Le Sponsoring Hub s'adresse aux fédérations et organisateurs qui attribuent des contingents aux sponsors, aux sponsors qui distribuent des billets d'hospitalité en interne, et aux équipes commerciales et event managers qui invitent personnellement leurs invités. Les trois rôles travaillent sur la même plateforme.
Comment découvrir le Sponsoring Hub ?
Le mieux est une démo personnalisée : notre équipe commerciale vous présente le Sponsoring Hub avec votre propre programme de sponsoring et vous conseille pour bien démarrer. Notre livre blanc, sur la page produit, analyse les coûts cachés des processus de billetterie fragmentés, et le webinaire en direct du 26 janvier 2027 présente le Sponsoring Hub en détail.
Conclusion : pourquoi le Sponsoring Hub arrive maintenant
Les contrats de sponsoring sont négociés de manière professionnelle, mais les places sont ensuite souvent distribuées dans l'improvisation. Avec le Sponsoring Hub d'evenito, nous comblons cette lacune. Les billets sont saisis automatiquement, sponsors et hôtes travaillent de manière autonome, et tout le monde voit le même état, du contingent jusqu'à l'entrée.
Les places d'hospitalité sont un capital relationnel. Leur valeur naît là où une place atteint le bon invité et où quelqu'un peut dire, au final, ce qu'elle a apporté. C'est pour cela que nous avons créé le Sponsoring Hub.
Commencez par une démo personnalisée
C'est avec vos propres contingents que vous en mesurez le plus vite les avantages. Réservez une démo personnalisée : notre équipe commerciale prend le temps d'examiner votre programme de sponsoring, vous montre le Sponsoring Hub sur un exemple concret et vous conseille pour la mise en place. Si vous préférez d'abord vous documenter, le livre blanc vous attend sur la page produit du Sponsoring Hub.
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