Mit evenito digitalisiert HGC das Einladungs- und Teilnehmermanagement für ihre jährliche Generalversammlung im Rahmen des alljährlichen Baupartner-Treffs. Von der persönlichen Registrierung über den QR-Code-Check-in bis zum Reporting sorgt die Plattform für effizientere Abläufe, weniger Fehler und ein professionelles Gästeerlebnis.
Kurzfassung
Events spielen bei HGC eine wichtige Rolle für die Kunden- und Partnerpflege. Gerade in der Baubranche sind persönliche Begegnungen und Networking entscheidend, um bestehende Beziehungen zu stärken und den Austausch innerhalb der Branche zu fördern.
Eine der wichtigsten Veranstaltungen ist der jährliche Baupartner-Treff, in dessen Rahmen auch die Generalversammlung von HGC stattfindet. Für die Organisation eines solchen Grossanlasses mit mehreren hundert Gästen braucht es ein zuverlässiges Teilnehmermanagement, das Einladungen, Registrierungen, Gästeinformationen und den Check-in miteinander verbindet.
Mit der Software von evenito bildet HGC den zentralen digitalen Prozess rund um den Baupartner-Treff ab. Kontakte werden zentral verwaltet, Gäste registrieren sich über eine Landingpage, erhalten ein digitales Ticket und können vor Ort per QR-Code eingecheckt werden. Gleichzeitig stehen dem Eventteam aktuelle Daten zu Anmeldungen, Check-ins und No-Shows zur Verfügung.
Mit der evenito Eventmanagement-Plattform konnten fĂĽr den Baupartner-Treff 2025 649 Teilnehmer verwaltet, 450 Check-ins durchgefĂĽhrt und 9.359 Nachrichten versendet werden.
649Teilnehmer
verwaltet
450 physische Check-ins erfasst
9.359 Nachrichten versendet
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Herausforderung
01 Komplexes Teilnehmermanagement bei Grossveranstaltungen
Während kleinere interne Veranstaltungen mit bestehenden internen Lösungen organisiert werden können, steigen die Anforderungen bei Events mit mehreren hundert Gästen. Beim Baupartner-Treff mĂĽssen Einladungen, persönliche Registrierungen, Tickets, Gästedaten und Check-ins koordiniert werden. Gleichzeitig soll der Prozess fĂĽr die Teilnehmer möglichst einfach und professionell wirken.Â
Das Teilnehmermanagement gehört deshalb zu den wichtigsten Aufgaben rund um die Veranstaltung.
02 Manuelle Abläufe beim Check-in
Vor der EinfĂĽhrung von evenito war insbesondere der Einlass weniger digitalisiert.
Teilweise wurde mit Excel-Listen gearbeitet oder es wurden vorbereitete Badges ausgegeben. Welche Gäste tatsächlich erschienen waren, liess sich anschliessend unter anderem daran erkennen, welche Namensschilder übriggeblieben waren.
Ein solcher Prozess funktioniert zwar grundsätzlich, ist bei mehreren hundert Gästen jedoch fehleranfälliger und bietet während des Events kaum Transparenz.
03 Mehrere Events und Projekte parallel
Eine weitere Herausforderung für das Eventmanagement ist die zeitliche Häufung von Veranstaltungen.
Branchenspezifische Termine fallen häufig in ähnliche Zeitfenster. Dadurch laufen teilweise mehrere Projekte parallel, während Grossveranstaltungen wie die Generalversammlung bereits bis zu sechs Monate im Voraus vorbereitet werden.
Für das Eventteam ist es deshalb besonders wichtig, wiederkehrende Prozesse nicht jedes Jahr vollständig neu aufsetzen zu müssen.
Lösung: Wie evenito das Eventmanagement bei HGC unterstützt
01 Ein zentraler Prozess fĂĽr das Teilnehmermanagement
evenito bĂĽndelt die wichtigsten digitalen Schritte des Baupartner-Treffs an einem Ort.
Nach dem Versand des Save-the-Dates wird eine Kontaktliste in evenito angelegt. Die eigentliche Einladung verweist auf eine personalisierte Event-Landingpage, auf der Gäste alle relevanten Informationen finden und sich über einen persönlichen Code registrieren können.
Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein Ticket mit QR-Code generiert, das später beim Check-in verwendet werden kann. Damit entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von der Registrierung bis zur tatsächlichen Teilnahme.
02 Wiederkehrende Events schneller mit Templates aufsetzen
Der Baupartner-Treff findet jährlich statt. Genau hier spielen Templates einen grossen Vorteil aus.
Statt Landingpages, Kommunikationsprozesse und Eventstrukturen jedes Jahr von Grund auf neu zu erstellen, kann HGC auf bestehende Vorlagen zurĂĽckgreifen und diese anpassen. Die Templates sind daher ein wichtiger Effizienzgewinn bei wiederkehrenden Veranstaltungen. Auch das ĂĽbersichtlich aufgebaute Dashboard erleichtert die Arbeit.
03 Dreisprachige Kommunikation einfacher umsetzen
Als schweizweit tätiges Unternehmen kommuniziert HGC in mehreren Landessprachen.
Landingpages, Einladungsprozesse und weitere Informationen rund um die Veranstaltung mĂĽssen deshalb dreisprachig vorbereitet werden.Â
Verbesserungen innerhalb von evenito haben den Umgang mit Übersetzungen für das Team deutlich vereinfacht. Inhalte können effizienter vorbereitet und an die unterschiedlichen Sprachgruppen ausgespielt werden.
Gerade bei einer Veranstaltung mit Gästen aus verschiedenen Regionen der Schweiz reduziert dies den administrativen Aufwand.
04 Digitaler Check-in statt Excel und Papier
Einer der sichtbarsten Fortschritte zeigt sich direkt am Eventtag. Die Gäste erhalten nach ihrer Registrierung einen QR-Code, den sie auf dem Smartphone vorzeigen können. Drei bis vier Mitarbeitende aus dem regionalen Verkauf oder Innendienst übernehmen den Empfang und scannen die Tickets mit der evenito Check-in-App. Falls ein QR-Code nicht verfügbar ist, können Gäste alternativ manuell gesucht und eingecheckt werden.
Für HGC hat dieser Ablauf zwei Vorteile: Der Einlass funktioniert schneller und professioneller und gleichzeitig sieht das Eventteam live, welche Gäste bereits angekommen sind.
Auch für die Guest Experience spielt das eine Rolle. Die Mitarbeitenden am Check-in stammen bewusst aus der jeweiligen Region. So treffen die Gäste bereits beim Empfang auf bekannte Gesichter, während die Technologie im Hintergrund für einen effizienten Ablauf sorgt.
05 Reporting fĂĽr bessere Entscheidungen
Der Nutzen der erfassten Daten endet nicht mit dem Check-in.
HGC wertet ĂĽber evenito unter anderem aus:
- wie viele Personen sich angemeldet haben
- wie viele Gäste tatsächlich erschienen sind
- aus welchen Regionen die Teilnehmer kommen
- welche Kundengruppen vertreten sind
- wo No-Shows entstehen
- welche Angaben für Catering und Planung benötigt werden
Diese Informationen unterstĂĽtzen das Eventteam bereits vor der Veranstaltung.
Wenn beispielsweise sichtbar wird, dass einzelne wichtige Partner noch nicht angemeldet sind, kann gezielt nachgefasst werden. Reminder und weitere Kommunikationsmassnahmen lassen sich dadurch besser steuern.
Best Practice: Der HGC Baupartner-Treff
Der Baupartner-Treff ist das wichtigste Veranstaltungsformat, das HGC mit evenito organisiert.
Am 4. Juni 2025 fand die jährliche Generalversammlung im Rahmen des Baupartner-Treffs im Wankdorf Stadion in Bern statt. Über 500 Genossenschafter, Kunden und Lieferanten kamen für das Programm und den persönlichen Austausch zusammen. Die Organisation begann mehrere Monate vor dem eigentlichen Event.
Der Prozess verbindet dabei bewusst analoge und digitale Elemente. Das Save-the-Date und die Einladung werden weiterhin physisch verschickt, da dieser Ansatz gut zu den Gewohnheiten der Zielgruppe passt.
Ab der Registrierung ĂĽbernimmt evenito:
- Die Gäste gelangen über ihre Einladung auf die Event-Landingpage.
- Dort finden sie Programm und Veranstaltungsinformationen.
- Über einen persönlichen Code erfolgt die Anmeldung.
- Nach der Registrierung wird ein digitales Ticket mit QR-Code erstellt.
- Am Veranstaltungstag wird der QR-Code mit der Check-in-App gescannt.
- Das Eventteam kann die tatsächliche Anwesenheit live verfolgen.
- Anschliessend stehen die Daten fĂĽr Reporting und Auswertung zur VerfĂĽgung.
So bleibt die persönliche Ansprache erhalten, während die administrativen Prozesse dahinter digitalisiert werden.
Ergebnisse: Mehr Qualität, Effizienz und Transparenz
Die Veränderungen im Arbeitsalltag durch die Nutzung der evenito-Software sind deutlich spürbar. Insbesondere wiederkehrende Prozesse lassen sich effizienter aufsetzen. Das Teilnehmermanagement ist weniger fehleranfällig, der Check-in zeitgemässer und das Reporting liefert Informationen, die zuvor nur mit deutlich mehr manueller Arbeit verfügbar waren.
Mit der Eventmanagement-Software von evenito hat HGC bisher:
- 822 Teilnehmer verwaltet
- 663 physische Check-ins erfasst
- 14.648 Nachrichten versendet
Für HGC zählt dabei nicht allein die Geschwindigkeit. Entscheidend ist die Kombination aus Effizienz und Qualität: Wie professionell präsentiert sich ein Event nach aussen? Wie einfach ist der Prozess für Gäste? Und wie zuverlässig können die Daten anschliessend intern genutzt werden?
Gerade beim Baupartner-Treff trägt evenito dazu bei, diese Anforderungen miteinander zu verbinden.
Warum Events fĂĽr HGC unverzichtbar bleiben
Trotz Digitalisierung bleibt der persönliche Austausch für HGC zentral. Insbesondere in der Baubranche haben Beziehungen und Netzwerke einen hohen Stellenwert. Veranstaltungen schaffen Raum, um Partner und Kunden persönlich zu treffen, bestehende Kontakte zu pflegen und miteinander ins Gespräch zu kommen.
Technologie soll diese Begegnungen nicht ersetzen, sondern dafür sorgen, dass administrative Aufgaben im Hintergrund möglichst effizient funktionieren, damit sich das Eventteam und die Mitarbeitenden vor Ort stärker auf die Gäste konzentrieren können.
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Claudio Amato von HGC beschreibt die Zusammenarbeit mit evenito in drei Worten als: Nutzerfreundlich, innovativ und unterstĂĽtzend.
