Mit evenito digitalisiert HGC das Einladungs- und Teilnehmermanagement fĂŒr ihre jĂ€hrliche Generalversammlung im Rahmen des alljĂ€hrlichen Baupartner-Treffs. Von der persönlichen Registrierung ĂŒber den QR-Code-Check-in bis zum Reporting sorgt die Plattform fĂŒr effizientere AblĂ€ufe, weniger Fehler und ein professionelles GĂ€steerlebnis.
Kurzfassung
Events spielen bei HGC eine wichtige Rolle fĂŒr die Kunden- und Partnerpflege. Gerade in der Baubranche sind persönliche Begegnungen und Networking entscheidend, um bestehende Beziehungen zu stĂ€rken und den Austausch innerhalb der Branche zu fördern.
Eine der wichtigsten Veranstaltungen ist der jĂ€hrliche Baupartner-Treff, in dessen Rahmen auch die Generalversammlung von HGC stattfindet. FĂŒr die Organisation eines solchen Grossanlasses mit mehreren hundert GĂ€sten braucht es ein zuverlĂ€ssiges Teilnehmermanagement, das Einladungen, Registrierungen, GĂ€steinformationen und den Check-in miteinander verbindet.
Mit der Software von evenito bildet HGC den zentralen digitalen Prozess rund um den Baupartner-Treff ab. Kontakte werden zentral verwaltet, GĂ€ste registrieren sich ĂŒber eine Landingpage, erhalten ein digitales Ticket und können vor Ort per QR-Code eingecheckt werden. Gleichzeitig stehen dem Eventteam aktuelle Daten zu Anmeldungen, Check-ins und No-Shows zur VerfĂŒgung.
Mit der evenito Eventmanagement-Plattform konnten fĂŒr den Baupartner-Treff 2025 649 Teilnehmer verwaltet, 450 Check-ins durchgefĂŒhrt und 9.359 Nachrichten versendet werden.
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450 physische Check-ins erfasst
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Herausforderung
01 Komplexes Teilnehmermanagement bei Grossveranstaltungen
WĂ€hrend kleinere interne Veranstaltungen mit bestehenden internen Lösungen organisiert werden können, steigen die Anforderungen bei Events mit mehreren hundert GĂ€sten. Beim Baupartner-Treff mĂŒssen Einladungen, persönliche Registrierungen, Tickets, GĂ€stedaten und Check-ins koordiniert werden. Gleichzeitig soll der Prozess fĂŒr die Teilnehmer möglichst einfach und professionell wirken.Â
Das Teilnehmermanagement gehört deshalb zu den wichtigsten Aufgaben rund um die Veranstaltung.
02 Manuelle AblÀufe beim Check-in
Vor der EinfĂŒhrung von evenito war insbesondere der Einlass weniger digitalisiert.
Teilweise wurde mit Excel-Listen gearbeitet oder es wurden vorbereitete Badges ausgegeben. Welche GĂ€ste tatsĂ€chlich erschienen waren, liess sich anschliessend unter anderem daran erkennen, welche Namensschilder ĂŒbriggeblieben waren.
Ein solcher Prozess funktioniert zwar grundsÀtzlich, ist bei mehreren hundert GÀsten jedoch fehleranfÀlliger und bietet wÀhrend des Events kaum Transparenz.
03 Mehrere Events und Projekte parallel
Eine weitere Herausforderung fĂŒr das Eventmanagement ist die zeitliche HĂ€ufung von Veranstaltungen.
Branchenspezifische Termine fallen hÀufig in Àhnliche Zeitfenster. Dadurch laufen teilweise mehrere Projekte parallel, wÀhrend Grossveranstaltungen wie die Generalversammlung bereits bis zu sechs Monate im Voraus vorbereitet werden.
FĂŒr das Eventteam ist es deshalb besonders wichtig, wiederkehrende Prozesse nicht jedes Jahr vollstĂ€ndig neu aufsetzen zu mĂŒssen.
Lösung: Wie evenito das Eventmanagement bei HGC unterstĂŒtzt
01 Ein zentraler Prozess fĂŒr das Teilnehmermanagement
evenito bĂŒndelt die wichtigsten digitalen Schritte des Baupartner-Treffs an einem Ort.
Nach dem Versand des Save-the-Dates wird eine Kontaktliste in evenito angelegt. Die eigentliche Einladung verweist auf eine personalisierte Event-Landingpage, auf der GĂ€ste alle relevanten Informationen finden und sich ĂŒber einen persönlichen Code registrieren können.
Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein Ticket mit QR-Code generiert, das spÀter beim Check-in verwendet werden kann. Damit entsteht ein durchgÀngiger digitaler Prozess von der Registrierung bis zur tatsÀchlichen Teilnahme.
02 Wiederkehrende Events schneller mit Templates aufsetzen
Der Baupartner-Treff findet jÀhrlich statt. Genau hier spielen Templates einen grossen Vorteil aus.
Statt Landingpages, Kommunikationsprozesse und Eventstrukturen jedes Jahr von Grund auf neu zu erstellen, kann HGC auf bestehende Vorlagen zurĂŒckgreifen und diese anpassen. Die Templates sind daher ein wichtiger Effizienzgewinn bei wiederkehrenden Veranstaltungen. Auch das ĂŒbersichtlich aufgebaute Dashboard erleichtert die Arbeit.
03 Dreisprachige Kommunikation einfacher umsetzen
Als schweizweit tÀtiges Unternehmen kommuniziert HGC in mehreren Landessprachen.
Landingpages, Einladungsprozesse und weitere Informationen rund um die Veranstaltung mĂŒssen deshalb dreisprachig vorbereitet werden.Â
Verbesserungen innerhalb von evenito haben den Umgang mit Ăbersetzungen fĂŒr das Team deutlich vereinfacht. Inhalte können effizienter vorbereitet und an die unterschiedlichen Sprachgruppen ausgespielt werden.
Gerade bei einer Veranstaltung mit GĂ€sten aus verschiedenen Regionen der Schweiz reduziert dies den administrativen Aufwand.
04 Digitaler Check-in statt Excel und Papier
Einer der sichtbarsten Fortschritte zeigt sich direkt am Eventtag. Die GĂ€ste erhalten nach ihrer Registrierung einen QR-Code, den sie auf dem Smartphone vorzeigen können. Drei bis vier Mitarbeitende aus dem regionalen Verkauf oder Innendienst ĂŒbernehmen den Empfang und scannen die Tickets mit der evenito Check-in-App. Falls ein QR-Code nicht verfĂŒgbar ist, können GĂ€ste alternativ manuell gesucht und eingecheckt werden.
FĂŒr HGC hat dieser Ablauf zwei Vorteile: Der Einlass funktioniert schneller und professioneller und gleichzeitig sieht das Eventteam live, welche GĂ€ste bereits angekommen sind.
Auch fĂŒr die Guest Experience spielt das eine Rolle. Die Mitarbeitenden am Check-in stammen bewusst aus der jeweiligen Region. So treffen die GĂ€ste bereits beim Empfang auf bekannte Gesichter, wĂ€hrend die Technologie im Hintergrund fĂŒr einen effizienten Ablauf sorgt.
05 Reporting fĂŒr bessere Entscheidungen
Der Nutzen der erfassten Daten endet nicht mit dem Check-in.
HGC wertet ĂŒber evenito unter anderem aus:
- wie viele Personen sich angemeldet haben
- wie viele GÀste tatsÀchlich erschienen sind
- aus welchen Regionen die Teilnehmer kommen
- welche Kundengruppen vertreten sind
- wo No-Shows entstehen
- welche Angaben fĂŒr Catering und Planung benötigt werden
Diese Informationen unterstĂŒtzen das Eventteam bereits vor der Veranstaltung.
Wenn beispielsweise sichtbar wird, dass einzelne wichtige Partner noch nicht angemeldet sind, kann gezielt nachgefasst werden. Reminder und weitere Kommunikationsmassnahmen lassen sich dadurch besser steuern.
Best Practice: Der HGC Baupartner-Treff
Der Baupartner-Treff ist das wichtigste Veranstaltungsformat, das HGC mit evenito organisiert.
Am 4. Juni 2025 fand die jĂ€hrliche Generalversammlung im Rahmen des Baupartner-Treffs im Wankdorf Stadion in Bern statt. Ăber 500 Genossenschafter, Kunden und Lieferanten kamen fĂŒr das Programm und den persönlichen Austausch zusammen. Die Organisation begann mehrere Monate vor dem eigentlichen Event.
Der Prozess verbindet dabei bewusst analoge und digitale Elemente. Das Save-the-Date und die Einladung werden weiterhin physisch verschickt, da dieser Ansatz gut zu den Gewohnheiten der Zielgruppe passt.
Ab der Registrierung ĂŒbernimmt evenito:
- Die GĂ€ste gelangen ĂŒber ihre Einladung auf die Event-Landingpage.
- Dort finden sie Programm und Veranstaltungsinformationen.
- Ăber einen persönlichen Code erfolgt die Anmeldung.
- Nach der Registrierung wird ein digitales Ticket mit QR-Code erstellt.
- Am Veranstaltungstag wird der QR-Code mit der Check-in-App gescannt.
- Das Eventteam kann die tatsÀchliche Anwesenheit live verfolgen.
- Anschliessend stehen die Daten fĂŒr Reporting und Auswertung zur VerfĂŒgung.
So bleibt die persönliche Ansprache erhalten, wÀhrend die administrativen Prozesse dahinter digitalisiert werden.
Ergebnisse: Mehr QualitÀt, Effizienz und Transparenz
Die VerĂ€nderungen im Arbeitsalltag durch die Nutzung der evenito-Software sind deutlich spĂŒrbar. Insbesondere wiederkehrende Prozesse lassen sich effizienter aufsetzen. Das Teilnehmermanagement ist weniger fehleranfĂ€llig, der Check-in zeitgemĂ€sser und das Reporting liefert Informationen, die zuvor nur mit deutlich mehr manueller Arbeit verfĂŒgbar waren.
Mit der Eventmanagement-Software von evenito hat HGC bisher:
- 822 Teilnehmer verwaltet
- 663 physische Check-ins erfasst
- 14.648 Nachrichten versendet
FĂŒr HGC zĂ€hlt dabei nicht allein die Geschwindigkeit. Entscheidend ist die Kombination aus Effizienz und QualitĂ€t: Wie professionell prĂ€sentiert sich ein Event nach aussen? Wie einfach ist der Prozess fĂŒr GĂ€ste? Und wie zuverlĂ€ssig können die Daten anschliessend intern genutzt werden?
Gerade beim Baupartner-Treff trÀgt evenito dazu bei, diese Anforderungen miteinander zu verbinden.
Warum Events fĂŒr HGC unverzichtbar bleiben
Trotz Digitalisierung bleibt der persönliche Austausch fĂŒr HGC zentral. Insbesondere in der Baubranche haben Beziehungen und Netzwerke einen hohen Stellenwert. Veranstaltungen schaffen Raum, um Partner und Kunden persönlich zu treffen, bestehende Kontakte zu pflegen und miteinander ins GesprĂ€ch zu kommen.
Technologie soll diese Begegnungen nicht ersetzen, sondern dafĂŒr sorgen, dass administrative Aufgaben im Hintergrund möglichst effizient funktionieren, damit sich das Eventteam und die Mitarbeitenden vor Ort stĂ€rker auf die GĂ€ste konzentrieren können.
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Claudio Amato von HGC beschreibt die Zusammenarbeit mit evenito in drei Worten als: Nutzerfreundlich, innovativ und unterstĂŒtzend.
