Résumé
Grâce à evenito, le groupe AMAG a mis en place une gestion des participants évolutive et cohérente avec son image de marque, et ce, pour l'ensemble de ses marques et concessionnaires. En tant que l'une des principales entreprises de mobilité en Suisse, forte de plus de 7 500 collaborateurs, AMAG a piloté à elle seule plus de 150 événements en 2025, allant des événements clients aux formats destinés aux concessionnaires.
Avec l'introduction d'evenito, AMAG a numérisé l'intégralité de sa gestion des invitations et de la billetterie pour environ 400 points de vente. L'objectif était de standardiser et d'harmoniser les processus, tout en garantissant la protection et la sécurité des données grâce à une centralisation dans un système unique, remplaçant ainsi la multitude de fichiers Excel utilisés auparavant.
Aujourd'hui, plus de 1 500 directeurs, responsables des ventes et gestionnaires de flotte peuvent réserver des billets, inviter des clients et gérer des événements de manière décentralisée, tout en conservant un contrôle centralisé total par l'équipe Live-Marketing.
Le résultat : des processus clairs, une image de marque uniforme, une réduction des besoins de coordination, une meilleure qualité des données et une gestion événementielle qui, pour la première fois, couvre efficacement l'ensemble du réseau de concessionnaires.
À propos du groupe AMAG
Les activités de live marketing, allant des événements clients aux réunions de concessionnaires et voyages de motivation, en passant par les activités de sponsoring, sont principalement gérées de manière centralisée par l'équipe Live Marketing d'AMAG Import AG.
L'équipe Live Marketing est responsable du live marketing inter-marques et utilise les événements comme plateforme centrale pour la fidélisation de la clientèle, le développement de la marque et la création de contenu. L'équipe planifie et coordonne toutes les phases de l'événement, de la conception stratégique à la gestion des invitations et des invités, jusqu'à la réalisation sur place.
Un élément central de l'organisation événementielle est le réseau de distribution, qui se compose de deux structures distinctes :
- Plus de 400 points de vente ayant des marques, des processus et des formes d'organisation différents
- Dont plus de 80 points de vente appartenant à AMAG (sous l'égide du groupe AMAG)
Environ 1 500 utilisateurs au sein des points de vente travaillent activement avec evenito. Ils sont autorisés à obtenir des billets, à les distribuer et à gérer eux-mêmes les listes d'invités, les rôles et les droits variant selon le type de concessionnaire. Avant d'opter pour le logiciel d'evenito, le manque de contrôle sur le réseau de concessionnaires représentait un problème majeur et constituait la raison pour laquelle AMAG s'est tournée vers evenito.
C'est précisément sur ce point que la gestion des billets d'evenito révèle toute son utilité : l'équipe événementielle peut définir de manière centralisée quels concessionnaires reçoivent quels contingents, qui est autorisé à réserver et combien de billets peuvent être distribués. Parallèlement, les concessionnaires conservent une vue d'ensemble simple et intuitive de leurs invitations et de leurs invités via leur propre interface.
Comparé à l'époque où les listes de concessionnaires étaient gérées via Excel, par e-mail ou par coordination manuelle, le processus est désormais entièrement numérique : moins d'erreurs, aucune réservation en double et une image de marque uniforme pour tous les concessionnaires, qu'il s'agisse d'un point de vente AMAG Retail ou d'un partenaire indépendant.
Grâce à la combinaison d'un contrôle centralisé et d'une exécution décentralisée, evenito permet à toutes les parties prenantes de travailler plus efficacement. L'équipe événementielle peut soutenir les partenaires commerciaux de manière ciblée, uniformiser les processus et conserver une grande flexibilité pour répondre aux besoins régionaux.
45 000 Inscriptions
10 000 check-ins physiques
500+ événements organisés avec evenito
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Défi
Avant l'introduction du logiciel evenito, la gestion événementielle chez AMAG était fortement fragmentée et marquée par des processus manuels. Ces processus disparates engendraient des inefficacités, une dépendance accrue et des coûts élevés. Voici les défis rencontrés :
01. Absence de gestion centralisée des participants :
Avant evenito, les listes d'invités étaient gérées sur Excel, les billets distribués manuellement et les invitations traitées via des chaînes d'e-mails ou des agences. Au sein d'un réseau de 400 points de vente, cela entraînait une charge de coordination importante, des listes incohérentes et de nombreuses erreurs. Une gestion des participants uniforme et conforme à l'image de marque était alors quasi impossible.
02. Dépendance aux agences et coûts élevés :
Chaque étape de communication, de l'invitation au reporting, passait par des partenaires externes. Les modifications impliquaient souvent des frais supplémentaires coûteux et des délais de validation longs.
03. Manque de contrôle sur le réseau de concessionnaires :
Le réseau de concessionnaires AMAG est le plus vaste réseau de représentation en Suisse pour les marques du groupe Volkswagen, allant de VW et Audi à SEAT et Škoda, en passant par CUPRA et VW Véhicules Utilitaires. Avec plus de 400 points de vente (dont 80 appartenant à AMAG), il offre un maillage unique à l'échelle nationale pour les véhicules neufs, d'occasion et les services complets, garantissant une prise en charge optimale des clients dans toute la Suisse.
Avec un tel nombre de partenaires commerciaux, il était toutefois difficile de garder une vue d'ensemble sur les contingents de billets, les invitations et les inscriptions, ce qui a régulièrement conduit à des problèmes.
04. Manque d'intégration des processus de conformité :
Les consentements relatifs à la protection des données et à la conformité n'étaient pas intégrés au processus d'inscription aux événements.
Solution : Comment evenito a-t-il aidé à relever ces défis ?
Grâce au logiciel de gestion événementielle d'evenito, AMAG a numérisé et professionnalisé l'ensemble de sa gestion des participants, de l'invitation jusqu'au check-in.
Gestion numérique des participants :
Aujourd'hui, de nombreux processus sont centralisés via evenito : invitations, inscriptions, check-ins et suivis. La plateforme permet une communication personnalisée, des rappels automatisés et une répartition claire des rôles.
Gestion des contingents pour le réseau de concessionnaires :
Plus de 1 500 utilisateurs du réseau de concessionnaires peuvent désormais accéder directement à leurs contingents d'événements, inviter des clients et attribuer des billets, le tout au sein d'un système sécurisé. L'équipe Live Marketing conserve une vue d'ensemble centralisée.
Garantie des processus de conformité :
La collecte des consentements nécessaires relatifs à la protection des données, aux conditions de participation et aux autres points liés à la conformité est assurée lors du processus d'inscription via evenito.
Insourcing et gain d'efficacité :
Plutôt que de faire appel à des agences externes, AMAG organise désormais ses événements en interne : plus rapidement, à moindre coût et en toute conformité. Les sites web d'événements et les formulaires d'inscription peuvent être créés en quelques minutes.
Résultats
Depuis l'introduction d'evenito il y a plus de trois ans, la gestion événementielle d'AMAG a radicalement changé. Aujourd'hui, les équipes travaillent de manière plus structurée et efficace, tout en pilotant un écosystème événementiel évolutif, centralisé et pourtant décentralisé dans son fonctionnement. Cette évolution est particulièrement visible dans un environnement composé de plusieurs marques, de plus de 400 concessionnaires et de 1 500 directeurs et responsables commerciaux qui utilisent régulièrement la plateforme. Avec evenito, ces structures complexes peuvent enfin être orchestrées avec précision, de l'image de marque centralisée jusqu'aux invitations locales envoyées par chaque concessionnaire.
Les résultats démontrent clairement l'impact de la plateforme pour AMAG : des centaines de milliers d'interactions, une fiabilité accrue des processus, une gestion professionnelle des contingents pour toutes les marques et une augmentation mesurable du taux de remplissage des événements :
- Plus de 500 événements réalisés avec evenito
- Environ 45 000 inscriptions et plus de 15 000 check-ins physiques en 2025
- Augmentation du taux de remplissage et réduction significative du taux de désistement grâce à des processus automatisés
- Gestion professionnelle de la billetterie pour les équipes décentralisées et les concessionnaires à travers plusieurs marques
- Structuration et pilotage de dizaines de marques ainsi que des centaines de sites de concessionnaires, qui gèrent leurs invitations, leur administration et leurs rapports de manière décentralisée
- 150 événements rien qu'en 2025, dont :
- Brand Days (événements destinés à tous les concessionnaires de la marque en Suisse)
- Événements de lancement pour les nouveaux modèles de véhicules
- Stages de conduite
- Événements de billetterie pour des engagements de sponsoring tels que les coupes du monde de ski, les matchs internationaux de football, les matchs de hockey sur glace, les festivals de musique, etc.
L'introduction de la plateforme de gestion d'événements evenito a permis une augmentation significative de l'efficacité dans la gestion de projet et une structuration claire de tous les processus événementiels, du brief jusqu'au reporting.
