Mit evenito hat das ElektrizitĂ€tswerk der Stadt ZĂŒrich (ewz) sein Einladungs- und Teilnehmermanagement neu aufgestellt. Die Plattform unterstĂŒtzt das Eventteam dabei, interne und externe Veranstaltungen einfacher aufzusetzen, Kommunikation zuverlĂ€ssig zu steuern und kĂŒnftig mehr Verantwortung in die sechs GeschĂ€ftsbereiche zu geben.
Kurzfassung
Bei ewz gewinnen Events strategisch an Bedeutung. Neben internen Formaten wie Mitarbeiterinformationen, FĂŒhrungs-, Fach- oder Strategieforen rĂŒcken zunehmend auch externe Kunden- und B2B-Veranstaltungen rund um Themen wie Energielösungen und die Energiewende in den Fokus. Gleichzeitig bleiben die personellen Ressourcen im Eventmanagement begrenzt.
Nach rund zehn Jahren mit einer anderen Eventlösung suchte ewz deshalb nach einer Plattform, die flexibler und einfacher zu bedienen ist, hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfĂŒllt und es ermöglicht, Eventprozesse schrittweise auf weitere Mitarbeitende zu ĂŒbertragen.
Nach einer rund sechsmonatigen Testphase entschied sich ewz fĂŒr evenito. Seit Sommer 2025 wurden bereits 18 Events mit 3.331 Registrierungen und mehr als 14.000 versendeten Nachrichten ĂŒber die Plattform umgesetzt.
Ein besonders wichtiger Fortschritt zeigt sich in der Kommunikation: Heute erreicht ewz laut Eventteam eine Zustellrate von rund 99 %. Gleichzeitig können Zustellungen und Bounces transparent ausgewertet werden.
35 + Events mit evenito geplant
3330 + Registrierungen
â99Â % Zustellrate
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Herausforderung
a. Wachsende Eventanforderungen bei gleichbleibenden Ressourcen
Das Eventteam von ewz unterstĂŒtzt sowohl interne als auch externe Veranstaltungen. Gleichzeitig lĂ€sst sich die Organisation nicht beliebig personell ausbauen.
Mit neuen Zielgruppen und einer stÀrkeren B2B-Ausrichtung entstand deshalb die Herausforderung, mehr EventaktivitÀten mit den vorhandenen Ressourcen professionell zu bewÀltigen.
Das Ziel: schneller und effizienter werden, ohne dass das Eventteam proportional mitwachsen muss.
b. Technische HĂŒrden in der Teilnehmerkommunikation
Fokus fĂŒr den Toolwechsel war die Zustellbarkeit und Erhöung von Eventkommunikation und Reduktion der Bounce-Raten.
Bei externen wie auch internen Zielgruppen problematisch: Einladungen erreichten ihre EmpfÀnger nicht zuverlÀssig oder landeten im Spam-Ordner.
Mit der zunehmenden Bedeutung externer B2B-Events wurde eine zuverlÀssige Kommunikation deshalb zu einer Grundvoraussetzung.
c. Mehr FlexibilitĂ€t fĂŒr unterschiedliche Eventformate
Möglichkeiten, bestehende Templates und Layouts selbst anzupassen lagen in Fokus des neuen Tools.
ewz suchte deshalb eine Lösung, mit der sich wiederkehrende Events kopieren, Inhalte flexibel verÀndern und unterschiedliche Registrierungsprozesse ohne grossen technischen Aufwand abbilden lassen.
Diese Benutzerfreundlichkeit ist besonders wichtig, weil kĂŒnftig nicht nur das zentrale Eventteam mit der Plattform arbeiten soll.
d. Hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit
Als Unternehmen der Stadt ZĂŒrich stellt ewz hohe Anforderungen an Datenschutz, Compliance und transparente DatenflĂŒsse.
FĂŒr die Auswahl einer neuen Lösung waren deshalb unter anderem ein Schweizer Anbieter, eine nachvollziehbare Datenverarbeitung sowie die enge Zusammenarbeit mit der internen IT entscheidend.
evenito konnte hier optimal die DatenflĂŒsse und Sicherheitsanforderungen transparent abbilden.
Lösung: Wie evenito das Eventmanagement bei ewz unterstĂŒtzt
a. Templates und Copy-Paste fĂŒr schnellere Event-Setups
Zu Beginn der Zusammenarbeit unterstĂŒtzte das Customer-Success-Team von evenito ewz beim Aufbau der ersten Event-Templates.
Heute lassen sich wiederkehrende Formate als Grundlage verwenden und mit wenigen Anpassungen erneut einsetzen. Bei einem Fachforum beispielsweise kann ein bestehendes Event kopiert werden. Anschliessend mĂŒssen im Wesentlichen Datum, Programm und einzelne Inhalte aktualisiert werden.
FĂŒr das Team bedeutet das: ProzessablĂ€ufe optimiert und höhere Effizienz.
b. Flexible Registrierung und Kontingentierung
Ein wichtiges Auswahlkriterium war die Möglichkeit, auch komplexere Anmeldeszenarien einfach abzubilden.
Ein Beispiel dafĂŒr sind Veranstaltungen mit einem ĂŒbergeordneten GĂ€stekontingent und mehreren einzelnen AktivitĂ€ten oder FĂŒhrungen. So kann etwa die Gesamtzahl der Teilnehmenden begrenzt werden, wĂ€hrend gleichzeitig fĂŒr jede FĂŒhrung, Worksop, Schulung oder Ă€hnliche unterschiedliche KapazitĂ€ten gelten.
Diese Kontingentlogik lÀsst sich in evenito flexibel konfigurieren und mit verschiedenen GÀstegruppen verbinden.
c. ZuverlÀssige Eventkommunikation mit transparenten Daten
Einladungen, BestĂ€tigungen, Reminder, Last-Info-Mails und Follow-ups können heute zentral ĂŒber evenito gesteuert werden.
Seit der EinfĂŒhrung wurden bereits 14.112 Nachrichten ĂŒber die Plattform versendet.
Besonders relevant fĂŒr ewz ist die Transparenz: Das Eventteam kann Soft- und Hard-Bounces selbst einsehen und nachvollziehen, ob Nachrichten tatsĂ€chlich zugestellt wurden.
Die Zustellrate liegt nach Angaben des Teams heute bei rund 99 %.
d. Einheitlicher Markenauftritt ĂŒber verschiedene GeschĂ€ftsbereiche hinweg
Langfristig soll evenito nicht nur vom zentralen Eventteam genutzt werden.
ewz möchte Mitarbeitende aus anderen GeschÀftsbereichen befÀhigen, einfachere Veranstaltungen und Online Seminare selbststÀndig aufzusetzen und trotzdem einen einheitlichen Markenauftritt sicherzustellen.
Templates schaffen dafĂŒr den Rahmen: Websites, Einladungen und Registrierungsprozesse können im Corporate Design vorbereitet werden, wĂ€hrend die operative Umsetzung nĂ€her an den jeweiligen Fachbereichen stattfindet.
So können sich die Eventexperten stÀrker auf komplexe Veranstaltungen konzentrieren.
e. Persönlicher Support bei der Transformation
FĂŒr ewz ist evenito nicht nur ein Softwareanbieter, sondern auch ein lokaler Partner.
Gerade bei Datenschutz, technischem Setup und individuellen Anforderungen hebt das Team die schnelle und lösungsorientierte Zusammenarbeit hervor.
Vom zentralen Eventteam zum skalierbaren Modell
Der nĂ€chste Entwicklungsschritt geht fĂŒr ewz ĂŒber reine Effizienzgewinne hinaus.
Heute begleitet das zentrale Team etwa 35 Veranstaltungen umfassend, wĂ€hrend im gesamten Unternehmen weitere AnlĂ€sse unterschiedlichster Grösse stattfinden. Langfristig sollen auch Formate wie Onboarding-Events, Welcome-Events oder FĂŒhrungen stĂ€rker ĂŒber evenito abgebildet werden.
DafĂŒr werden bereits weitere Nutzergruppen an die Plattform herangefĂŒhrt. Unter anderem wurden Lernende von ewz-young darin geschult, Events selbststĂ€ndig aufzusetzen.
Das Feedback war positiv: Insbesondere die einfache Bedienung, das Dashboard und die Möglichkeit, Events selbst zu gestalten, sorgten fĂŒr hohe Akzeptanz. Nach der Schulung wollten mehrere Lernende direkt bei weiteren Eventprojekten mitarbeiten.
Damit entsteht schrittweise ein skalierbares Modell: Das Eventteam definiert Standards, Templates und Prozesse und andere Mitarbeitende können einfache Veranstaltungen selbst umsetzen.
Ergebnisse: Mehr Effizienz und eine zuverlÀssige Kommunikation
Seit dem Start mit evenito hat ewz bereits einen wesentlichen Teil seines Eventmanagements auf die neue Plattform ĂŒberfĂŒhrt.
Die wichtigsten Ergebnisse seit Sommer 2025:
- 18 Events ĂŒber evenito geplant
- 3.331 Registrierungen
- 14.112 versendete Nachrichten
- rund 99 % Zustellrate
- deutlich schnelleres Aufsetzen wiederkehrender Events
- transparente Auswertung von Soft- und Hard-Bounces
- flexible Teilnehmer- und Kontingentverwaltung
- einheitliche Templates fĂŒr den Markenauftritt
- erste zusÀtzliche User ausserhalb des Kern-Eventteams geschult
Vor allem die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Standardisierung schafft die Grundlage dafĂŒr, kĂŒnftig deutlich mehr Veranstaltungen ĂŒber ein gemeinsames System abzubilden.
Best Practice: Foren als wiederkehrendes Eventformat
Zu den wichtigsten internen Veranstaltungsformaten bei ewz gehören verschiedene Foren.
Dazu zĂ€hlen unter anderem das Energieforum, Fachforum, FĂŒhrungsforum und Strategieforum. Je nach Format kommen Mitarbeitende, Fachpersonen und FĂŒhrungskrĂ€fte zusammen, um sich ĂŒber aktuelle Entwicklungen, strategische Themen oder die Energiewende auszutauschen.
Beim Strategieforum nehmen teilweise bis zu rund 260 Personen teil. FĂŒr andere Formate werden mehrere hundert Mitarbeitende deingeladen, obwohl die verfĂŒgbare Teilnehmerzahl deutlich kleiner sein kann. Hier kommt inzwischen auch die Wartelistenfunktion von evenito zum Einsatz.
Der typische Kommunikationsprozess umfasst:
- Save-the-Date
- Einladung und Registrierung
- Event-Website
- Anmelde- oder AbmeldebestÀtigung
- Reminder
- Last-Info-Mail
- Dankesmail und teilweise eine anschliessende Umfrage
Gerade weil diese Formate regelmÀssig stattfinden, zahlt sich die Möglichkeit aus, bestehende Events zu kopieren und lediglich einzelne Inhalte anzupassen.
Vom zentralen Eventteam zum skalierbaren Modell
Der nĂ€chste Entwicklungsschritt geht fĂŒr ewz ĂŒber reine Effizienzgewinne hinaus.
Heute begleitet das zentrale Team etwa 35 Veranstaltungen umfassend, wĂ€hrend im gesamten Unternehmen rund 200 Events unterschiedlichster Grösse stattfinden. Langfristig sollen auch Formate wie Onboarding-Events, Welcome-Events oder FĂŒhrungen stĂ€rker ĂŒber evenito abgebildet werden.
DafĂŒr werden bereits weitere Nutzergruppen an die Plattform herangefĂŒhrt. Unter anderem wurden Lernende von ewz young darin geschult, Events selbststĂ€ndig aufzusetzen.
Das Feedback war positiv: Insbesondere die einfache Bedienung, das Dashboard und die Möglichkeit, Events selbst zu gestalten, sorgten fĂŒr hohe Akzeptanz. Nach der Schulung wollten mehrere Lernende direkt bei weiteren Eventprojekten mitarbeiten.
Damit entsteht schrittweise ein skalierbares Modell: Das Eventteam definiert Standards, Templates und Prozesse und andere Mitarbeiter können einfache Veranstaltungen selbst umsetzen.
