Mit evenito hat das Elektrizitätswerk der Stadt Zürich (ewz) sein Einladungs- und Teilnehmermanagement neu aufgestellt. Die Plattform unterstützt das Eventteam dabei, interne und externe Veranstaltungen einfacher aufzusetzen, Kommunikation zuverlässig zu steuern und künftig mehr Verantwortung in die sechs Geschäftsbereiche zu geben.
Kurzfassung
Bei ewz gewinnen Events strategisch an Bedeutung. Neben internen Formaten wie Mitarbeiterinformationen, Führungs-, Fach- oder Strategieforen rücken zunehmend auch externe Kunden- und B2B-Veranstaltungen rund um Themen wie Energielösungen und die Energiewende in den Fokus. Gleichzeitig bleiben die personellen Ressourcen im Eventmanagement begrenzt.
Nach rund zehn Jahren mit einer anderen Eventlösung suchte ewz deshalb nach einer Plattform, die flexibler und einfacher zu bedienen ist, hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt und es ermöglicht, Eventprozesse schrittweise auf weitere Mitarbeitende zu übertragen.
Nach einer rund sechsmonatigen Testphase entschied sich ewz für evenito. Seit Sommer 2025 wurden bereits 18 Events mit 3.331 Registrierungen und mehr als 14.000 versendeten Nachrichten über die Plattform umgesetzt.
Ein besonders wichtiger Fortschritt zeigt sich in der Kommunikation: Heute erreicht ewz laut Eventteam eine Zustellrate von rund 99 %. Gleichzeitig können Zustellungen und Bounces transparent ausgewertet werden.
35 + Events mit evenito geplant
3330 + Registrierungen
99 % Zustellrate
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Herausforderung
a. Wachsende Eventanforderungen bei gleichbleibenden Ressourcen
Das Eventteam von ewz unterstützt sowohl interne als auch externe Veranstaltungen. Gleichzeitig lässt sich die Organisation nicht beliebig personell ausbauen.
Mit neuen Zielgruppen und einer stärkeren B2B-Ausrichtung entstand deshalb die Herausforderung, mehr Eventaktivitäten mit den vorhandenen Ressourcen professionell zu bewältigen.
Das Ziel: schneller und effizienter werden, ohne dass das Eventteam proportional mitwachsen muss.
b. Technische Hürden in der Teilnehmerkommunikation
Fokus für den Toolwechsel war die Zustellbarkeit und Erhöung von Eventkommunikation und Reduktion der Bounce-Raten.
Bei externen wie auch internen Zielgruppen problematisch: Einladungen erreichten ihre Empfänger nicht zuverlässig oder landeten im Spam-Ordner.
Mit der zunehmenden Bedeutung externer B2B-Events wurde eine zuverlässige Kommunikation deshalb zu einer Grundvoraussetzung.
c. Mehr Flexibilität für unterschiedliche Eventformate
Möglichkeiten, bestehende Templates und Layouts selbst anzupassen lagen in Fokus des neuen Tools.
ewz suchte deshalb eine Lösung, mit der sich wiederkehrende Events kopieren, Inhalte flexibel verändern und unterschiedliche Registrierungsprozesse ohne grossen technischen Aufwand abbilden lassen.
Diese Benutzerfreundlichkeit ist besonders wichtig, weil künftig nicht nur das zentrale Eventteam mit der Plattform arbeiten soll.
d. Hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit
Als Unternehmen der Stadt Zürich stellt ewz hohe Anforderungen an Datenschutz, Compliance und transparente Datenflüsse.
Für die Auswahl einer neuen Lösung waren deshalb unter anderem ein Schweizer Anbieter, eine nachvollziehbare Datenverarbeitung sowie die enge Zusammenarbeit mit der internen IT entscheidend.
evenito konnte hier optimal die Datenflüsse und Sicherheitsanforderungen transparent abbilden.
Lösung: Wie evenito das Eventmanagement bei ewz unterstützt
a. Templates und Copy-Paste für schnellere Event-Setups
Zu Beginn der Zusammenarbeit unterstützte das Customer-Success-Team von evenito ewz beim Aufbau der ersten Event-Templates.
Heute lassen sich wiederkehrende Formate als Grundlage verwenden und mit wenigen Anpassungen erneut einsetzen. Bei einem Fachforum beispielsweise kann ein bestehendes Event kopiert werden. Anschliessend müssen im Wesentlichen Datum, Programm und einzelne Inhalte aktualisiert werden.
Für das Team bedeutet das: Prozessabläufe optimiert und höhere Effizienz.
b. Flexible Registrierung und Kontingentierung
Ein wichtiges Auswahlkriterium war die Möglichkeit, auch komplexere Anmeldeszenarien einfach abzubilden.
Ein Beispiel dafür sind Veranstaltungen mit einem übergeordneten Gästekontingent und mehreren einzelnen Aktivitäten oder Führungen. So kann etwa die Gesamtzahl der Teilnehmenden begrenzt werden, während gleichzeitig für jede Führung, Worksop, Schulung oder ähnliche unterschiedliche Kapazitäten gelten.
Diese Kontingentlogik lässt sich in evenito flexibel konfigurieren und mit verschiedenen Gästegruppen verbinden.
c. Zuverlässige Eventkommunikation mit transparenten Daten
Einladungen, Bestätigungen, Reminder, Last-Info-Mails und Follow-ups können heute zentral über evenito gesteuert werden.
Seit der Einführung wurden bereits 14.112 Nachrichten über die Plattform versendet.
Besonders relevant für ewz ist die Transparenz: Das Eventteam kann Soft- und Hard-Bounces selbst einsehen und nachvollziehen, ob Nachrichten tatsächlich zugestellt wurden.
Die Zustellrate liegt nach Angaben des Teams heute bei rund 99 %.
d. Einheitlicher Markenauftritt über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg
Langfristig soll evenito nicht nur vom zentralen Eventteam genutzt werden.
ewz möchte Mitarbeitende aus anderen Geschäftsbereichen befähigen, einfachere Veranstaltungen und Online Seminare selbstständig aufzusetzen und trotzdem einen einheitlichen Markenauftritt sicherzustellen.
Templates schaffen dafür den Rahmen: Websites, Einladungen und Registrierungsprozesse können im Corporate Design vorbereitet werden, während die operative Umsetzung näher an den jeweiligen Fachbereichen stattfindet.
So können sich die Eventexperten stärker auf komplexe Veranstaltungen konzentrieren.
e. Persönlicher Support bei der Transformation
Für ewz ist evenito nicht nur ein Softwareanbieter, sondern auch ein lokaler Partner.
Gerade bei Datenschutz, technischem Setup und individuellen Anforderungen hebt das Team die schnelle und lösungsorientierte Zusammenarbeit hervor.
Vom zentralen Eventteam zum skalierbaren Modell
Der nächste Entwicklungsschritt geht für ewz über reine Effizienzgewinne hinaus.
Heute begleitet das zentrale Team etwa 35 Veranstaltungen umfassend, während im gesamten Unternehmen weitere Anlässe unterschiedlichster Grösse stattfinden. Langfristig sollen auch Formate wie Onboarding-Events, Welcome-Events oder Führungen stärker über evenito abgebildet werden.
Dafür werden bereits weitere Nutzergruppen an die Plattform herangeführt. Unter anderem wurden Lernende von ewz-young darin geschult, Events selbstständig aufzusetzen.
Das Feedback war positiv: Insbesondere die einfache Bedienung, das Dashboard und die Möglichkeit, Events selbst zu gestalten, sorgten für hohe Akzeptanz. Nach der Schulung wollten mehrere Lernende direkt bei weiteren Eventprojekten mitarbeiten.
Damit entsteht schrittweise ein skalierbares Modell: Das Eventteam definiert Standards, Templates und Prozesse und andere Mitarbeitende können einfache Veranstaltungen selbst umsetzen.
Ergebnisse: Mehr Effizienz und eine zuverlässige Kommunikation
Seit dem Start mit evenito hat ewz bereits einen wesentlichen Teil seines Eventmanagements auf die neue Plattform überführt.
Die wichtigsten Ergebnisse seit Sommer 2025:
- 18 Events über evenito geplant
- 3.331 Registrierungen
- 14.112 versendete Nachrichten
- rund 99 % Zustellrate
- deutlich schnelleres Aufsetzen wiederkehrender Events
- transparente Auswertung von Soft- und Hard-Bounces
- flexible Teilnehmer- und Kontingentverwaltung
- einheitliche Templates für den Markenauftritt
- erste zusätzliche User ausserhalb des Kern-Eventteams geschult
Vor allem die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Standardisierung schafft die Grundlage dafür, künftig deutlich mehr Veranstaltungen über ein gemeinsames System abzubilden.
Best Practice: Foren als wiederkehrendes Eventformat
Zu den wichtigsten internen Veranstaltungsformaten bei ewz gehören verschiedene Foren.
Dazu zählen unter anderem das Energieforum, Fachforum, Führungsforum und Strategieforum. Je nach Format kommen Mitarbeitende, Fachpersonen und Führungskräfte zusammen, um sich über aktuelle Entwicklungen, strategische Themen oder die Energiewende auszutauschen.
Beim Strategieforum nehmen teilweise bis zu rund 260 Personen teil. Für andere Formate werden mehrere hundert Mitarbeitende deingeladen, obwohl die verfügbare Teilnehmerzahl deutlich kleiner sein kann. Hier kommt inzwischen auch die Wartelistenfunktion von evenito zum Einsatz.
Der typische Kommunikationsprozess umfasst:
- Save-the-Date
- Einladung und Registrierung
- Event-Website
- Anmelde- oder Abmeldebestätigung
- Reminder
- Last-Info-Mail
- Dankesmail und teilweise eine anschliessende Umfrage
Gerade weil diese Formate regelmässig stattfinden, zahlt sich die Möglichkeit aus, bestehende Events zu kopieren und lediglich einzelne Inhalte anzupassen.
Vom zentralen Eventteam zum skalierbaren Modell
Der nächste Entwicklungsschritt geht für ewz über reine Effizienzgewinne hinaus.
Heute begleitet das zentrale Team etwa 35 Veranstaltungen umfassend, während im gesamten Unternehmen rund 200 Events unterschiedlichster Grösse stattfinden. Langfristig sollen auch Formate wie Onboarding-Events, Welcome-Events oder Führungen stärker über evenito abgebildet werden.
Dafür werden bereits weitere Nutzergruppen an die Plattform herangeführt. Unter anderem wurden Lernende von ewz young darin geschult, Events selbstständig aufzusetzen.
Das Feedback war positiv: Insbesondere die einfache Bedienung, das Dashboard und die Möglichkeit, Events selbst zu gestalten, sorgten für hohe Akzeptanz. Nach der Schulung wollten mehrere Lernende direkt bei weiteren Eventprojekten mitarbeiten.
Damit entsteht schrittweise ein skalierbares Modell: Das Eventteam definiert Standards, Templates und Prozesse und andere Mitarbeiter können einfache Veranstaltungen selbst umsetzen.
