Kurzfassung
Zum 100-jährigen Jubiläum lud die Migros ihre Mitarbeitenden zu einem historischen Grossanlass ein. Über 75.000 Mitarbeitende waren eingeladen, rund 43.000 meldeten sich an. An zwei Eventtagen wurden jeweils rund 20.000 Personen koordiniert an- und abtransportiert.
Die grösste Herausforderung: ein hochkomplexes, föderales Konstrukt aus Genossenschaften, Tochtergesellschaften, über 100 Ansprechpartnern und sensiblen HR-Daten, kombiniert mit Mehrsprachigkeit, unterschiedlichen Kommunikationskanälen und strengen Datenschutzanforderungen.
Mit evenito wurde diese Komplexität nicht nur beherrschbar, sondern strukturiert orchestriert. Zentrale Kontrolle und dezentrale Ausführung griffen nahtlos ineinander. Registrierung, Ansprechpartner-Verwaltung, Kommunikation und Logistikplanung liefen gebündelt über eine Plattform und waren dabei klar gesteuert, DSGVO-konform, auf Enterprise-Level skalierbar und mit voller Transparenz über alle Prozesse.
Über Migros
Die Migros wurde 1925 gegründet und gehört heute zu den grössten Detailhandelsunternehmen der Schweiz. Sie ist als Verbund von zehn regionalen Genossenschaften organisiert, die gemeinsam den Migros-Genossenschafts-Bund (MGB) bilden. Dazu kommen zahlreiche Tochtergesellschaften wie Denner, Digitec Galaxus oder Migros Bank.
Mit rund 2,3 Millionen Genossenschaftern und Standorten in der gesamten Schweiz sowie angrenzenden Regionen in Liechtenstein und Frankreich ist Migros tief in der Gesellschaft verankert. Das 100-jährige Jubiläum war daher nicht nur ein Meilenstein der Unternehmensgeschichte, sondern vor allem ein Dankeschön an die Mitarbeitenden unter dem Motto: MERCI.
43.000 Anmeldungen
100+ Ansprechpartner strukturiert eingebunden
20.000 Teilnehmende pro Tag organisatorisch koordiniert
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Herausforderung
Ein Event dieser Grössenordnung war für Migros Neuland. Ein Mitarbeiterfest in dieser Dimension hatte es zuvor noch nie gegeben.
a. Dezentral organisierte Struktur und über 100 Tochtergesellschaften wie Denner, Digitec Galaxus oder Migros Bank
- Migros ist ein Franchise-ähnlicher Verbund mit zahlreichen Sub-Organisationen. Über 100 Ansprechpartner und Stellvertretungen mussten in den Prozess integriert werden. Jede Einheit verwaltet ihre eigenen Mitarbeitenden, inklusive HR-Daten, Zu- und Abgängen, Pensionierungen oder Fluktuation.
- Die grosse Herausforderung: Diese Daten durften nicht zentral verschoben oder unkontrolliert geteilt werden. Datenschutz und Rollenlogik waren geschäftskritisch.
b. Sensible HR-Daten und hohe Sicherheitsanforderungen
- Neben klassischen Eventdaten mussten hochsensible Personendaten verarbeitet werden. Unterschiedliche HR-Verantwortliche durften nur auf ihre eigenen Datensätze zugreifen.
- SSO war nicht möglich, weshalb gemeinsam mit evenito ein erweitertes Sicherheitskonzept inklusive 2-Faktor-Authentifizierung umgesetzt wurde.
c. Logistik für 20.000 Personen pro Tag
- Nicht nur die Frage „Wer kommt?“ war entscheidend, sondern vor allem: Wer kommt wann, von wo und mit welchem Transportmittel?
- Die Anreise mit SBB und Eurobus musste sorgfältig geplant werden. Gleichzeitig musste die Business Continuity gewährleistet bleiben: Betriebe durften nicht stillstehen.
d. Unterschiedliche Kommunikationsrealitäten
- Nicht alle Mitarbeitenden verfügen über eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Kommunikation musste daher über verschiedene Kanäle funktionieren: Intranet, Website, E-Mail, Telefon und Aushänge am schwarzen Brett. Zudem war Mehrsprachigkeit essenziell.
Lösung: Wie evenito Migros unterstützte
a. Zentrale Plattform bei dezentraler Verantwortung
- Mit evenito konnte Migros ein System aufsetzen, das zentrale Kontrolle ermöglicht, aber dezentrale Bearbeitung erlaubt.
- Jede Organisationseinheit verwaltete ihre Mitarbeitenden eigenständig im Tool innerhalb klar definierter Rollen- und Rechtekonzepte.
- HR-Silos blieben bestehen, ohne die Gesamtsteuerung zu verlieren. Das Projektteam musste keine sensiblen Daten manuell verschieben oder konsolidieren. Die Verarbeitung erfolgte strukturiert und sicher in einem System.
b. Professionell gesteuertes Onboarding von über 100 Verantwortlichen
- Über 100 Verantwortliche wurden in die Software eingeführt. Gemeinsam mit evenito wurden Schulungen durchgeführt, Schritt-für-Schritt-Prozesse definiert und klare Timings für Uploads, Zuteilungen und Anpassungen festgelegt. Das Tool wurde zum strukturellen Ankerpunkt des gesamten Projekts.
c. Token-basierte, personalisierte Kommunikation
- Die Einladung lief digital und hochpersonalisiert. Über sichere Token-Logik konnten nicht nur Anmeldungen gesteuert werden, sondern auch:
- Individuelle Zeitfenster
- Sprachversionen
- Organisationszugehörigkeit
- Transportzuteilung
- So wurde erfasst, wer wann und unter welchen Bedingungen kommt.
- Zusätzlich wurde ein externes Tool integriert, das für jeden Gast ein personalisiertes Video generierte. Darin adressierte der CEO jeden Mitarbeitenden namentlich für die maximal persönliche Ansprache.
d. Logistikplanung ohne Verkehrschaos
- Die präzise Erfassung der Anreisezeiten ermöglichte eine strukturierte Planung der Transporte. 20.000 Personen pro Tag konnten an- und abreisen, ohne operative Störungen im Tagesgeschäft.
e. Enge Zusammenarbeit als Projektpartnerschaft
- Das Projekt brachte neue Anforderungen mit sich, die gemeinsam weiterentwickelt wurden. evenito war dabei gleichzeitig eine Software-Lösung und strategischer Partner.
In einem iterativen Prozess wurde definiert: Was brauchen wir? Was ist möglich? Wo braucht es Kompromisse?
Resultate
- 43.000 Anmeldungen
- Über 100 Ansprechpartner strukturiert eingebunden
- 20.000 Teilnehmende pro Tag organisatorisch koordiniert
- Datenschutzkonforme HR-Verwaltung
- Mehrsprachige, kanalübergreifende Kommunikation
- Zentrale Steuerung bei dezentraler Ausführung
Die Resonanz war aussergewöhnlich positiv. Für viele Mitarbeitende war es das erste Mal, die gesamte Migros-Gruppe als Einheit zu erleben.
