Résumé
Pour son 100e anniversaire, Migros a invité ses collaborateurs à un événement historique d'envergure. Plus de 78 000 employés ont été conviés, et environ 43 000 se sont inscrits. Sur deux jours d'événement, près de 20 000 personnes ont été transportées à l'aller et au retour de manière coordonnée chaque jour.
Le plus grand défi : une structure fédérale hautement complexe composée de coopératives, de filiales, de plus de 80 interlocuteurs et de données RH sensibles, le tout combiné à une gestion multilingue, à divers canaux de communication et à des exigences strictes en matière de protection des données.
Grâce à evenito, cette complexité est devenue non seulement gérable, mais a été orchestrée de manière structurée. Le contrôle centralisé et l'exécution décentralisée se sont parfaitement articulés. L'inscription, la gestion des interlocuteurs, la communication et la planification logistique ont été regroupées sur une plateforme unique, offrant un pilotage clair, une conformité au RGPD, une évolutivité de niveau entreprise et une transparence totale sur l'ensemble des processus.
À propos de Migros
Fondée en 1925, Migros est aujourd'hui l'une des plus grandes entreprises de commerce de détail de Suisse. Elle est organisée sous la forme d'un groupement de dix coopératives régionales qui forment ensemble la Fédération des coopératives Migros (FCM). À cela s'ajoutent de nombreuses entités telles que Denner, Digitec Galaxus ou la Banque Migros.
Avec près de 2,3 millions de coopérateurs et des sites répartis dans toute la Suisse ainsi que dans les régions limitrophes du Liechtenstein et de la France, Migros est profondément ancrée dans la société. Son centenaire n'a pas seulement marqué une étape clé de l'histoire de l'entreprise : cette année anniversaire a été un « Merci à la Suisse » et une reconnaissance envers tous ceux qui font partie de l'histoire de Migros. Migros a exprimé sa gratitude par un immense MERCI pour ces 100 années de fidélité. Ce MERCI a été célébré à travers diverses initiatives et événements, afin que chacun puisse y trouver son compte. Ce fut notamment le cas lors de l'une des plus grandes fêtes du personnel de Suisse, organisée sous le mot d'ordre : MERCI.
78 k Invitations via evenito
75+ Intégration structurée des interlocuteurs
20 000 participants par jour
.svg)
.webp)
Défi
Un événement de cette envergure représentait un territoire inconnu pour Migros. Jamais auparavant une fête du personnel d'une telle dimension n'avait été organisée.
01 Structure décentralisée et plus de 75 organisations telles que Denner, Digitec Galaxus ou la Banque Migros
Migros est un groupe composé de nombreuses sous-organisations. Plus de 75 interlocuteurs et leurs suppléants ont dû être intégrés au processus. Chaque entité gère ses propres collaborateurs, y compris les données RH, les arrivées, les départs, les départs à la retraite ou le turnover.
Le défi majeur : ces données ne devaient pas être transférées de manière centralisée ni partagées sans contrôle. La protection des données et la logique des rôles étaient critiques pour l'entreprise.
02 Données RH sensibles et exigences de sécurité élevées
Outre les données événementielles classiques, des données personnelles hautement sensibles devaient être traitées. Les différents responsables RH ne devaient avoir accès qu'à leurs propres jeux de données.
Le SSO n'étant pas possible, un concept de sécurité étendu incluant une authentification à deux facteurs a été mis en œuvre en collaboration avec evenito.
03 Logistique pour 20 000 personnes par jour
La question n'était pas seulement de savoir « qui vient ? », mais surtout : qui vient quand, d'où et avec quel moyen de transport ?
L'arrivée par les CFF et Eurobus a dû être planifiée avec soin. Parallèlement, la continuité des activités devait être garantie : les sites ne pouvaient pas être à l'arrêt.
04 Réalités de communication disparates
Tous les collaborateurs ne disposent pas d'une adresse e-mail professionnelle. La communication a donc dû fonctionner via différents canaux : intranet, site web, e-mail, téléphone et affichage sur les panneaux d'information. De plus, le multilinguisme était essentiel.
Solution : Comment evenito a accompagné Migros
01 Une plateforme centrale pour une responsabilité décentralisée
Grâce à evenito, Migros a pu mettre en place un système permettant un contrôle centralisé tout en autorisant une gestion décentralisée.
Chaque unité organisationnelle a géré ses collaborateurs de manière autonome dans l'outil, selon des concepts de rôles et de droits clairement définis.
Les silos RH ont été maintenus sans pour autant perdre la maîtrise globale. L'équipe projet n'a eu à déplacer ou consolider aucune donnée sensible manuellement. Le traitement a été effectué de manière structurée et sécurisée au sein d'un seul et même système.
02 Un onboarding piloté de manière professionnelle pour plus de 75 responsables
Plus de 75 responsables ont été formés à l'utilisation du logiciel. En collaboration avec evenito, des processus étape par étape ont été définis et des délais clairs ont été fixés pour les téléchargements, les attributions et les ajustements. L'outil est devenu le point d'ancrage structurel de l'ensemble du projet.
03 Communication personnalisée basée sur des jetons
Les invitations ont été envoyées de manière numérique et hautement personnalisée. Grâce à une logique de jetons sécurisée, il a été possible de gérer non seulement les inscriptions, mais aussi :
• Les versions linguistiques
• L'appartenance organisationnelle
• L'attribution des transports
Une interface externe a également été intégrée pour générer une vidéo personnalisée pour chaque invité. Dans celle-ci, le PDG s'adressait à chaque collaborateur par son nom pour une approche aussi personnelle que possible.
04 Une collaboration étroite sous forme de partenariat de projet
Le projet a engendré de nouvelles exigences qui ont été développées conjointement. evenito a ainsi agi à la fois comme solution logicielle et comme partenaire de soutien.
Un processus itératif a permis de définir : de quoi avons-nous besoin ? Qu'est-ce qui est réalisable ? Où faut-il faire des compromis ?
Résultats
- 43 000 inscriptions
- Plus de 75 interlocuteurs intégrés de manière structurée
- 20 000 participants coordonnés quotidiennement
- Gestion RH conforme à la protection des données
- Communication multilingue et omnicanale
- Pilotage centralisé pour une exécution décentralisée
L'écho a été exceptionnellement positif. Pour de nombreux collaborateurs, c'était la première fois qu'ils percevaient l'ensemble du groupe Migros comme une entité unifiée.
