Mit evenito digitalisiert die LVM Versicherung ihr Reise- und Veranstaltungsmanagement, von Incentives bis zur internen Messe mit über 10.000 Gästen.
Kurzfassung
Mit evenito professionalisiert die LVM Versicherung ihr Reise- und Veranstaltungsmanagement und ersetzt manuelle Prozesse sowie eine fragmentierte Systemlandschaft durch eine ganzheitliche Eventmanagement-Plattform. Das neunköpfige Team organisierte im Jahr 2024 und 2025 insgesamt 86 Events mit rund 36.000 Registrierungen, darunter Incentive-Reisen, Tagungen und Grossveranstaltungen.
Besonders eindrücklich: Eine vierwöchige interne Messe mit insgesamt 10.000 Teilnehmenden wurde vollständig über evenito abgewickelt, inklusive digitalem Einladungsmanagement, Live-Check-in und Badge-Druck. Die durchschnittliche Erscheinungsrate liegt heute bei 98 %, bei einzelnen Grossveranstaltungen bei über 90 %.
Durch Templates, digitale Event-Websites, automatisierte Kommunikation und ein zentrales Dashboard gewinnt das Team signifikant an Übersicht, Geschwindigkeit und Datenqualität, bei gleichzeitig hoher Akzeptanz, auch bei weniger digital affinen Zielgruppen.
10.000 Check-ins bei einer Grossveranstaltung
10.000 Check-ins bei einer Grossveranstaltung
120.000+ versendete E-Mails via evenito
2 % No-Show-Rate
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Herausforderung
Vor der Einführung von evenito war das Eventmanagement bei der LVM von manuellen Prozessen und Systembrüchen geprägt.
a. Papierbasierte Einladungen und fehlende Flexibilität
Einladungen und umfangreiche Reisebroschüren wurden per Post versendet. Änderungen waren zeitaufwendig, teuer und unflexibel. Parallel lief die digitale Anmeldung über ein sehr einfaches Tool eines lokalen Anbieters ohne moderne User Experience.
b. Fehlende All-in-One-Lösung
Website, Ticketing, Check-in und Gästemanagement waren nicht integriert. Für viele Informationen waren separate Dokumente notwendig. Eine „Rundum-Sorglos-Lösung“ existierte nicht.
c. Keine belastbaren KPIs
Anmeldequoten, No-Show-Raten oder tatsächliche Anwesenheiten konnten nicht präzise ausgewertet werden. Excel-Listen wurden manuell gepflegt und summiert.
d. Logistische Komplexität bei Grossveranstaltungen
Insbesondere bei Grossevents mit mehreren Tausend Teilnehmenden fehlte ein System, das Einladungsmanagement, Check-in, Badge-Druck und Hotelorganisation sauber miteinander verbindet.
Lösung: Wie half die Software von evenito dabei, die Herausforderungen zu bewältigen?
Mit evenito führte die LVM eine zentrale Plattform für alle Eventformate ein, von Incentives bis zur internen Messe.
a. Templates für konsistente Event-Websites
Mit der Unterstützung vom evenito Customer Success Team wurden Templates aufgesetzt, die ein einheitliches Erscheinungsbild im Corporate Design sicherstellen. Kurz nach Vertragsabschluss stand bereits ein Grossprojekt an und die Templates ermöglichten einen schnellen, professionellen Start.
b. Digitale Event-Websites statt Druckunterlagen
Gedruckte Einladungen und Broschüren wurden durch dynamische Event-Websites ersetzt. Inhalte können nun tagesaktuell angepasst werden. Die Kommunikation ist deutlich flexibler und wirkt dank CI-konformer Gestaltung wie eine interne Eigenentwicklung.
c. 90 % Nutzung der Check-in-App
Die Check-in-App wird heute bei nahezu allen Events genutzt, selbst bei Veranstaltungen mit älteren Zielgruppen. Über 90 % der Gäste nutzten den QR-Code-Check-in problemlos.
d. Präzise Anwesenheitserfassung: Show-Rate von 98 %
Die durchschnittliche Erscheinungsrate beim LVM-Grossevent lag bei 98 %. Die No-Show-Rate betrug nur 2 %. Diese Daten sind essenziell für Abrechnung, Versteuerung von Incentives und zukünftige Planung.
e. Dashboard & Live-KPIs
Statt Excel-Listen bietet das evenito Dashboard eine Live-Übersicht über Registrierungen, Anmeldequoten und gebuchte Aktivitäten. Besonders bei Programmpunkten nach dem Prinzip „first come, first served“ erkennt das Team in Echtzeit, welche Angebote besonders attraktiv sind, was wertvolle Insights für künftige Eventkonzepte darstellt.
f. Bewältigung eines 10.000-Personen-Grossevents
Eine interne Messe in Frankfurt lief über vier Wochen mit täglich rund 500 An- und Abreisenden. Insgesamt wurden 10.000 Teilnehmende über evenito eingeladen und verwaltet.
Der Check-in wurde mit Badge-Druck kombiniert. Zusätzlich wurde über das Badge ein abtrennbarer Kofferanhänger mit Hotelinformationen generiert, eine entscheidende Hilfe für die Gepäcklogistik zwischen den Hotels.
„Ein Quantensprung im Vergleich zum alten System“
Florian Kasselmann, Teil des Reise- und Veranstaltungsmanagements, beschreibt evenito als klaren Fortschritt:
Resultate
Seit Einführung von evenito hat sich das Eventmanagement bei der LVM deutlich professionalisiert.
- Insgesamt 86 Events in 2024 und 2025
- Insgesamt rund 36.000 Registrierungen in 2024 und 2025
- Insgesamt 120.000 mit evenito versendete E-Mails
- 10.000 Check-ins bei einer Grossveranstaltung
- 98 % durchschnittliche Erscheinungsrate
- Nur 2 % No-Show-Rate
Neben den messbaren Erfolgen ist vor allem eines spürbar: Die Arbeit des Eventteams ist strukturierter, transparenter und weniger fehleranfällig geworden. evenito ist für die LVM heute nicht nur ein Tool, sondern die zentrale Plattform, um auch komplexe Eventformate souverän zu orchestrieren.
