Grâce à evenito, la LVM Versicherung digitalise la gestion de ses voyages et événements, qu'il s'agisse de voyages de motivation ou d'événements internes rassemblant plus de 10 000 invités.
Résumé
Grâce à evenito, LVM Versicherung professionnalise sa gestion des voyages et des événements, remplaçant les processus manuels et un paysage système fragmenté par une plateforme de gestion événementielle globale. En 2024 et 2025, l'équipe de neuf personnes a organisé plus de 20 événements totalisant environ 36 000 inscriptions, incluant des voyages de motivation, des conférences et des événements de grande envergure.
Un fait particulièrement marquant : un événement interne de quatre semaines accueillant 10 000 participants a été entièrement géré via evenito, incluant la gestion numérique des invitations, l'enregistrement en direct et l'impression des badges. Le taux de participation moyen atteint aujourd'hui 98 %, et dépasse les 90 % pour certains grands événements.
Grâce aux modèles, aux sites web événementiels, à la communication automatisée et à un tableau de bord centralisé, l'équipe gagne considérablement en visibilité, en rapidité et en qualité de données, tout en bénéficiant d'une forte adhésion, même auprès des publics les moins familiers avec le numérique.
10 000 check-ins lors d'un grand événement
+120 000 e-mails envoyés via evenito
Plus de 36 000 inscriptions en un an
.svg)
.webp)
Défi
Avant l'introduction d'evenito, la gestion événementielle chez LVM était marquée par des processus manuels et des ruptures dans la chaîne de traitement.
01. Invitations papier et manque de flexibilité
Les invitations et les brochures de voyage détaillées étaient envoyées par courrier. Les modifications étaient coûteuses, chronophages et peu flexibles. En parallèle, les inscriptions numériques s'effectuaient via un outil très basique fourni par un prestataire local, dépourvu d'une expérience utilisateur moderne.
02. Absence de solution tout-en-un
Le site web, la billetterie, l'enregistrement et la gestion des invités n'étaient pas intégrés. De nombreux documents séparés étaient nécessaires pour accéder aux informations. Il n'existait aucune solution globale et simplifiée.
03. Complexité logistique lors des grands événements
Pour les événements d'envergure accueillant plusieurs milliers de participants, il manquait un système capable de relier efficacement la gestion des invitations, l'enregistrement, l'impression des badges et l'organisation hôtelière.
Solution : Comment le logiciel evenito a-t-il permis de relever ces défis ?
Avec evenito, la LVM a mis en place une plateforme centralisée pour tous ses formats d'événements, des voyages de motivation aux grands rassemblements internes.
01. Des modèles pour des sites web événementiels cohérents
Avec le soutien de l'équipe Customer Success d'evenito, des modèles ont été créés pour garantir une identité visuelle uniforme conforme à la charte graphique de l'entreprise. Peu après la signature du contrat, un projet d'envergure a nécessité l'utilisation de ces modèles, permettant un lancement rapide et professionnel.
02. Des sites web événementiels numériques plutôt que des supports imprimés
Les invitations et brochures papier ont été remplacées par des sites web événementiels dynamiques. Le contenu peut désormais être mis à jour quotidiennement. La communication est beaucoup plus flexible et, grâce à un design respectant l'identité visuelle, elle donne l'impression d'avoir été développée en interne.
03. 90 % d'utilisation de l'application de check-in
L'application de check-in est aujourd'hui utilisée lors d'événements sélectionnés, même auprès de publics plus âgés. Plus de 90 % des invités ont utilisé le check-in par QR code sans aucune difficulté.
04. Suivi précis des présences : un taux de participation de 98 %
Le taux de participation moyen lors du grand événement de la LVM a atteint 98 %. Le taux d'absence n'était que de 2 %. Ces données sont essentielles pour la facturation, la fiscalité des mesures d'incitation et la planification future.
05. Tableau de bord et indicateurs clés en temps réel
Plutôt que des fichiers Excel, le tableau de bord evenito offre une vue d'ensemble en temps réel des inscriptions, des taux de participation et des activités réservées. Pour les activités basées sur le principe du « premier arrivé, premier servi », l'équipe peut identifier en temps réel les offres les plus attractives, ce qui constitue une source d'informations précieuse pour les futurs concepts événementiels.
06. Gestion d'un événement majeur de 10 000 personnes
Un grand événement interne à Francfort s'est déroulé sur quatre semaines, avec environ 500 arrivées et départs quotidiens. Au total, 10 000 participants ont été invités et gérés via evenito.
Le check-in a été combiné à l'impression de badges. De plus, un porte-étiquette détachable contenant les informations sur l'hôtel a été généré sur le badge, une aide décisive pour la logistique des bagages entre les différents hôtels.
« Un bond en avant par rapport à l'ancien système »
- Florian Kasselmann, membre de l'équipe de gestion des voyages et des événements chez LVM, considère evenito comme une réelle avancée.
Résultats
Depuis l'introduction d'evenito, la gestion événementielle au sein de la LVM s'est nettement professionnalisée.
- Plus de 40 événements au total en 2024 et 2025
- Environ 36 000 inscriptions au total en 2024 et 2025
- 120 000 e-mails envoyés au total via evenito
- 10 000 enregistrements lors d'un événement majeur
- Taux de participation moyen de 98 %
- Seulement 2 % de taux de désistement
Au-delà des succès mesurables, une chose est particulièrement notable : le travail de l'équipe événementielle est devenu plus structuré, plus transparent et moins sujet aux erreurs. Aujourd'hui, evenito n'est plus seulement un outil pour la LVM, mais la plateforme centrale permettant d'orchestrer avec assurance même les formats d'événements les plus complexes.
