Kurzfassung
Mit evenito orchestriert Baloise ein professionelles, markenübergreifendes Eventmanagement für alle Standorte und Eventformate. Das Versicherungsunternehmen führt jährlich rund 170 Veranstaltungen durch, von regionalen Kundenanlässen bis hin zur renommierten Baloise Session, und erreicht dank der Plattform eine Event-Zufriedenheit von 9,6/10.
Mit über 4.000 Mitarbeitenden und 30 Generalagenturen in der Schweiz schafft Baloise mit evenito erstmals einheitliche Prozesse, konsistente Markenkommunikation und ein nahtloses Gästemanagement. Die Digitalisierung des gesamten Einladungs- und Check-in-Prozesses reduziert den administrativen Aufwand erheblich, steigert die Datenqualität und senkt die No-Show-Rate messbar.
Welche Events organisiert Baloise?
Ein zentrales Aushängeschild ist die „Baloise Session“, eines der renommiertesten Musik-Sponsoring-Events der Schweiz. Ergänzt wird sie durch regionale Formate wie „Baloise on Tour“, die Musik direkt zu Kundinnen und Kunden in verschiedenen Regionen bringt. Darüber hinaus investiert Baloise stark in Mobilität und Innovation und betreibt Programme rund um Smart Mobility und neue Services. Auch im Bereich Nachhaltigkeit und Employer Branding ist Baloise aktiv und schafft so zahlreiche Berührungspunkte auch jenseits von Musik und Kultur.
Im Rahmen ihrer Eventstrategie führt Baloise jährlich im Schnitt 170 Events mit durchschnittlich 35.000 Registrationen durch.
100k+ Registrierungen via evenito
1 Mio.E-Mails versendet
über evenito
500+ Events organisiert mit evenito
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Herausforderung
Vor der Einführung von evenito war das Eventmanagement bei Baloise stark fragmentiert und manuell organisiert:
a. Zeitaufwändige, analoge Prozesse:
Einladungen wurden per Post verschickt, Rückmeldungen via vorfrankierte Antwortkarten erfasst und manuell in Excel übertragen. Die fehlende Automatisierung führte zu hohem administrativem Aufwand und Fehleranfälligkeit.
b. Uneinheitliches Branding und dezentrale Abläufe:
Jede Generalagentur (GA) organisierte Events eigenständig, häufig mit unterschiedlichen Designs, Kommunikationswegen und Prozessen. Ein konsistentes Markenbild und zentraler Überblick waren kaum möglich.
c. Fehlende Datenstruktur und Reporting-Funktionalität:
Teilnehmerdaten, Präferenzen oder No-Show-Raten konnten weder zentral erfasst noch ausgewertet werden. Eine Nachbereitung oder datenbasierte Optimierung der Events war praktisch unmöglich.
d. Nachhaltigkeit und Ressourceneffizienz:
Baloise suchte nach einer digitalen Lösung, die papierbasierte Prozesse ersetzt, Kosten reduziert und den ökologischen Fussabdruck senkt.
Lösung
Wie half evenito dabei, die Herausforderungen zu bewältigen?
evenito wurde als ganzheitliche Plattform für das Einladungs- und Teilnehmermanagement eingeführt, mit zentraler Steuerung, aber dezentraler Nutzung durch 30 Generalagenturen. Jede Generalagentur arbeitet eigenständig mit evenito und setzt die Plattform vor allem für kleinere, regionale Veranstaltungen ein. Gesteuert wird das System über drei Regionen, die jeweils von einem Marketingleiter verantwortet werden. Die Marketingleiter werden zentral gebrieft und planen daraufhin gemeinsam mit ihren Generalagenturen die anstehenden Events. Viele Prozesse und Vorlagen werden zentral vorbereitet, wodurch Qualität und Konsistenz sichergestellt sind, während die Umsetzung vor Ort dezentral erfolgt. So bleibt die Organisation für alle Beteiligten überschaubar und der Hauptsitz behält jederzeit den Überblick und die Kontrolle.
a. Zentrales Management, dezentrale Ausführung:
Das Headquarter stellt Templates, rechtliche Vorgaben und CI/CD-konforme Designs bereit. Jede Generalagentur kann damit eigene Events in wenigen Minuten erstellen, duplizieren und anpassen – effizient, on-brand und mit zentraler Übersicht.
b. Einheitliches Branding und professionelle Kommunikation:
Dank individuell anpassbarer Event-Websites und E-Mail-Vorlagen kommunizieren alle Standorte im einheitlichen Baloise-Look. Das stärkt den Markenauftritt und schafft Wiedererkennung über alle Eventformate hinweg.
c. Digitalisierung und Nachhaltigkeit:
Durch die Ablösung von Druckereien, Versand und Papier-Einladungen spart Baloise signifikant Zeit, Geld und Ressourcen. Weniger “Bäume zu versenden” war ein zentraler Wunsch, unterstützt durch digitale Workflows und automatisierte Prozesse.
d. Verbesserte Datenbasis und Gästemanagement:
Alle Gästedaten werden zentral erfasst, inklusive Präferenzen, Allergien oder Zimmerwünschen. Check-ins erfolgen digital, und No-Show-Raten können präzise gemessen werden. Das Reporting liefert wertvolle Insights für Folgeevents.
e. Hohe Nutzerakzeptanz und intuitive Bedienung:
Die Mitarbeitenden akzeptierten die neue Lösung rasch. Dominique Olah, Event Manager und Single Point of Contact für evenito, beschreibt das Tool als „so intuitiv wie ein iPhone“ – einfach, logisch und angenehm in der Nutzung.
Resultate
9,6 von 10 Punkten für das Einladungsmanagement mit evenito bei über 500 Events
Nach drei Jahren Einsatz hat sich evenito als zentraler Bestandteil des Eventmanagements bei Baloise etabliert.
- Über 500 Events organisiert
- Mehr als 100.000 Registrierungen
- Nahezu 1 Mio. E-Mails über evenito versendet
- Bewertung von 9.6/10 im Gästefeedback für das Einladungsmanagement
- Deutlich reduzierte No-Show-Rate dank digitalem Check-in und Reminder-Funktion
Die Plattform hat die Eventorganisation nachhaltiger, effizienter und markenkonsistenter gemacht und dabei gleichzeitig das Kundenerlebnis auf ein neues Niveau gehoben.
