Résumé
Grâce à evenito, Baloise orchestre une gestion événementielle professionnelle et transversale pour tous ses sites et formats d'événements. L'entreprise d'assurance organise chaque année environ 170 manifestations, allant des événements clients régionaux à la célèbre Baloise Session, et atteint un taux de satisfaction de 9,6/10 grâce à la plateforme.
Avec plus de 4 000 collaborateurs et 30 agences générales en Suisse, Baloise instaure pour la première fois, grâce à evenito, des processus uniformes, une communication de marque cohérente et une gestion fluide des invités. La numérisation de l'ensemble du processus d'invitation et d'enregistrement réduit considérablement la charge administrative, améliore la qualité des données et diminue de manière mesurable le taux de désistement.
Quels événements Baloise organise-t-elle ?
L'un des fleurons est la « Baloise Session », l'un des événements de sponsoring musical les plus renommés de Suisse. Il est complété par des formats régionaux comme « Baloise on Tour », qui rapproche la musique des clientes et clients dans différentes régions. Par ailleurs, Baloise investit massivement dans la mobilité et l'innovation et gère des programmes axés sur la mobilité intelligente et les nouveaux services. Baloise est également active dans les domaines de la durabilité et de l'image de marque employeur, créant ainsi de nombreux points de contact au-delà de la musique et de la culture.
Dans le cadre de sa stratégie événementielle, Baloise organise en moyenne 170 événements par an, totalisant environ 35 000 inscriptions.
100 000+ inscriptions via evenito
1 millione-mails envoyés
via evenito
500+ événements organisés avec evenito
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Défi
Avant l'introduction d'evenito, la gestion événementielle chez Baloise était fortement fragmentée et organisée manuellement :
a. Processus analogiques chronophages :
Les invitations étaient envoyées par courrier, les réponses recueillies via des cartes préaffranchies puis saisies manuellement dans Excel. L'absence d'automatisation entraînait une charge administrative importante et un risque élevé d'erreurs.
b. Image de marque incohérente et processus décentralisés :
Chaque agence générale organisait ses événements de manière autonome, souvent avec des designs, des canaux de communication et des processus différents. Il était quasiment impossible de maintenir une image de marque cohérente ou d'avoir une vue d'ensemble centralisée.
c. Absence de structure de données et de fonctionnalités de reporting :
Les données des participants, leurs préférences ou les taux d'absence ne pouvaient être ni centralisés ni analysés. Le suivi et l'optimisation des événements basés sur des données étaient pratiquement impossibles.
d. Durabilité et efficacité des ressources :
Baloise recherchait une solution numérique capable de remplacer les processus papier, de réduire les coûts et de diminuer son empreinte écologique.
Solution
Comment evenito a-t-il permis de relever ces défis ?
evenito a été déployé en tant que plateforme globale de gestion des invitations et des participants, offrant un pilotage centralisé tout en permettant une utilisation décentralisée par 30 agences générales. Chaque agence générale utilise evenito de manière autonome, principalement pour des événements régionaux de plus petite envergure. Le système est supervisé par trois régions, chacune sous la responsabilité d'un directeur marketing. Ces directeurs reçoivent des directives centrales et planifient ensuite les événements à venir en collaboration avec leurs agences générales. De nombreux processus et modèles sont préparés de manière centralisée, garantissant ainsi qualité et cohérence, tandis que la mise en œuvre opérationnelle est effectuée localement. L'organisation reste ainsi simple pour toutes les parties prenantes, et le siège social conserve à tout moment une vue d'ensemble et le contrôle.
a. Gestion centralisée, exécution décentralisée :
Le siège social fournit des modèles, des directives juridiques et des designs conformes à l'identité visuelle de la marque. Chaque agence générale peut ainsi créer, dupliquer et personnaliser ses propres événements en quelques minutes, de manière efficace, cohérente avec la marque et avec une vue d'ensemble centralisée.
b. Image de marque unifiée et communication professionnelle :
Grâce à des sites web événementiels et des modèles d'e-mails personnalisables, tous les sites communiquent avec l'image uniforme de Baloise. Cela renforce l'image de marque et assure une reconnaissance immédiate quel que soit le format de l'événement.
c. Digitalisation et durabilité :
En remplaçant les services d'impression, l'envoi postal et les invitations papier, Baloise économise considérablement du temps, de l'argent et des ressources. Réduire l'utilisation de papier était un objectif majeur, soutenu par des flux de travail numériques et des processus automatisés.
d. Amélioration de la base de données et gestion des invités :
Toutes les données des invités sont centralisées, incluant leurs préférences, allergies ou demandes de chambre. Les enregistrements se font numériquement et les taux de non-présentation peuvent être mesurés avec précision. Les rapports fournissent des informations précieuses pour les événements futurs.
e. Forte adoption par les utilisateurs et utilisation intuitive :
Les collaborateurs ont rapidement adopté la nouvelle solution. Dominique Olah, Event Manager et point de contact unique pour evenito, décrit l'outil comme « aussi intuitif qu'un iPhone » : simple, logique et agréable à utiliser.
Résultats
9,6 points sur 10 pour la gestion des invitations avec evenito sur plus de 500 événements
Après trois ans d'utilisation, evenito s'est imposé comme un élément central de la gestion événementielle chez Baloise.
- Plus de 500 événements organisés
- Plus de 100 000 inscriptions
- Près d'un million d'e-mails envoyés via evenito
- Note de 9,6/10 dans les retours des invités concernant la gestion des invitations
- Taux de désistement nettement réduit grâce à l'enregistrement numérique et à la fonction de rappel
La plateforme a rendu l'organisation d'événements plus durable, plus efficace et plus cohérente avec l'image de marque, tout en portant l'expérience client à un niveau supérieur.
