Die perfekte Event Journey – Von der Einladung bis zum Event (mit Oliver Heer Ocean Racing)

Zusammenfassung: Key Takeaways für deine Event Journey

• Komination von physischen und digitalen Touchpoints: Eine physische Karte mit QR-Code führte zu einer sehr hohen Conversion-Rate bei der Anmeldung.
• Automatisierte Personalisierung: Durch dynamische Platzhalter sparten wir über 10 Stunden manuelle E-Mail-Arbeit bei voller persönlicher Ansprache.
• Zentrales Gästemanagement: Keine fehlerhaften Excel-Listen – alle Daten und Badges wurden über eine einzige Plattform (evenito) in Echtzeit verwaltet.
• Wallet-Integration: Digitale Tickets im Apple/Google Wallet reduzierten das Einlass-Chaos und senkten die No-Show-Rate.

Vor vier Wochen stand ein echtes Highlight in unserem Kalender: Gemeinsam mit unserem Partner Oliver Heer Ocean Racing durften wir ein Event auf die Beine stellen, das nachhaltig in Erinnerung bleiben wird. Wir waren dabei nicht nur als Gäste vor Ort, sondern haben die gesamte Organisation im Hintergrund mit unserer Software gestemmt.

In dieser Case Study nehmen wir dich mit hinter die Kulissen. Wir zeigen dir praxisnah, wie eine nahtlose Event Journey von der ersten Einladung bis zum Einlass wirklich aussieht – und wie man den berüchtigten Planungsstress vermeidet.

Wie gestaltet man den optimalen ersten Kontaktpunkt für Event-Gäste?

Wir kennen das alle: Eine unpersönliche E-Mail geht im überfüllten Posteingang schnell unter. Deshalb wollten wir gleich zu Beginn ein starkes Zeichen setzen und verschickten eine hochwertige physische Einladungskarte.

Diese Karte entstand in enger Zusammenarbeit mit einer Zürcher Traditionsdruckerei. Sie weckte sofort Vorfreude auf ein absolut exklusives Erlebnis. Der smarte, digitale Teil passierte direkt im Anschluss:

Ein kurzer Scan des aufgedruckten QR-Codes führte die Gäste auf unsere gebrandete Event-Webseite. Dort wartete bereits ein vorausgefülltes Anmeldeformular. Für den Gast bedeutete das null Aufwand und eine völlig intuitive Anmeldung. Für uns als Event-Team entstand sofort eine perfekte Daten-Übersicht, möglich gemacht durch unser zentralisiertes Gästemanagement und den integrierten Dokument-Generator in evenito.

Wie gelingt der reibungslose Übergang in die digitale Event-Kommunikation?

Nach der erfolgreichen Anmeldung bauten wir mit einem persönlichen Follow-up die Brücke in die digitale Event-Welt. Eine automatisierte, aber hochgradig personalisierte E-Mail erinnerte die Gäste freundlich an das anstehende Event.

Diese Nachricht kam nicht von einer anonymen Info-Adresse (noreply@...), sondern direkt vom persönlichen Kontakt aus unserem Team. Das wirkte nahbar, echt und wertschätzend.

Für uns brachte dieser menschliche Touch eine maximale Conversion-Rate. Das Beste daran: Wir mussten keine einzige E-Mail mühsam manuell tippen. Die dynamischen Platzhalter in evenito haben die gesamte Fleissarbeit im Hintergrund übernommen.

Wie vermeidet man Last-Minute-Stress bei der Event-Vorbereitung?

Während die Vorfreude bei den Gästen stieg, liefen die Vorbereitungen bei uns auf Hochtouren. Wer Events plant, kennt den berüchtigten Last-Minute-Stress mit fehlerhaften, zigfach kopierten Excel-Listen nur zu gut.

Mit evenito konnten wir diesen Schmerzpunkt komplett ausblenden. Die strukturierte Datenbasis sorgte dafür, dass alle Gästedaten in Echtzeit finalisiert waren.

Dadurch lief der Vorab-Druck der persönlichen Badges völlig reibungslos. Das Resultat: Kein Namens-Chaos am Einlass, sondern einfach perfekte, stressfreie Organisation.

Warum sind digitale Wallet-Tickets entscheidend für eine gute Event Experience?

Kurz vor dem Event machten wir die Gäste endgültig startklar. Das digitale Ticket landete direkt im Posteingang und fasste alle wichtigen Details (Datum, Location, genaue Anreise) kompakt zusammen.

Der echte Clou war jedoch die direkte Integration in das Apple oder Google Wallet. Mit nur einem Klick war das Ticket sicher auf dem Smartphone der Gäste verstaut.

Es gab kein langes Suchen in den E-Mails am Einlass – alles war sofort griffbereit. Die Gäste fühlten sich perfekt abgeholt, was uns gleichzeitig enorm bei der Prävention von No-Shows half.

Wie funktioniert ein schneller Event Check-in ohne Warteschlangen?

Der grosse Abend im AURA in Zürich stand an. Unser oberstes Ziel am Einlass: Absolut keine Warteschlangen riskieren.

Dank der evenito Check-in-App dauerte der Scan des QR-Codes auf den Tickets im Durchschnitt nur knapp 20 Sekunden pro Gast. Die Teilnehmer erhielten sofort ihren vorbereiteten Badge am stylischen Lanyard und fühlten sich vom ersten Moment an herzlich willkommen.

Unser Team genoss derweil den puren Luxus von Live-Statistiken in Echtzeit. Wir wussten auf dem iPad exakt, wer bereits eingetroffen war, wie hoch die Auslastung lag (98% Anwesenheitsquote) und konnten VIP-Gäste proaktiv und noch persönlicher begrüssen.

Warum eine fehlerfreie Event-Software das Live-Erlebnis verbessert

Als die Türen zum Saal im AURA aufgingen, tauchten die Gäste in eine immersive Welt ein. Auf gigantischen Screens liefen monumentale Videos von Olivers extremen Hochsee-Rennen – eine perfekte Kombination aus rauer Natur und hochmoderner Location.

Das Schönste für uns als Event-Team war jedoch die absolute Stressfreiheit im Hintergrund.

Weil die gesamte digitale Vorarbeit mit evenito zu 100 % fehlerfrei lief, mussten wir keine Sekunde an Einlasslisten oder organisatorische Details denken. Wir hatten den Kopf frei, um für unsere Gäste da zu sein und diese magischen Momente beim Flying-Dinner und Networking gemeinsam zu erleben.

Wie verlängert man das Event-Branding in den Alltag?

Ein häufiger Fehler bei Corporate Events sind billige Streuartikel. Wir setzten stattdessen auf eine hochwertige Goodie Bag bei der Verabschiedung, um eine bleibende haptische Erinnerung zu schaffen.

Darin fanden die Gäste exklusive Artikel von Partner und Sponsoren des Oliver Heer Ocean Racing Teams – wie das eigens kreierte "Sel de evenito". Solche wertvollen Aufmerksamkeiten verlängern das Branding weit über den Veranstaltungsabend hinaus in den Alltag der Zielgruppe.

Wie gestaltet man das perfekte Event After-Sales-Marketing?

Ein erfolgreiches Event wirkt weit über den eigentlichen Abend hinaus. Um diesen Schwung zu nutzen, haben wir das After-Sales-Marketing mit evenito vollständig automatisiert.

Unser Setup: Eine zeitgesteuerte, personalisierte Dankes-E-Mail, die direkt auf eine passwortgeschützte Online-Galerie verlinkte. Da unsere Bilddatenbank nahtlos mit den Post-Event-Mailings verknüpft war, lief der gesamte Versandprozess im Hintergrund ab.

Das Ergebnis? Die Gäste teilten ihre Lieblingsbilder sofort auf LinkedIn, während wir eine überdurchschnittliche Klickrate von 60% erzielten und wertvolles Feedback einsammelten – bei absolut null administrativem Aufwand.

Fazit: Echte Erlebnisse brauchen perfekte Prozesse

Dieses Event mit Oliver Heer Ocean Racing hat uns eindrucksvoll bewiesen: Magische Momente entstehen dann, wenn die administrativen Prozesse im Hintergrund einfach funktionieren.

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