Kurzfassung
Electrolux Schweiz, der größte Hersteller von Haushaltsgeräten in der Schweiz, stand vor verschiedenen Herausforderungen im Eventmanagement: uneinheitliche und ineffiziente E-Mail-Kommunikation, manuelle Check-ins und fehlendes einheitliches Corporate Design bei der Eventkommunikation.
Mit der Einführung der evenito-Plattform konnte Electrolux diese Probleme lösen. Das Unternehmen profitierte von automatisierten E-Mail-Kampagnen mit hoher Zustellrate, einheitlichen Design-Templates und einem digitalen QR-Code-Check-in, der den Anmeldeprozess 8× schneller machte. Die Gästeerfahrung verbesserte sich deutlich, und die internen Abläufe wurden effizienter.
Electrolux nutzt evenito, um:
- die Wartezeiten der Gäste durch einen 8× schnelleren digitalen Check-in drastisch zu reduzieren.
- die E-Mail-Kommunikation zu automatisieren und die Zustellrate signifikant zu verbessern.
- eine einheitliche Event-Darstellung nach außen zu gewährleisten, inklusive wiederverwendbarer Templates im Corporate Design.
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Herausforderung
Die Organisation von Events bei Electrolux in der Schweiz war vor der Nutzung von evenito durch unterschiedliche Herausforderungen gekennzeichnet, wodurch unter anderem ein Verbesserungspotential hinsichtlich der Effizienz bestand. Konkret ging es hierbei um folgende Herausforderungen:
01. E-Mail-Kommunikation ohne passende Software
Die Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden wurde nicht über eine passende E-Mail-Marketing-Software abgewickelt, sondern über unterschiedliche E-Mail-Adressen. Dies führte zu zahlreichen technischen Problemen. So sind viele E-Mail-Provider nicht darauf ausgelegt, E-Mails gleichzeitig an tausende Empfänger zu versenden. Viele E-Mails wurden daher nicht zugestellt, zum Beispiel Erinnerungsmails für angemeldete Teilnehmerinnen und Teilnehmer.
02. Kein einheitliches Design in E-Mails
Die versendeten E-Mails waren unterschiedlich im Aufbau und Design, da sie durch verschiedene Mitarbeitende erstellt wurden und es keine einheitlichen Design-Vorlagen gab. Ein einheitliches Bild nach aussen war somit nicht gegeben. Ausserdem war die E-Mail-Erstellung sehr zeitaufwendig, da jede E-Mail einzeln formatiert werden musste.
03. Manueller Check-In bei Veranstaltungen
Der Check-in von Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Event-Tag erfolgte manuell und mit Hilfe einer ausgedruckten Teilnehmerliste. Dies führte zu Ineffizienzen, da beispielsweise erst verzögert bekannt war, wie viele Gäste tatsächlich am Event teilnahmen.
Lösung
Wie half evenito dabei, die Herausforderungen zu bewältigen?
Die E-Mail-Marketing-Funktionen von evenito ermöglichen eine schnelle und effiziente E-Mail-Kommunikation mit Gästen und den Versand von E-Mails an tausende Empfänger mit einer sehr hohen Zustellquote. So können Erinnerungsmails an angemeldete Teilnehmerinnen und Teilnehmer verschickt werden.
Durch den Einsatz von evenito erreicht Electrolux eine einheitliche Event-Darstellung nach aussen, zum Beispiel durch die Nutzung von E-Mail-Templates. Diese werden einmalig erstellt und können dann immer wieder als Vorlage mit identischem Corporate Design verwendet werden.
Der Check-in von Event-Teilnehmerinnen und -Teilnehmern erfolgt digital und effizient per QR-Code. So ist jederzeit bekannt, welche Teilnehmer vor Ort und wie viele der angemeldeten Gäste nicht erschienen sind. Der digitale Check-in sorgt ausserdem dafür, dass Teilnehmerzahlen nach der Veranstaltung automatisch gespeichert und direkt ausgewertet werden können.
Resultate
Mit der Einführung von evenito konnte Electrolux Schweiz die Effizienz im Eventmanagement deutlich steigern. Der digitale QR-Code-Check-in beschleunigte den Anmeldeprozess um das Achtfache und verkürzte die Wartezeiten der Gäste erheblich. Einheitliche E-Mail-Templates im Corporate Design stärkten das Markenbild und reduzierten den Aufwand für die Eventkommunikation, während automatisierte Mailings die Zustellrate und den Informationsfluss verbesserten. Insgesamt führten diese Optimierungen zu reibungsloseren Abläufen, einer gesteigerten Teilnehmerzufriedenheit und einer nachhaltig höheren Produktivität im Eventteam.
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