Was macht grosse Events eigentlich so komplex?
Grosse Events wirken nach aussen oft mühelos: reibungslose Abläufe, zufriedene Gäste und dann noch ein einheitlicher Markenauftritt. Hinter den Kulissen sieht die Realität jedoch oft anders aus und viele Eventmanager:innen rotieren. Denn je grösser ein Event wird, desto schneller steigt die Komplexität, und zwar nicht linear, sondern exponentiell. Aber warum ist das so?
Viele Stakeholder, viele Erwartungen
Grosse Events sind Teamarbeit und viele Bereiche sind involviert:
- Marketing
- Eventmanagement
- Vertrieb
- Geschäftsleitung
- IT
- Rechtsabteilung
- externe Agenturen
- Locations
- und Technikpartner.
Jeder bringt seine eigenen Ziele, eigene Anforderungen und auch eigene Deadlines mit. Das Problem dabei ist: Je mehr Beteiligte es gibt, desto höher ist der Abstimmungsaufwand. Informationen müssen geteilt, Freigaben eingeholt und Änderungen koordiniert werden. Ohne klare Prozesse und zentrale Steuerung entstehen Reibungsverluste, Doppelarbeit und Missverständnisse. Es kommt zu Stress.
Gästemanagement ist kein Excel-Thema
Bei kleinen Events lassen sich Einladungen und Zusagen vielleicht noch manuell verwalten. Bei grossen Events mit Hunderten oder Tausenden Teilnehmenden wird das schnell unmöglich.
Unterschiedliche Zielgruppen, personalisierte Einladungen, VIPs, Begleitpersonen, Wartelisten, No-Shows, Check-in vor Ort, Follow-ups nach dem Event: Jeder dieser Punkte bringt eigene Regeln und Sonderfälle mit sich.
Ein kleiner Fehler kann grosse Auswirkungen haben:
- falsche Einladungen
- überbuchte Locations
- fehlende Sicherheitsfreigaben
- oder unzufriedene Gäste.
Hoher Anspruch an Marke und Experience
Grosse Events sind selten reine Informationsveranstaltungen, sondern sie sind Markenauftritte. Jede E-Mail, jede Landingpage, jedes Ticket, jedes Badge vor Ort muss zur Corporate Identity passen. Gleichzeitig erwarten Gäste heute personalisierte Kommunikation, relevante Inhalte und eine nahtlose Experience vor, während und nach dem Event.
Diese Kombination aus Standardisierung (Marke, CI/CD) und Individualisierung (Zielgruppen, Inhalte, Rollen) ist eine der grössten Herausforderungen heutzutage für Eventmanager:innen und die mit dem Event verbundenen Steakholder:innen.
Mehr Formate und mehr Technik = mehr Abhängigkeiten
Grosse Events sind oft hybride Konstrukte: Präsenz vor Ort, Livestreams, Event-Apps, digitale Agenden, Networking-Tools und Check-in-Systeme sorgen für komplexe technische Anforderungen. Und da kann auch einfach mal etwas schiefgehen.
Denn jedes zusätzliche Tool erhöht die Abhängigkeit von Schnittstellen, Datenflüssen und stabiler Technik. Wenn Systeme nicht sauber zusammenspielen, entstehen Medienbrüche und genau die kosten alle Beteiligten Zeit, Nerven und Qualität und wirken sich im schlimmsten Fall auf die Guest-Experience aus.
Skalierung ohne Kontrollverlust
Viele Unternehmen organisieren nicht nur ein grosses Event pro Jahr, sondern Dutzende oder sogar Hunderte. Oft erfolgt die Organisation sogar dezentral über verschiedene Teams, Länder oder Business Units hinweg.
Die Herausforderung dabei ist stets:
- Wie lässt sich diese Menge an Events skalieren, ohne jedes Mal bei null zu starten?
- Wie bleibt die Marke konsistent, die Daten sauber und der Überblick erhalten, während gleichzeitig viele Personen eigenständig arbeiten?
Zeitdruck und Sichtbarkeit machen Events anspruchsvoll
Grosse Events stehen unter besonderer Beobachtung. Sie sind teuer und oft strategisch relevant. Fehler fallen sofort auf, intern wie extern. Gleichzeitig sind die Timelines eng, Ressourcen begrenzt und die Erwartungen hoch. Das macht Events emotional und operativ so anspruchsvoll.
Fazit: Grosse Events bedeuten grosse Herausforderungen
Grosse Events sind komplex, weil sie Menschen, Prozesse, Technologie und Marke unter Zeitdruck und mit hohen Erwartungen zusammenbringen. Wer diese Komplexität beherrschen will, braucht mehr als To-do-Listen und Insellösungen. Es braucht klare Strukturen, zentrale Kontrolle und gleichzeitig die Möglichkeit, Aufgaben intelligent zu verteilen.
Genau hier setzt die Eventmanagement-Software von evenito an: Sie verbindet den gesamten Event-Lifecycle in einem Tool und ermöglicht es Event-Teams, auch grosse und komplexe Veranstaltungen effizient, on-brand und kontrolliert umzusetzen, ohne dabei die Guest Experience aus den Augen zu verlieren. Dadurch bleibt das im Fokus, was Events wirklich ausmacht: starke Erlebnisse und die Verbindung mit anderen Menschen.
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