Efficiency

Whitepaper

Durch Softwareintegration Kosten reduzieren und Gewinne steigern

Erfahre mehr über die Rolle des ROI im Eventmanagement und warum Eventmanagement-Software eine entscheidende Rolle spielt.

Das erwartet dich im Whitepaper:

Cloud Sicherheit: Erfahre mehr über evenito’s branchenführenden Hosting-Partner‍
Netzwerk Sicherheit: Wie evenito’s Infrastruktur durch strenge Sicherheitsmassnahmen geschützt wird‍‍
Software Sicherheit: Entdecke evenitos technische und organisatorische Massnahmen zur Sicherung unserer Software

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ROI im Eventmanagement – Mit Softwareintegration Kosten senken und Gewinne steigern

Der Return on Investment (ROI) ist im B2B-Eventmanagement ein zentraler Indikator für den finanziellen Erfolg einer Veranstaltung. Er wird berechnet, indem der Gewinn ins Verhältnis zum eingesetzten Budget gesetzt wird. Für Unternehmen ist es entscheidend, diesen Wert zu maximieren, um die Wirtschaftlichkeit ihrer Events nachhaltig zu sichern.

Traditionelle Methoden stoßen hier an Grenzen, da viele Variablen die Messung ungenau machen. Die Integration einer passenden Eventmanagement-Software bietet einen klaren Vorteil: Sie automatisiert Prozesse, strukturiert Abläufe, reduziert Fehler und steigert Effizienz – alles Faktoren, die den ROI direkt positiv beeinflussen.

Warum Eventmanagement-Software den ROI steigert

Moderne Eventmanagement-Programme bündeln zentrale Funktionen wie:

Teilnehmermanagement
Budgetverwaltung
Echtzeit-Überwachung von KPIs
Veranstaltungsplanung

Durch die Automatisierung und Zentralisierung von Aufgaben sinken Kosten, während Einnahmen durch optimierte Abläufe und ein verbessertes Teilnehmererlebnis steigen.

Ein Beispiel: Eine zentrale Datenverwaltung ermöglicht präzise Analysen, sodass ineffiziente Marketingmaßnahmen erkannt und künftige Kampagnen optimiert werden. Das steigert sowohl Wiederkehr- als auch Empfehlungsraten.

Effizienz durch Planung und Organisation

Eine Software kann komplexe Planungsprozesse automatisieren – von Zeit- und Terminplanung mit automatischen Benachrichtigungen bis hin zur Ressourcenverwaltung.

Vorteile:

Zentrale Datenspeicherung – DSGVO-konform, oft ISO-zertifiziert, mit Cloud-Backups
Optimierte Budgetverteilung – Verhindert Überbuchungen und Engpässe in Bereichen wie Catering oder Technik
Verbesserte Teamkommunikation – Integrierte Tools für schnelle Updates und transparente Zusammenarbeit

Das Ergebnis: weniger administrativer Aufwand, mehr Fokus auf die Event-Experience.

Echtzeit-Management und Anpassung während des Events

Während der Veranstaltung bietet Software die Möglichkeit, live zu überwachen und anzupassen:

Echtzeit-Daten, zum Beispiel Verkaufszahlen im Catering oder Teilnehmerbewegungen
Interaktive Elemente wie Push-Notifications zu interessanten Sessions, Live-Polling und Gamification

Diese Maßnahmen steigern Engagement, Zufriedenheit und langfristige Teilnehmerbindung.

Nachbereitung und Erfolgsmessung

Nach dem Event ermöglicht die Software eine strukturierte Datenauswertung:

KPIs wie Teilnehmerzahlen, Engagement-Raten, NPS und ROI
Feedback-Erhebung durch automatisierte Umfragen mit Erinnerungsfunktion
Benchmarking mit ähnlichen Events oder Vorjahreswerten

Langfristig können so Schwachstellen identifiziert und die No-Show-Rate reduziert werden.

Wirtschaftliche Vorteile hybrider Events

Hybride Veranstaltungen – Kombination aus Live- und Online-Formaten – erweitern Reichweite und bieten zusätzliche Monetarisierungsmöglichkeiten:

Globale Zielgruppe ohne hohe Zusatzkosten
Zusätzliche Datenquellen für Optimierungen
Neue Einnahmen durch Online-Tickets und Sponsoring-Pakete

Fallstudie: Swiss Life

Swiss Life integrierte die Eventmanagement-Software evenito und erzielte beeindruckende Ergebnisse:

Zentrale CRM-Anbindung für bessere Kundenansprache
Benutzerfreundliche Oberfläche für alle Mitarbeitenden
Operative Effizienzsteigerung durch vereinfachte Gästelisten- und Check-in-Prozesse

Das Resultat: Steigerung der Events von 64 im Jahr 2022 auf 108 in 2023 (+70 Prozent).

Die richtige Software auswählen

Bei der Wahl sollten Eventmanager auf Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit, Support und individuelle Anpassbarkeit achten. Ein Praxistest oder eine Demo empfiehlt sich, bevor langfristige Entscheidungen getroffen werden.

Fazit

Die Integration einer hochwertigen Eventmanagement-Software steigert Effizienz, optimiert Ressourcen und senkt Kosten. Gleichzeitig verbessert sie das Teilnehmererlebnis – was zu höheren Einnahmen und einem besseren ROI führt.

Empfehlung: Unternehmen sollten moderne Softwarelösungen wie evenito einsetzen, um ihre Eventorganisation wirtschaftlicher und erfolgreicher zu gestalten.

Sprich mit unseren Event-Experten

Biete eurem Event-Team die Plattform, mit der es seinen Veranstaltungskalender effizienter und fehlerfrei verwalten kann.

300+ Grossunternehmen und Konzerne planen Events mit evenito

Unsere Case Studies

Volkswagon Konzern

Als einer der weltweit führenden Automobilkonzerne sichert VW mit evenito einen erstklassigen Markenauftritt bei Tausenden von Events – vom globalen Management-Meeting bis zur lokalen Händlerschulung

AXA Schweiz

Als der grösste Versicherer der Schweiz verwandelt AXA komplexes Sponsoring in exklusive Erlebnisse; Hunderte Mitarbeitende vergeben dazu Tausende von Tickets einfach und digital über die evenito Plattform.

Swiss Olympic

Der Dachverband des Schweizer Sports und das Nationale Olympische Komitee bündelt das gesamte Eventmanagement für Athleten, Verbände und Sponsoren auf der zentralen, professionellen Plattform von evenito.

Richemont

Für seine weltberühmten Luxus-Maisons inszeniert Richemont glanzvolle Events, bei denen Meisterwerke der exzellenten Handwerkskunst vor einem erlesenen Gästekreis mit evenito zu unvergesslichen Momenten werden.

Würth Gruppe

Als Weltmarktführer in der Befestigungstechnik beschleunigt Würth sein globales Wachstum, indem der Vertrieb Hunderte von Kundenevents und Schulungen nahtlos mit evenito organisiert.

FILLER FOR GRID [DO NOT TOUCH]

Schweizerische Bundesbahnen

Die SBB verwaltet die Komplexität von 300 Events und über 45'000 Gästen pro Jahr, indem ein Kernteam von nur 3 Personen alle Prozesse auf der zentralen evenito Plattform bündelt.

DZ Bank

Die DZ BANK konnte mit evenito ihren kompletten Eventmangement-Prozess in einem Tool vereinen. Von 2022 auf 2023 wurde eine Steigerung der Registrierungen um 102% verzeichnet.

Migros-Genossenschafts-Bund

Als grösste Arbeitgeberin der Schweiz steuert die Migros Hunderte von Events zentral mit evenito und hält Tausende Mitarbeitende über die virtuelle Event Plattform über strategische Informationen auf dem Laufenden.

Die schnellstwachsende Laufschuhmarke der Welt vertraut auf die skalierbare Plattform von evenito, um die Anzahl seiner globalen Events zu vervielfachen.

Raiffeisen Schweiz

Die zweitgrösste Schweizer Bankengruppe ermöglicht es über 220 lokalen Banken, jährlich Millionen von Einladungen zu versenden, und garantiert dabei durch die evenito Plattform höchste Marken- und Datensicherheit

RTL Gruppe

Europas führende Mediengruppe, RTL, senkt durch zentralisiertes Eventmanagement mit evenito die Event Management Kosten pro Teilnehmer um beeindruckende 80%.

Schweizerische Radio- und Fernsehgesellschaft

Die SRG stellt mit evenito einen einheitlichen Markenauftritt bei Hunderten von Events über alle Sprachregionen hinweg sicher.

Mehr Events im Jahr planen, weniger pro Event zahlen

Durch die automatisierte Planung und Kommunikation veranstalten unsere Kunden mit bestehenden Ressourcen mehr Events.

Durch die Beschleunigung des Check-Ins minimierten sich die Wartezeiten der Gäste und führte zu einem reibungslosen Veranstaltungsstart und Teilnehmererlebnis.

Noemi Anesini

Event Managerin bei Electrolux Schweiz, Electrolux

"Ein tolles Live-Erlebnis beginnt beim Gästemanagement. Deshalb setzen wir bei allen unseren schweizweiten Veranstaltungen auf evenito. Zuverlässig, intuitiv und innovativ – einfach top!

Mathias Zingg

Leiter Marketing & Vertrieb, Mitglied der Geschäftsleitung, Baloise

"Unschlagbarer, motivierter und sehr hilfreicher Service! Benutzerfreundliche/leichte Handhabung, logischer Aufbau, hilfreiche Vorlagen."

‍

Livia Zuberbühler

Eventmanager, V-ZUG

"Sehr einfach zu bedienen. Dank des Tools wurde die gesamte Veranstaltungsorganisation sehr zeiteffizient, einschließlich der E-Mail-Kommunikation, der Website und sogar der Sammlung von Event-Feedback und Statistiken."

Anita Breudel

Event Marketing Manager, Huawei

"Ich liebe es, wie evenito mir Zeit beim Gästemanagement spart. Es ist für mich sehr einfach zu analysieren, wer auf meiner Veranstaltung erschienen ist. Außerdem gefällt mir die Tatsache, dass ich viele personalisierte Einladungen sowie automatisierte Prozesse mit wenigen Klicks ausführen kann."

Sam Bolliger

Head of Content, Universal Music

"Das Tool ist einfach zu bedienen und zu handhaben. Auch die App war einfach und hat wunderbar funktioniert."

Jennifer Schaller

Marketing Communication Manager, APG | SGA

"A super cool tool that helps to handle your events and to have a great overview! The customer support team is very motivated, always friendly and reacts fast! You can reunite different aspects in one tool, so the management is facilitated. It is easy to use. There are some cool extra functions! Very helpful reading the statistics."

Alessandra Leo

Projectmanager PR & Communications, PKZ

"Der Funktionsumfang von evenito ist sehr breit und tief! Wir konnten die Plattform so einsetzen, dass unsere Bedürfnisse sehr zufriedenstellend gedeckt wurden. Die Benutzerführung ist intuitiv und ich war in der Lage, nach einer kurzen Schulung die Plattform eigenständig einzurichten. Bei Fragen und Problemen, welche kaum vorkamen, wurde zügig und professionell reagiert. Ich kann das Produkt und das Team sehr empfehlen!"

Jesse Vongpanich

Participants Associate, TED x Zurich

"Evenito ist eine junge, dynamische Firma mit sehr hilfsbereiten Mitarbeitern und einer herausragenden Event-Management-App, die einen ganzheitlichen Ansatz bietet. Wir arbeiten sehr gerne mit dem Event-Tool."

Sonja Nobs

Marketing Manager, Graphax

"Einfach zu bedienende Software. Flexibel bei Anpassungen. Guter Kundendienst: schnelle Beantwortung von Fragen und umgehende Lösungsangebote. Freundliches Team."

Maria Carballo Bär

Spezialistin Marketing, Profond

"Mit evenito macht die Eventorganisation noch mehr Spass! Wir schätzen die gute Zusammenarbeit und die konstante Weiterentwicklung."

Brigitte Becker

Marketing & PR-Fachfrau, Buchstablich

"m4music Festival is receiving more than 1'000 professionals which are invited and administrated with Evenito. We have a complex structure considering the various sorts of participants, and get very dedicated support by the Evenito team. The festival has improved a lot when receiving the guests on the festival site, because check in is much easier than it used to be."

Philipp Schnyder

Festival Director, M4MUSIC