Egal, ob Konzert oder lang ersehntes Zusammenkommen mit Kollegen: Dein Bauch kribbelt und du kommst voller Vorfreude zu einer grossen Veranstaltung. Auf dieses Event hast du dich schliesslich schon lange gefreut.
Aber schon am Eingang wird die Vorfreude getrübt, denn alles gerät ins Stocken: lange Schlangen, hektisches Suchen nach Namen auf Papierlisten und genervte Gesichter. Oh no!
Warum der Check-in-Prozess entscheidend für den Erfolg von Events ist
Das Event kann noch so gut sein … Wenn der Check-in nicht läuft, bleibt ein negativer Beigeschmack. Denn schliesslich ist dies der erste Kontakt mit dem Erlebnis – und für den ersten Eindruck gibt es keinen zweiten Versuch!
Ein reibungsloser Ablauf sorgt für Zufriedenheit und setzt den Ton für die gesamte Veranstaltung.
Mit innovativen Tools wie Selbstbedienungskiosken, QR-Codes und Gesichtserkennung wird der Check-in nicht nur schneller, sondern auch stressfreier – für Teilnehmende und Veranstalter!
Herausforderungen bei traditionellen Check-in-Methoden
Papierkrieg am Einlass, lange Wartezeit und fehlerhafte Daten erschweren die Registrierung. Solche Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern können auch den Ruf des Veranstalters extrem negativ beeinflussen. Jeder wird immer sagen: Das Event war toll, ABER …
Wie Technologie den Check-in-Prozess bei einem Event beschleunigt und vereinfacht
Innovative Tools wie Event-Check-in Software ermöglichen eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung. Selbstbedienungskioske, QR-Codes und Gesichtserkennung sorgen für Effizienz und ein nahtloses Teilnehmererlebnis.
4 Technologien, die den Check-in-Prozess revolutionieren:
1. Selbstbedienungskioske für Veranstaltungen
Was sind Selbstbedienungskioske?
Diese Terminals ermöglichen es den Gästen, sich eigenständig einzuchecken, Namensschilder zu drucken und relevante Informationen abzurufen – alles ohne direkten Kontakt zum Personal.
Vorteile für Veranstalter und Teilnehmer
Selbstbedienungskioske beschleunigen die Registrierung und minimieren Fehler. Teilnehmende profitieren von kürzeren Wartezeiten und einer benutzerfreundlichen Lösung.
Die Folge: Dein Team kann sich noch intensiver mit der Gästebetreuung beschäftigen, für eine herzliche Begrüssung sorgen – kurz: All das übernehmen, was die Maschine nicht kann. Und so umso mehr punkten!
Feine Nuancen machen hier den Unterschied: Läuft der Check-in smooth, strahlen alle Mitarbeitenden Ruhe aus. Und genau das überträgt sich auch auf das gesamte Event – und dessen Besucher.
Beispiele für erfolgreiche Einsätze auf grossen Events
Fast forward: Auf Konferenzen wie der CES, also eine der weltweit grössten Fachmessen für Unterhaltungselektronik, nutzen Veranstalter Selbstbedienungskioske, um Tausende von Teilnehmern effizient zu registrieren – mit hervorragendem Feedback.
2. Berührungslose Check-in-Technologien
RFID und NFC: Effiziente und hygienische Check-in-Methoden ohne Berührung nach der Pandemie
Berührungslose Check-in-Methoden wie RFID oder NFC sind seit der Pandemie zum Standard geworden. Sie ermöglichen hygienische und kontaktfreie Prozesse – ein entscheidender Faktor in der heutigen Zeit.
RFID-Armbänder und NFC-Karten registrieren Gäste durch einfaches Scannen. Diese Technologie spart Zeit und vermeidet physischen Kontakt.
Kombination von kontaktlosen Technologien mit anderen Tools
Die Integration von RFID-Technologie mit Event-Check-in Software ermöglicht einen schnellen, kontaktlosen und präzisen Check-in-Prozess.
Besuchende erhalten im Vorfeld einen RFID-Badge oder eine Karte, die beim Betreten des Veranstaltungsortes automatisch gescannt wird.
Dies spart natürlich wieder Zeit, eliminiert Warteschlangen und reduziert Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten können.
Gleichzeitig liefert die Software in Echtzeit wertvolle Daten zur Anwesenheit und Bewegungen der Teilnehmenden, die zur Optimierung des Eventablaufs genutzt werden können (vgl. dazu unten).
Diese Technologie ist besonders für grosse Veranstaltungen mit hohem Besucheraufkommen ideal.
3. QR-Code-gestützter Event-Check-in
Wie funktioniert der QR-Code-Check-in?
Diese Check-in Technologie ist bereits bei vielen Grossveranstaltungen im Einsatz – und gilt als der Usain Bolt unter den Check-in Möglichkeiten.
QR-Codes eliminieren manuelle Registrierungsfehler und beschleunigen den Einlass enorm.
Man erhält im Voraus einen QR-Code, der beim Event gescannt wird. Der Prozess ist schnell, sicher und einfach zu handhaben.
Vorteile für Event-Organisatoren und Teilnehmer
Der QR-Code-Check-in bietet gegenüber anderen Technologien eine effiziente, kostengünstige und benutzerfreundliche Möglichkeit, die Teilnehmenden eines Events zu verwalten.
Die einfache Handhabung und schnelle Implementierung machen diese Technologie besonders attraktiv für Veranstaltungen jeder Grössenordnung.
Vorteile des QR-Code-Check-ins:
- Kostengünstig und einfach zu implementieren: Im Vergleich zu RFID oder Gesichtserkennung benötigen QR-Codes keine teuren Geräte oder komplexe Infrastruktur – was sie besonders budgetfreundlich macht.
- Schneller, kontaktloser Check-in: Teilnehmende können ihren personalisierten QR-Code direkt auf ihrem Smartphone speichern, was eine zügige und hygienische Anmeldung ohne lange Wartezeiten ermöglicht.
- Echtzeit-Datenanalyse: Veranstalter können sofortige Einblicke in die Teilnehmerzahlen und deren Aktivitäten gewinnen, was wertvolle Informationen für die Planung zukünftiger Events liefert.
- Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit: Der QR-Code-Check-in ist einfach zu handhaben und für die Gäste bequem, da keine physischen Tickets benötigt werden und der Zugang einfach über das Smartphone erfolgt.
4. Technologie der Gesichtserkennung für den Event-Zugang
Einführung in die Gesichtserkennung für Veranstaltungen
Bestimmt kennst du diese Technologie von der elektronischen Passkontrolle am Flughafen: Teilnehmende werden durch biometrische Merkmale identifiziert. So können hohe Sicherheitsstandards erfüllt werden.
Die Technologie ist aktuell noch nicht ganz so verbreitet wie der QR-Code, wird aber aber auch weltweit immer häufiger eingesetzt – insbesondere bei Grossveranstaltungen, bei denen ein schnelles Einchecken und hohe Sicherheitsstandards erforderlich sind.
Datenschutz und Sicherheitsbedenken
Hier gerät die Datensicherheit jedoch zur Herausforderung – und deine Datenschutz-Abteilung wird ins Schwitzen geraten, denn natürlich muss die DSGVO auch hier eingehalten werden.
Und: Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung biometrischer Daten ist besonders sensibel und muss strengen Vorschriften entsprechen.
Veranstaltende müssen transparent kommunizieren, wie und wofür die Daten verwendet werden.
Beispiele für die Anwendung auf großen Events
Unternehmen wie Microsoft nutzen Gesichtserkennung auf internen Konferenzen, um den Check-in-Prozess zu optimieren. Europäische Event-Organisierende sind aktuell noch etwas zurückhaltender aufgrund der Datenschutz-Problematik.
Echtzeit-Datenanalyse und ihre Bedeutung für den Check-in-Prozess
Wie Datenanalyse den Eventablauf optimiert
Die Verpflegung wird knapp? Oder es versuchen zu viele Besucher über einen bestimmten Eingang ins Gebäude zu gelangen?
Echtzeit-Daten sind heutzutage essentiell bei Grossveranstaltungen, denn sie stellen nicht bloss sicher, dass jeder etwas zu essen und zu trinken hat – sie regeln die Ströme der Besuchenden, sodass du als Veranstalter sofort reagieren kann mit Durchsagen und Helfenden an kritischen Punkten.
Sie tragen so entscheidend zur erhöhten Sicherheit bei grösseren Events bei.
Das Orga-Team vor Ort kann so Teilnehmerzahlen live überwachen, Trends analysieren und Entscheidungen während des Events anpassen.
Verbesserung der Teilnehmererfahrung durch datengesteuerte Entscheidungen
Auch durch die Auswertung von Check-in-Daten nach Ende deiner Veranstaltung können zukünftige Events gezielt optimiert werden, was zu höherer Zufriedenheit führt.
Wenn beispielsweise festgestellt wird, dass die Mehrheit der Besuchenden den Check-in in der ersten Stunde nach Eventbeginn bevorzugt, können Organisatoren im nächsten Jahr mehr Ressourcen in dieser Zeit einplanen. So werden wieder Wartezeiten minimiert und der Service optimiert.
Darüber hinaus ermöglichen diese datengestützten Erkenntnisse die Personalisierung der Veranstaltung.
Mit detaillierten Informationen zu den Interessen und dem Verhalten der Gäste können Eventplaner massgeschneiderte Angebote und gezielte Interaktionen schaffen, die die Teilnehmerbindung und -zufriedenheit erhöhen.
Hierfür sind Eventplanungstools wie evenito eine optimale Unterstützung.
Fazit
Moderne Technologien wie Selbstbedienungskioske, QR-Codes oder Gesichtserkennung revolutionieren den Event-Check-in.
Sie sparen Zeit, verbessern die Organisation und sorgen für ein nahtloses Erlebnis – ein klarer Gewinn für Teilnehmende und Veranstalter gleichermassen.
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