Effizienz im Eventmanagement ist in der heutigen Zeit von entscheidender Bedeutung. Die Organisation von B2B-Veranstaltungen wird immer komplexer, unter anderem aufgrund neuer Möglichkeiten durch die Digitalisierung und gestiegene Ansprüche von Teilnehmenden. Nur eine effiziente Organisation und Durchführung deiner Events stellt sicher, dass du das bestmögliche Event für deine Besucherinnen und Besucher bietest.
Dass die Organisation von Events eine arbeitsintensive Angelegenheit ist, merkst du spätestens dann, wenn du deine erste eigene Veranstaltung auf die Beine stellst: Zahlreiche kleinere und grössere Aufgaben stehen an, bevor die ersten Besucher am Veranstaltungstag begrüsst werden können. Während des Events gibt es ebenfalls viele To-Dos zu erledigen und auch die Nachbereitung kann sehr arbeitsintensiv sein.
Wäre es da nicht super, wenn dir jemand unter die Arme greift und dir einen grossen Teil der Aufgaben abnimmt?
Genau das geht: Mit der richtigen Eventmanagement-Software!
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du mit dem Einsatz einer Eventmanagement-Software zeitaufwendige Aufgaben bei der Planung und Durchführung deiner Veranstaltung automatisierst und dir somit dutzende oder sogar hunderte Stunden an Arbeit sparst (und das pro Event).
Los geht’s: Bringen wir mehr Effizienz in dein Eventmanagement!
Eine Eventmanagement-Software unterstützt dich bei einer Vielzahl von Aufgaben, die bei der Organisation und Durchführung einer B2B-Veranstaltung anfallen:
Durch die stark gesteigerte Effizienz, die aufgrund der Nutzung eines solchen Programmes entsteht, sparst du dir jede Menge Arbeit und unnötigen Stress. Gleichzeitig kannst du bei kurzfristig entstehenden Herausforderungen schneller reagieren, denn viele Aufgaben, die bisher nach deiner Aufmerksamkeit verlangten, sind jetzt automatisiert.
Und nicht nur das: Du hast jetzt ausserdem viel mehr Zeit, um dich auf die kreativen Aspekte bei der Veranstaltungsplanung zu konzentrieren. Und genau die sind es doch, die bei der Arbeit als Eventmanagerin oder Eventmanager besonders viel Spass machen!
Weiterhin im Mittelpunkt stehen bei der Organisation und Durchführung eines B2B-Events natürlich die Bedürfnisse der Teilnehmenden. Eine Eventmanagement-Software sorgt dafür, dass Teilnehmende ein hochwertiges Event geboten bekommen, da die Qualität der Veranstaltung durch die grössere Effizienz in Organisation und Durchführung weiter ansteigt. Besuchende werden daher auch mit einer höheren Wahrscheinlichkeit ein Ticket für Folgeveranstaltungen kaufen, was generell zu höheren Besucherzahlen führt.
Schauen wir uns im Detail an, wie durch den Einsatz der richtigen Software die Effizienz im Eventmanagement steigt.
Eine Eventmanagement-Software automatisiert zu einem grossen Teil eine der wichtigsten Aufgaben bei der Organisation eines B2B-Events: den Registrierungsprozess für neue Teilnehmende.
Der grosse Vorteile einer Eventmanagement-Software ist hierbei, dass Website, Registrierungsformular und E-Mail-Programm Bestandteil der gleichen Software-Suite sind und daher ohne Probleme und mit hoher Effizienz miteinander integriert werden können.
Einmal im System registrierte Teilnehmende können dann einfach per E-Mails kontaktiert und so beispielsweise über Veranstaltungsänderungen informiert werden. Damit ist sichergestellt, dass Teilnehmende stets auf dem Laufenden bezüglich aller aktuellen Event-Entwicklungen sind. Ausserdem ist jede E-Mail ein zusätzlicher Touchpoint, der Möglichkeiten zur Interaktion bietet und somit auch für die Markenbildung eine wichtige Rolle spielt.
Die Datenerhebung über das Registrierungsformular ermöglicht im nächsten Schritt eine Personalisierung der weiteren Kommunikation mit registrierten Teilnehmenden. Die hierbei erhobenen Daten werden in der Eventmanagement-Software gespeichert und können für die folgende Kommunikation verwendet werden.
Ein einfaches Beispiel hierfür ist die direkte Ansprache von registrierten Usern durch Nutzung ihres Namens in der Betreffzeile einer E-Mail. Eine solche mit wenig Arbeitsaufwand umsetzbare Massnahme führt bereits zu messbar höheren Öffnungsraten.
Die Gesamtgruppe an Teilnehmenden lässt sich ausserdem in einzelne Untersegmente aufteilen, zum Beispiel auf Basis ihrer Interessen. Denkbar ist unter anderem, dass User bei der Registrierung nach den Themen gefragt werden, die sie auf der Veranstaltung besonders interessieren. Nachrichten, die sich mit diesen Themen befassen, können dann ganz einfach nur an das passende Untersegment gesendet werden.
Natürlich ist eine wirksame Personalisierung zumindest teilweise auch ohne die Nutzung einer passenden Eventmanagement-Software möglich, allerdings geht das mit einem erheblichen Arbeitsaufwand einher. Diesen kannst du dir ganz einfach sparen, indem du auf effiziente Software zurückgreifst.
Die Personalisierung in der Kommunikation ist theoretisch nur durch die vorhandenen Daten begrenzt. Auch eine Hyperpersonalisierung, bei der du umfangreich auf individuelle Aspekte aller Teilnehmenden eingehst, ist möglich. Allerdings solltest du bei der Datenerhebung, zum Beispiel über das Registrierungsformular, sparsam vorgehen: Lange Formulare mit vielen Datenfeldern führen tendenziell dazu, dass sich weniger Teilnehmende registrieren.
Selbst für kleinere und mittelgrosse Events ist es notwendig, einen umfassenden Finanzplan aufzustellen. So stellst du sicher, dass die Veranstaltung innerhalb des veranschlagten Budgets bleibt, die Liquidität zu jeder Zeit gegeben ist und die finanziellen Ziele erreicht werden.
Eine Eventmanagement-Software unterstützt dich bei der effizienten Erstellung eines Finanzplans und verschafft dir stets eine schnelle Übersicht über alle finanziellen Aspekte bei der Planung und Durchführung von B2B-Events. Somit ist es auch einfacher möglich, Kostentreiber zu identifizieren und im vereinbarten Budget zu bleiben.
Mit der richtigen Software lassen sich alle Einnahmen und Ausgaben schnell und übersichtlich verbuchen. Die manuelle und fehleranfällige Erstellung von Finanzübersichten, zum Beispiel in einem Tabellenkalkulationsprogramm, entfällt.
Eine Eventmanagement-Software ist die perfekte Grundlage für eine effiziente Teilnehmernachverfolgung auf einem Event. Besonders relevant wird dies bei der Umsetzung eines Live-Trackings von Teilnehmenden, welches ohne passende Eventmanagement-Software nur auf manuelle und sehr arbeitsintensive Weise durchgeführt werden kann.
Das Feedback von Teilnehmenden ist eine wertvolle Quelle, um bei B2B-Events Optimierungspotentiale für zukünftige Veranstaltungen zu identifizieren. Durch die Sammlung von Feedback nach Ende eines Events können organisatorische Schwachstellen oder Lücken in der Programmplanung erkannt und behoben werden.
Achtung: Auch wenn Feedback der Teilnehmenden eine sehr wichtige Quelle für Verbesserungsvorschläge ist, sollte der Fragebogen nicht zu lang sein. Zu viele Fragen, vor allem Fragen ohne vorgebebene Antwortmöglichkeiten, führen dazu, dass viele User abspringen, ohne den Fragebogen vollständig ausgefüllt zu haben.
Eine moderne Eventmanagement-Software ermöglicht dir nicht nur, Daten zu einer Veranstaltung und zu den Besuchenden effizient zu erheben, sondern diese auch mit wenigen Klicks auszuwerten. Durch leistungsstarke Analysefunktionen erhältst du damit umfassende Einblicke in das Verhalten und die Wünsche der Teilnehmenden. Dies ermöglicht dir zum Beispiel, in der Zukunft liegende Veranstaltungen zu optimieren und noch mehr auf die Bedürfnisse deines Zielpublikums hin abzustimmen.
Ganz konkret gibt dir eine Eventmanagement-Software die Möglichkeit, die von dir definierten KPIs (Key Performance Indicators) strukturiert zu messen und auszuwerten.
Zu den relevantesten KPIs, die bei der Erfolgsmessung von B2B-Events zum Einsatz kommen, zählen:
Eine umfassende datengestützte Auswertung dieser KPIs wird erst durch die Verwendung einer Eventmanagement-Software mit entsprechendem Funktionsumfang möglich. Die Auswertung grosser Datenmengen gelingt dabei automatisch oder mit wenigen Mausklicks. Eine übersichtliche Darstellung der Daten, zum Beispiel in Tabellen und Graphen, sorgt für eine noch leichtere Erfassung und Entscheidungsfindung.
Durch den Einsatz einer Eventmanagement-Software erledigst du zahlreiche standardisierte Aufgaben wesentlich effizienter oder kannst sie sogar vollständig automatisieren. In der gewonnen freien Zeit hast du jetzt die Möglichkeit, dich viel ausführlicher den kreativen Aspekten einer Veranstaltung zu widmen, also all den Aufgaben, die nicht automatisiert werden können, zum Beispiel:
Welche Speaker stossen bei unserem Zielpublikum auf das grösste Interesse?
Welcher Veranstaltungsort ist optimal für unser B2B-Event geeignet?
Wie viele Teilnehmende sollten idealerweise vor Ort sein, damit unsere Veranstaltung das beste Erlebnis bietet?
Gleichzeitig unterstützt dich eine Eventmanagement-Software auch bei der Erledigung von kreativen Aufgaben für die Organisation deines B2B-Events, sei es bei der Erstellung einer perfekt designten Website oder dem Schreiben einer E-Mail mit einer hohen Conversion-Rate.
Es zeigt sich also: Viele Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung von B2B-Events können mit Hilfe einer Eventmanagement-Software entweder automatisiert oder wesentlich effizienter durchgeführt werden. Dazu gehören auch komplexe Tasks, wie beispielsweise die Erstellung eines Registrierungsprozesses.
Durch den Einsatz einer Eventmanagement-Software steigt die Qualität deiner Veranstaltung, denn Aufgaben werden nicht nur effizienter und schneller, sondern auch mit einer wesentlich geringeren Fehleranfälligkeit durchgeführt.
Ausserdem hast du so mehr Zeit für kreativen Aufgaben wie die Auswahl der Speaker oder des Veranstaltungsortes. Und genau das sind die Dinge, die dein Event zu einem einzigartigen Erlebnis für alle Teilnehmenden machen.
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