Am heutigen hart umkämpften Markt ist die Bereitstellung personalisierter Erlebnisse nicht mehr „nice to have“, sondern ein Muss. In einer zunehmend digitalen Umgebung gewinnen persönliche Verbindungen immer mehr an Bedeutung. Der Überfluss an Content von sozialen Medien, E-Mail Marketing und Werbung löst einen steigenden Bedarf an Personalisierung und authentischen Beziehungen aus. Wir zeigen dir, wie du authentische Wege findest deine Event Kommunikation zu personalisieren.
Nachdem wir uns mit der Analyse der Daten, welche du für die Personalisierung deiner Events brauchst, beschäftigt haben (letzter Blogpost “Welche Daten brauchst du für die Personalisierung deiner Events?”), gehen wir jetzt zum kreativen Teil über. Die Personalisierung eines Eventerlebnisses ist während des gesamten Veranstaltungs-Zyklus anzuwenden. Dies können grössere Momente wie eine Keynote, aber auch eher kleinere wie die Kommunikation anhand der Einladung oder Bestätigungs-E-Mail sein. Wichtig ist dabei, jeden einzelnen Moment auf der Reise zu beachten und diese einzigartig und wirkungsvoll zu gestalten.
Das Ziel der Event Personalisierung ist es, kuratierte, ansprechende und individualisierte Eventerlebnisse zu bieten, die eine von dir bestimmte Zielgruppe ansprechen. Fangen wir an mit dem ersten von vier Schritten!
Das Timing deiner Nachrichten und Informationen ist wichtig, um deine Zielgruppe vor, während und nach einer Veranstaltung einzubeziehen. Personalisierte E-Mails führen zudem zu höheren Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten, als Nachrichten ohne individualisierte Inhalte. Denn durch die Personalisierung fühlen sich die Empfänger bzw. die Zielgruppen individuell angesprochen und erhalten die Informationen, die für sie wirklich relevant und von Interesse sind.
Personalisierte E-Mail Kommunikation
Ein E-Mail-Editor lässt dich die richtigen Personen mit der richtigen Botschaft gezielt ansprechen. Anhand von Platzhaltern können Gäste- bzw. Kunden-Informationen in die Event-Kommunikation eingefügt werden, so wird das Email pro Gast noch personalisierter. Zudem kann der Nutzer seine eigenen E-Mail-Vorlagen erstellen und diese über mehrere Events hinweg wiederverwenden. Die Möglichkeiten - von personalisierten Inhalten, dynamischen Platzhaltern bis hin zu intelligenten Registrierungslinks - sind endlos. Vorlagen, zeitlich terminierte E-Mails und die Möglichkeit, E-Mails nach Ansprache, Unternehmen oder anderen Personalisierungs-Tags zu ordnen, lassen die Öffnungs- und Klickraten deiner Kommunikations- und Marketing-Massnahmen erhöhen.
Event Website
Halte deine Gäste mit Event-Content auf deiner Event Website auf dem Laufenden. Mithilfe des Website-Tools und der Gestaltung einer Landingpage in deinem Design, schaffst du ein einheitliches Markenerlebnis. evenito gibt dir die Möglichkeit, jedem deiner Gäste einen individuellen Link zur Event-Website zu geben, worauf nur die für den Gast bzw. die Zielgruppe entsprechend bedeutsamen Daten und Informationen ersichtlich sind:
Stell dir einen Registrierungsprozess vor, indem jeder Teilnehmer den passenden Ticket-Typ, Preise und persönliche Informationen bereits vor der Veranstaltung erhält. Dies ermöglicht nicht nur ein hindernisfreies und schnelles Registrieren sondern auch einen benutzerfreundlichen Ablauf des gesamten Prozesses. Dieses Mass an Personalisierung ist für jeden Veranstalter machbar!
Beispiele für individuelle und personalisierte Ticket- und Registrierungstypen sind z.B. VIPs oder Sponsoren. So kannst du die Registrierung auf die Art des Kunden optimal abstimmen und dabei individuelle Fragen und Informationen hinzufügen.
Wie erstellst du einen personalisierten Registrierungsablauf?
Stelle bei der Anmeldung im Registrierungsformular bedingte Fragen, um an individuelle Informationen des Gastes zu gelangen. Mit den entsprechenden Antworten lässt sich so ein individualisierter Pfad erstellen. So erfasst du zugleich auch noch zusätzliche wertvolle Daten und Inhalte.
Beispiele:
Natürlich kannst du die Gelegenheit auch dazu nutzen, Fragen zu Essen, Workshop-Themen oder Aktivitäten-Präferenzen zu sammeln, die auch bei künftigen Events hilfreich sein können.
Individueller Registrierungsprozess
Definiere bei der Planung deines Events verschiedene Gästekategorien (z.B. VIP, Mitarbeiter) und stimme die Registrierung perfekt darauf ab. Füge kategoriespezifische Fragen und ein individuelles Begleitungsmanagement hinzu und erstelle dynamische Anmeldeprozesse. Das Anmeldeformular kann in deine bereits bestehende Firmenwebsite oder Event Website eingebettet werden.
Nimm zudem die Ticketgestaltung selbst in die Hand und erstelle beliebig viele Tickettypen. Diese Typen können sich individuell im Preis und der minimalen/maximalen Anzahl verfügbarer Tickets unterscheiden. Zudem kann definiert werden, für welche Gästekategorie das Ticket ersichtlich ist. Verleihe ihnen dein gewünschtes Look & Feel und personalisiere sie mit individuellen Teilnehmerdaten und QR-Codes, welche für den Check-in genutzt werden können.
Ein wichtiger Moment im gesamten Event-Zyklus ist die Ankunft der Teilnehmer am Veranstaltungsort. Ein nahtloses Check-in, ein Badge im Design des Veranstalters und der stressfreie Einlass zum Event, sorgt für einen durchaus positiven Start deiner Veranstaltung. Zu diesem Zeitpunkt sollte der Veranstalter über genügend Informationen des Gastes verfügen, um ihn beim Einlass beim Namen zu nennen, die Begleitperson(en) und ggf. einige Vorlieben und Präferenzen kennen.
Check-in App & Badge Druck
Begeistere deine Kunden mit einem 3-sekündigen Check-in Prozess mithilfe eines digitalen Check-ins. Verabschiede dich von papierbasierten Eintrittskontrollen und verkürze die Wartezeiten. Badges bzw. Labels können individuell gestaltet werden und direkt beim Check-in über Airprint gedruckt werden. Dabei kannst du Platzhalter für dynamische Inhalte aus deiner evenito-Gästeliste hinzufügen. Automatisiere so den Druckvorgang von Namensschildern und individualisiere diese für jeden Gast.
Mithilfe des Gästemanagements und den Antworten auf die Fragen im Anmeldeprozess, kannst du zudem den Gast (und ggf. seine Begleitung) bereits beim Einlass persönlich begrüssen und bedienen.
Mit Fotos hält man unvergessliche Erlebnisse nachhaltig fest. Das Teilen von Impressionen und Standorten über Social Media ist heutzutage gang und gäbe und für jeden Eventveranstalter gratis Werbung. So sollten die Besucher möglichst zeitnah die Fotos des Events, auf welchen sie zu sehen sind, kommuniziert werden.
evenito’s Fotoverwaltungs-Tool
Mit dem einzigartigen Event-Foto-Management-Tool wird das Teilen und Veröffentlichen von Bildern zum Kinderspiel. Mit der Möglichkeit der Foto-Tags, lassen sich vom Event Fotografen die Bilder noch an der Veranstaltung mit einem Tag markieren. Mithilfe der Tagging-App werden Personen auf den Fotos markiert, aber auch Workshops oder individuelle Kriterien.
Auch hier gibt es etliche Möglichkeiten, dem Gast ein einzigartiges Erlebnis zu bieten:
Personalisierte Inhalte und Massnahmen erhöhen die Besucherqualität, verbessern das Return on Investment (kurz ROI, auch Kapitalrendite), reduzieren die No-Show-Rate und steigern die Anteilnahme der Besucher. Personalisierung kann aktiv zur Erreichung dieser Ziele beitragen und sollte vor, während und nach dem Event grosse Aufmerksamkeit geschenkt werden. evenito führt dich Schritt für Schritt durch die gesamte Organisation, Aufbereitung, Umsetzung, aber auch Nachbearbeitung. Lass dich begleiten und deine Gäste begeistern!
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