Wir zeigen dir mit diesem Leitfaden auf, wie und wann du an die nötigen Daten zur Personalisierung deiner Events gelangst und so an persönlicher Verbindung zu deinen Gästen gewinnen kannst. Das beinhaltet die Erfassung deiner Veranstaltungsdaten vor, während und nach deinen Veranstaltungen.
Veranstaltungen gelten als einer der effektivsten Marketing-Kanäle. Mit dem zunehmenden Trend von Investitionen in Veranstaltungen, wird die Notwendigkeit, ein nahtloses, personalisiertes Event-Erlebnis zu schaffen, immer wichtiger. Personalisierungs-Massnahmen können wichtige Event-Ziele wie die Umsatzsteigerung oder die Aufrechterhaltung von Kundenbeziehungen beschleunigen.
“Die Personalisierung von Events umfasst alle Strategien und Taktiken, mit welchen du deine Veranstaltungen, die Reichweite, den Inhalt und die Massnahmen auf die Bedürfnisse deines Zielpublikums zuschneiden kannst.”
Dateninformationen ermöglichen dir eine gezieltere Herangehensweise an deine Veranstaltungen. Durch die Erfassung relevanter Daten auf der Grundlage deiner Zielpersonen oder -organisationen, ist dein Team in bester Lage, Erlebnisse buchstäblich masszuschneidern, ansprechende Inhalte und unvergessliche Momente zu schaffen. Dies reicht von der Kommunikation bis hin zu Marketing-Massnahmen.
Daten kann man in jeglichen Stadien einer Veranstaltung sammeln. Angefangen bei der Registrierung, während dem Event selbst bis hin zu Follow-Up Massnahmen:
Ein guter Ort, um mit dem Sammeln der Daten bereits vor der Veranstaltung zu starten, ist mit einer Online Event Management Software. Zu den wertvollsten Daten und Informationen, die du aus früheren Veranstaltungen gewinnen kannst, gehören:
Daten sind nur dann so mächtig, wenn du und dein Team bzw. Unternehmen auch darauf zugreifen bzw. sie verwalten und bearbeiten könnt (optimal über eine Online Software - überall und jederzeit Zugriff auf sämtliche Informationen). Wichtig ist, dass du proaktiv handeln kannst und weisst, wer zu den Veranstaltungen gekommen ist, wer zufrieden war und wer nicht, und daraus lernen kannst. So dich und deine Events in Zukunft stets verbessern kannst und es dir nebenbei die künftige Kommunikation und Planung vereinfacht.
Gästemanagement Tool
Nutze Gästeinformationen von vergangenen Events, verwalte diese und behalte die vollständige Kontrolle über deine Gästeliste. Importiere Kontakte indem du diese anhand einer simplen Excel-Datei oder über das CRM-Tool bzw. die Event Management Software importierst. Verschaffe dir Zugang zu historischen Informationen über deine Kunden bzw. Kontakte von vergangenen Events. Überprüfe, welche Veranstaltungen sie bereits besucht haben, teile sie in entsprechende Kategorien (z.B. VIP, Mitarbeiter) ein und spreche sie mit einer individualisierten Kommunikation an. So setzt du in der Software personalisierte Anmeldemasken auf, wobei sich pro Kategorie unterschiedliche Teilnehmerinformationen abfragen lassen. In der Agenda kannst du zudem Programmpunkte erstellen, die pro Teilnehmer-Gruppe personalisiert dargestellt werden.
Begleitungsmanagement
Auch Begleitpersonen sind von der Individualisierung nicht ausgeschlossen. Egal ob du ihren Namen, das Unternehmen in dem sie arbeiten, spezielle Ernährungsbedürfnisse, Workshop-Wahl oder gar nichts wissen möchtest, die Möglichkeiten mit der Software sind endlos. Ermögliche es deinen Kunden, ihr ‘Plus eins’ selbst auszuwählen und sorge damit an deinem Event für hohe Präsenz und eine nachhaltig positive Wirkung.
Auch während dem Event, kann ein Blick in die Event Management Software durchaus einige Informationen liefern, an welche man sonst nicht ganz so einfach gelangt. Zu den Daten gehören unter anderem die folgenden Gästeaktivitäten:
Echtzeit Event Dashboard
Überwache die Event-Performance digital und in Echtzeit in der Software - während des gesamten Event-Zyklus. Verfolge die Aktivitäten während des gesamten Event-Zyklus, vom Öffnen der Einladungs-E-Mails, über die Registrierung, bis zum Check-in.
Sobald dein Event vorüber ist, sollte unbedingt quantitatives & qualitatives Feedback durch Umfragen und individuelle Follow-Up Massnahmen stattfinden. Dabei kannst du den Teilnehmern bzw. Kunden detaillierte Fragen stellen und erhältst ganz persönliche Antworten.
Event Feedback
Hör auf deine Gäste und erfahre durch Umfragen und Feedback mehr über deine Teilnehmer. Bereite das Feedbackformular bereits vor dem Event vor, damit du dieses gleich nach dem Event aktiv schalten bzw. in der Software terminieren kannst. Bereits während dem Event kannst du die Meinung deiner Gäste über ein Live-Umfrage abholen. Die wertvollen Meinungen der Teilnehmer zu Vorträgen, Referenten und vielem mehr helfen dir dabei, das Gelernte festzuhalten, deine Events kontinuierlich zu verbessern und dich künftig bei der Planung zu unterstützen.
Eine weitere wichtige Komponente der Daten nach dem Event ist die Ermittlung des Return on Investment (kurz ROI, auch Kapitalrendite) der Veranstaltung. Ein Reporting, was dir Einblick in die durch die Veranstaltung generierten Einnahmen gibt, ist dabei von entscheidender Bedeutung. Eine All-in-One Online Event Management Software kann dir dabei eine ganzheitliche Ansicht der Registrierungen, Ticketverkäufe und des Engagements der Teilnehmer liefern.
Event Statistiken
Die Statistiken rund um deine Veranstaltung kannst du live während dem Event einsehen. Triff dank den Erkenntnissen aus evenito’s Event Statistik und der Auswertung des gewonnenen Kunden- bzw. Teilnehmerfeedbacks fundierte Entscheidungen für die Planung deiner nächsten Veranstaltung. Diese Erkenntnisse liefern dir zudem wichtige Daten für künftige Kommunikation und das Marketing. Exportiere detaillierte Berichte und analysiere auf einfache Weise die Ergebnisse von ereignisübergreifenden Umfragen.
Daten sind der Startpunkt für jede erfolgreiche Personalisierung. Dafür braucht es sauber aufgesetzte Prozesse und entsprechende Tools, welche diese unterstützen. Nur dann kann man die relevanten Daten erfolgreich nutzen und für ein innovatives Eventerlebnis sorgen.
Folgende Punkte solltest du im Hinterkopf behalten:
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