Erfolgreiche Sponsorenakquise in der Eventplanung und -organisation

Die Akquirierung von Sponsoren ist ein wichtiger Schritt, um deine Veranstaltung zum Erfolg zu führen, denn Sponsoren unterstützen dich finanziell und auf andere Weise bei der Durchführung deines B2B-Events.

Lies hier, wie du erfolgreich Sponsorenakquise für deine Veranstaltung betreibst.

Vorbereitung auf die Sponsorenakquise

Analyse der Zielgruppe

Eine gründliche Analyse deiner Zielgruppe ist der erste Schritt, um passende Sponsoren für dein Event zu finden.

Der Grund dafür ist einfach: Sponsoren wollen auf Events in Erscheinung treten, die ihre eigene Zielgruppe ansprechen.

Zu den Bestandteilen einer Zielgruppenanalyse gehören unter anderem:

• demografische Merkmale
• professionelle Interessen, zum Beispiel das Interesse an einer bestimmten Kundengruppe
• Verhalten

Erstellung eines Sponsoring-Konzepts

Hier geht es vor allem darum, klare Ziele für das Sponsoring festzulegen: Auf welche Weise möchtest du von deinen Partnern unterstützt werden?Sponsoren können dich auf verschiedene Wege unterstützen:

• direkte finanzielle Zuwendungen
• Sachleistungen, zum Beispiel Bereitstellung einer Event-Location
• Dienstleistungen, zum Beispiel über Posts auf den eigenen Profilen in den sozialen Netzwerken

Im nächsten Schritt gilt es, ein attraktives Angebot für die Sponsoren zu entwickeln.Deine Partner profitieren von deinem Event unter anderem durch:

• erhöhte Sichtbarkeit, zum Beispiel durch prominent platzierte Logos
• Kontakt zur Zielgruppe, zum Beispiel durch einen Event-Stand
• erhöhte Reichweite über deine Accounts in den sozialen Netzwerken

Zusammenstellung von Sponsoring-Unterlagen

Professionelle Präsentationen und Broschüren sind ein wichtiges Tool, um potenzielle Sponsoren zu überzeugen. Hierbei geht es nicht nur um eine hochwertige grafische Gestaltung, sondern auch um den Inhalt: Stell sicher, dass alle wichtigen Leistungskennzahlen deines Events für deine potenziellen Partner auf einen Blick erkennbar sind.

Wichtige Leistungskennzahlen deines B2B-Events sind unter anderem:

• Besuchende
• Reichweite in den sozialen Netzwerken
• Referierende und Diskutierende

Im besten Fall ergänzt du die Sponsoren-Unterlagen mit Erfolgsbeispielen von Partnerschaften vergangener Events.

Strategien für eine erfolgreiche Sponsorenakquise

Recherche und Identifizierung potenzieller Sponsoren

Passende Sponsoren für dein Event findest du über verschiedene Datenbanken und Netzwerke. Nutze zum Beispiel Branchenverzeichnisse, um dir einen schnellen Überblick über mögliche Partner zu verschaffen.

Ob ein Unternehmen als Sponsor in Frage kommt, ergibt sich unter anderem aus deiner Zielgruppenanalyse und deinem Sponsoring-Konzept. Weiterhin wichtig ist es, die aktuellen Sponsoring-Strategien relevanter Unternehmen zu analysieren. So findest du heraus, ob ein möglicher Partner durch ein Sponsoring deines B2B-Events seine eigenen Ziele erreichen kann.

Auch auf LinkedIn kannst du auf die Suche nach Sponsoren für dein B2B-Event gehen. Ein grosser Vorteil hierbei: Du findest besonders schnell Kontakt zu relevanten Personen.

Ansprache und Kommunikation

Bereits die erste Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Sponsor sollte deutlich machen, dass du die Sponsoring-Strategie deines Gegenübers kennst. Geh daher auf die Ziele deines Gegenübers ein und verdeutliche, warum er oder sie diese durch die Unterstützung deines Events erreichen kann.

Eine detailliertes Präsentation deines Sponsoring-Angebots ist ebenfalls wichtig. Damit du möglichst vielen Sponsoren ein passendes Angebot unterbreiten kannst, stellst du am besten Sponsoren-Pakete in verschiedenen Grössen zusammen.

Verhandlungen und Vertragsabschlüsse

Bereite dich umfangreich auf mögliche Fragen vor. Mach dir ausserdem klar, in welchen Bereichen auf deiner Seite Verhandlungsspielraum besteht, und welche Punkte nicht verhandelbar sind.

Am Ende der Verhandlungen steht der Abschluss eines Sponsoren-Vertrages. Der Vertrag sollte alle wichtigen Aspekte der Partnerschaft abdecken, einschliesslich der Leistungen des Sponsors, die Zahlungsmodalitäten und die Dauer des Sponsorings.

Event-Partnerschaften effektiv nutzen

Integration der Sponsoren ins Event

Du kannst Sponsoren auf unterschiedliche Weise in dein Event integrieren, zum Beispiel durch eine prominente Logoplatzierung auf der Event-Website oder in Werbematerialien.

Eine weitere beliebte Option sind Sponsorenstände und Präsentationsmöglichkeiten, damit deine Partner direkt mit der Zielgruppe interagieren können.

Betreuung und Kommunikation

Stell sicher, dass du im regelmässigem Austausch mit deinen Partnern bist. Updates in der Eventplanung sorgen dafür, dass du die Wünsche deines Sponsors frühzeitig erkennen und umsetzen kannst.

Während des Events ist eine persönliche Betreuung des Sponsors durch das Organisationsteam angebracht.

Bitte deinen Sponsor nach dem Event um Feedback, um die Zusammenarbeit zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Herausforderungen und Lösungen bei der Sponsorenakquise

Häufige Hindernisse

Die Suche nach Sponsoren für ein B2B-Event ist nicht immer einfach. Häufig stehen dafür nur ein stark begrenztes Budget und wenig Zeit zur Verfügung.

Ausserdem schläft auch die Konkurrenz nicht: Viele andere Events sind ebenfalls auf der Suche nach finanzstarken Partnern.

Umso wichtiger ist es, dass du möglichst effizient und mit der richtigen Strategie an die Sponsorensuche für deine Veranstaltung gehst.

Praktische Tipps und Best Practices

Bei der Suche nach Sponsoren für dein Event kannst du beispielsweise auf die Unterstützung von professionellen Agenturen setzen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, durch die Nutzung von Event-Management-Tools die richtige Struktur in deine Sponsorenakquise zu bringen, um deine begrenzten Ressourcen optimal zu nutzen.

Wie das geht? Zum Beispiel mit evenito.