Von Zürich bis Bangkok: Erfolgreiches internationales Eventmanagement

Als Eventmanager:in fühlt man sich zeitweise wie ein:e Marionettenspielende. Der Grund: Es liegen zahlreiche Fänden in Deinen Händen und Du hast die Aufgabe, alle pünktlich und korrekt zu ziehen. Was aber, wenn Dein Event, für das Du all diese Fäden in den Händen hältst, im Ausland stattfindet?

Plötzlich kommen andere Gesetzesvorgaben, vielleicht eine vollkommen andere Sprache und Kultur auf Dich zu. Du musst Dich auf unbekanntem Terrain zurechtfinden und alles fristgerecht und erfolgreich managen.

In diesem Blogbeitrag werfen wir daher einen Blick auf das Eventmanagement internationaler Veranstaltungen. Du erhältst Einblick in wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt und wir geben Dir praktische Tipps, wie Dein internationales Event zum Erfolg wird.

Veranstaltungsmanagement für internationale Events

Planung und Organisation

Teilnehmermanagement, Zeitpläne, Logistik, technische Anforderungen und vieles mehr. Eventmanagement ist ein Vorhaben, das verschiedensten Aufgaben und Zuständigkeiten vereint. Ein strukturierter Planungsprozess und ein gut koordiniertes Team sind also unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Events reibungslos ablaufen.

Findet die Veranstaltung im Ausland statt, ergeben sich zusätzliche Fragestellungen und Dinge, auf die es zu achten gilt.

Eine der ersten Frage ist sicherlich, welcher Veranstaltungsort ist für mein Event geeignet? Je nachdem in welchem Land Dein Event stattfinden soll, kennst Du Dich eventuell gar nicht aus.

Bis Du Dich in einem fremden Land etabliert hast, können Partner:innen und Kontakte vor Ort ein wichtiges Hilfsmittel für Dein Eventmanagement sein. Wo gibt es die besten Locations, welche Verkehrsanbindung hat der Veranstaltungsort, welche Dienstleistungsfirma für Caterings und Eventtechnik haben sich bereits bewährt? Bei diesen und weitere wichtige Fragen können ortskundige Partner:innen weiterhelfen.

Risikomanagement und Sicherheitsaspekte

Unruhen, Krisen und Anschläge haben die Themen Sicherheit und Risikomanagement zu zentralen Bestandteilen des Veranstaltungsmanagements gemacht. Man denke an die Loveparade 2010 in Duisburg, Deutschland. Hier hat das Sicherheitskonzept komplett versagt, mit verheerenden Folgen.

Die unterschiedlichen Vorkommnisse haben dazu geführt, dass die Sicherheitsstandards für Events stetig steigen. Gerade auf dem internationalen Parket ist es für Dich daher sehr wichtig, über alle sicherheitsrelevanten Anforderungen informiert zu sein und diese auch zu erfüllen. Lokale Sicherheitsbehörden sind für Dich die wichtige Anlaufstelle für fundierte Informationen. Bei ihnen sind in der Regel auch die Anmeldungen für Veranstaltungen vorzunehmen und Sicherheitsanalysen sowie -konzepte vorzulegen.

Informiere Dich daher gut über:

• Notfallpläne
• Sicherheitsvorkehrungen
• Versicherungen
• Notwendige Behördengänge und Anmeldungen

Budgetierung und Finanzierung

Eigentlich unterscheidet sich die Budgetierung eines internationalen Events in den groben Zügen fast gar nicht von einer Veranstaltung, die im Heimatland stattfindet. Es ist unerlässlich, eine genaue Budgetierung vorzunehmen und alle Kostenpunkte von der Location über die Technik bis hin zu Catering, Personal, Sponsoring, Ticketverkäufe und Fördermittel detailliert zu erfassen und zu kontrollieren.

Allerdings solltest Du ein flexibles Budget einplanen, das unerwartete Ausgaben berücksichtigt. Gerade für eine internationale Veranstaltung können Dich Kosten überraschen, die es in dieser Art in Deiner Heimat einfach nicht gibt. Etwa Ausgaben für Steuern, Gebühren, Genehmigungen oder Versicherungen.

Internationale Eventplanung

Wahl des Veranstaltungsortes

Mit der Wahl des richtigen Veranstaltungsortes steht und fällt der Erfolg Deines Events. Das ist für Dich mit Sicherheit nichts Neues. In Bezug auf internationale Veranstaltungen solltest Du jedoch noch einige Zusatzaspekte berücksichtigen.

• Der Ort sollte gut erreichbar sein und das nicht nur per Auto und Zug, sondern auch mit dem Flugzeug.
• In der näheren Umgebung sollte es sinnvollerweise ausreichend Kapazitäten und Auswahlmöglichkeiten an Unterkünften geben.
• Die Location sollte über ausreichende Kapazitäten verfügen, damit Du die spezifischen Sicherheitsstandards einhalten kannst.
• Die technischen Anforderungen nicht nur in Bezug auf die Eventtechnik, sondern auch auf die Sicherheit müssen erfüllt sein.

Kulturunterschiede und ihre Bedeutung

„Andere Länder, andere Sitten“ ein alter Spruch, der aber genau das trifft, was im Veranstaltungsmanagement für internationale Events auf Dich wartet.

Es ist wichtig, dass Du diese Unterschiede respektierst und in die Planung einbeziehst. Dies betrifft nicht nur sprachliche Barrieren, sondern auch verschiedene Geschäftsetiketten, Essgewohnheiten und religiöse Überzeugungen. Ein interkulturelles Verständnis und Sensibilität sind daher essenziell.

Rechts- und Regulierungsfragen

Rechte und Pflichten variieren je nach Land erheblich. Dazu gehören Visa-Bestimmungen, Steuergesetze, Arbeitsrecht und Vorschriften für öffentliche Versammlungen. Um rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es daher ratsam, die lokalen Gesetze sehr genau zu kennen. Du kannst Dir eine rechtliche Beratung im Zielland organisieren und eng mit den Behörden vor Ort zusammenarbeiten.

Technologieeinsatz bei internationalen Events

Bedeutung der Technologie für moderne Events

Spätestens seit den zahlreichen Lockdowns während der Corona-Pandemie haben Technologien in das Veranstaltungsmanagement Einzug gehalten. Inzwischen spielen digitale Veranstaltungs- und Konferenzplattformen eine zentrale Rolle bei der Durchführung moderner Events.

• Reine online oder hybride Events eignen sich für hervorragend für internationale Veranstaltungen. Nicht zuletzt mit Blick auf die Nachhaltigkeit.
• Darüber hinaus ermöglichen die modernen Technologien die Automatisierung von Prozessen, sie verbessern die Kommunikation und bieten innovative Wege zur Interaktion mit den Teilnehmenden.
• Von Registrierungsplattformen über Event-Apps bis hin zu Live-Streaming-Diensten – die richtige Technologie kann den Unterschied zwischen einem guten und einem grossartigen Event ausmachen.

Virtuelle und hybride Eventformate

Virtuelle und hybride Eventformate bieten maximale Flexibilität und erreichen ein breiteres Publikum. Virtuelle Events ermöglichen es den Teilnehmenden, unabhängig von ihrem Standort teilzunehmen, während hybride Events eine Kombination aus physischen und virtuellen Komponenten bieten. Diese Formate erfordern jedoch spezielle technische Lösungen und eine sorgfältige Planung. Nicht jede Online-Veranstaltungsplattform funktioniert in jedem Land. Das beginnt bereits bei Restriktionen bezüglich der Datensicherheit.

Für Dich als Eventmanager:in ist es daher sehr wichtig, die richtige Plattform auszuwählen. Im Vorfeld solltest Du zudem klären, wie gut die Netzabdeckung in Deinem Zielland ist, denn nur eine stabile Internetleitung ermöglicht es Deinen Teilnehmenden, das Event digital zu besuchen.

Innovative Technologien und ihre Anwendung

Hast Du schon mal über den Einsatz von Augmented Reality (AR), Virtual Reality (VR) und Künstliche Intelligenz (KI) für Dein Event nachgedacht? Wenn nicht, solltest Du diese innovativen Technologien in Dein Portfolio aufnehmen. Sie finden zunehmend Anwendung in der Eventbranche und bieten Deinem Publikum ein nie zuvor da gewesenes Eventerlebnis. Du hast zum Beispiel die Möglichkeit, ganze digitale Eventlocations zu kreieren, die Deine Teilnehmenden interaktiv erkunden können. Durch AR und VR taucht Dein Publikum förmlich in das Event ein. Der Einsatz solcher Technologien erfordert jedoch eine fundierte technische Expertise und eine sorgfältige Integration in das Eventkonzept.

Eventmarketing für internationale Veranstaltungen

Entwicklung einer Marketingstrategie

Eine gut durchdachte Marketingstrategie ist entscheidend für den Erfolg eines internationalen Events. Gerade für Veranstaltungen im Ausland ist die Planung der Inhalte und Plattformen von entscheidender Bedeutung. Denn was in Deinem Heimatland funktioniert, muss nicht zwingend im Ausland zum gewünschten Erfolg führen. Der Grund sind auch hier kulturelle Unterschiede und eine andere Erwartungshaltung.

Nutzung von Social Media und digitalen Plattformen

Weltweit nutzen über 4,9 Millionen Menschen Social Media Plattformen, daher lohnt es sich, diese in Deine Eventplanung und -marketing zu integrieren.

In Europa hat Instagram Facebook vom Social Media Thron vertrieben. Aber wusstest Du, dass gerade die Mutter der sozialen Medien in Teilen Asiens und in Afrika unter den Kommunikationskanälen immer noch ganz vorne steht? Schau Dir daher an, in welchen Netzwerken sich Deine Zielgruppe bewegt, welche Plattformen sie nutzt.

Es klingt vielleicht banal, aber es ist ebenfalls zentral, dass Du weisst, wie Deine Zielgruppe das Internet nutzt. In vielen Teilen der Welt ist das Smartphone zur meist genutzten Technologie avanciert, um im Internet zu surfen. Eventwebsites sollten daher responsiv sein, damit sie auf mobilen Endgeräten barrierefrei abgerufen werden können.

Evaluierung und Erfolgsmessung

Eine umfassende Monitoring-Strategie geben Dir während Deiner Eventplanung hilfreiche Informationen an die Hand, um Deine Veranstaltung zum Erfolg zu führen. Gerade im Ausland kannst Du durch die Überwachung der Key Performance Indikatoren (KPI) prüfen, ob die Veranstaltungsplanung in die richtige Richtung läuft.

Zum Abschluss kannst Du eine Evaluation durchführen, um den Return on Investment (ROI) zu bestimmen und zukünftige Veranstaltungen zu optimieren. Zu den Bewertungsmethoden gehören Teilnehmerfeedback, Social Media Analysen, Verkaufszahlen und andere Key Performance Indicators (KPIs).

Herausforderungen und Lösungen bei internationalen Events

Kommunikation und Zusammenarbeit im internationalen Kontext

Wie bereits gesehen zählt Kommunikation zu einer Herausforderung, der Du Dich im Eventmanagement für internationale Veranstaltungen stellen musst. Dazu zählt nicht nur das Einstellen auf eine andere Sprache und die Kommunikation über die richtigen Kommunikationskanäle. Auch kulturelle Unterschiede und Etikette spielen eine entscheidende Rolle. Die richtige Bildsprache ist dabei genauso essentiell wie die passenden Worte.

Bedenke zudem, dass Deine Kommunikation auch mit Lieferanten und Dienstleistern vor Ort zu Deiner Kommunikation gehört. Klare, präzise und kulturell angepasste Kommunikationsstrategien sind notwendig, um Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen. Regelmässige Meetings und eine transparente Informationsweitergabe können Dir dabei weiterhelfen.

Darüber hinaus kannst Du Tools und Plattformen nutzen, die Dir die Zusammenarbeit in internationalen Teams zusätzlich erleichtern.

• Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello
• Kommunikationsplattformen wie Slack
• Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams

Krisenmanagement und Flexibilität

Unerwartete Ereignisse sind bei internationalen Events keine Seltenheit. Ein robustes Krisenmanagement und Flexibilität sind notwendig, um auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können. Dein Krisenmanagement sollte Notfallpläne umfassen. Du selbst kannst Dich darauf einstellen, schnelle Entscheidungen zu treffen und Pläne anzupassen.

Bewährte Praktiken im Falle eines Falles:

• Kenne die rechtlichen Bedingungen und kulturellen Gegebenheiten, um gut für schnelle Entscheidungen und die Krisenbewältigung vorbereitet zu sein.
• Erstelle Notfallpläne für unterschiedliche Gegebenheiten, zum Beispiel den Ausfall des Caterers oder des Eventtechnikers.
• Baue Dir ein Netzwerk vor Ort auf und halte Kontakt zu wichtigen Ansprechpersonen, etwa Sicherheitsbehörden. Es ist hilfreich, wenn Du eine umfassende Kontaktliste pflegst, im Falle eines Falles sparst Du so wertvolle Zeit.
• Nutze die Sicherheit und die Unterstützung von Eventmanagement-Software, um den Überblick in der Krise zu behalten.
• Sensibilisiere Deine Mitarbeitenden für mögliche Krisenfälle und briefe sie für den Ernstfall.
• Dein Monitoring kannst Du als Krisenbarometer nutzen. Kontinuierlich durchgeführt, zeigen Dir die Ergebnisse frühzeitig mögliche Konflikte an.

Kontinuierliche Verbesserung und Feedback

Auf dem internationalen Veranstaltungsmarkt Fuss zu fassen kann mitunter eine Herausforderung darstellen. Feedbacks und Learning sind daher zentrale Schlüsselfaktoren für die kontinuierliche Verbesserung und Deine Etablierung auf dem Markt. Befrage Teilnehmende und Stakeholder:innen, um Schwachstellen zu identifizieren.

Auf der Basis der Rückmeldungen kannst Du Deine Strategien für internationale Veranstaltungen überprüfen und Prozesse anpassen. Implementiere Best Practices und bleibe vorausschauend und proaktiv, so werden auch zukünftige Events ein Erfolg.

Fazit

Die Organisation internationaler Events ist eine komplexe, aber lohnende Aufgabe. Erfolgsfaktoren wie detaillierte Planung, effektives Risikomanagement, kulturelle Sensibilität und der Einsatz moderner Technologien sind entscheidend. Mit einer durchdachten Strategie, flexiblen Ansätzen und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess können Deine internationalen Veranstaltungen zu einem nachhaltigen Erfolg werden.

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Extra Info:

https://blog.converia.de/de/multikulturelle-events-organisieren/

https://sustainable-event-solutions.de/nachhaltige-events-im-ausland/

https://bibliotheksportal.de/marketing-baukasten/operatives-marketing/eventmanagement/planung-und-organisation/

https://de.wikipedia.org/wiki/Ungl%C3%BCck_bei_der_Loveparade_2010 https://www.copetri.com/interkulturelle-kompetenz-von-anderen-kulturen-lernen/

https://www.stage223.com/news/safe-on-stage-prolight-sound-2023/

https://de.statista.com/statistik/daten/studie/160137/umfrage/verweildauer-auf-social-networks-pro-tag-nach-laendern/ https://www.acquisa.de/magazin/social-media-statistiken

https://mondial-congress.com/6-phasen-im-event-krisenmanagement/ https://evenito.com/blog/hybrid-events-event-software/