Angesichts der jüngsten Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus haben viele Veranstalter beschlossen, neue Wege zu erkunden, um Menschen zusammenzubringen und gemeinsame Erlebnisse zu schaffen. Wenn uns das “Social Distancing” etwas gelehrt hat, dann ist es der Wert der menschlichen Verbindung: In der Wirtschaft, wie auch im Leben, gibt es keinen Ersatz dafür, Menschen zusammenzubringen. Die COVID-19-Krise hatte uns zwar vorerst fast vollständig ins Internet verlagert, jedoch sollten künftig digitale Endgeräte und Tools als Ergänzung und nicht als Ersatz für persönliche Veranstaltungen eingesetzt werden.
Glücklicherweise sind Events über diesen Weg kein Neuland mehr. Viele Veranstaltungsorganisatoren haben sich seit einiger Zeit für hybride Events entschieden. Um dich durch diese ungewöhnlichen Zeiten zu begleiten, informieren wir dich darüber, wie dir hybride Kongresse ganz neue Vorteile bringen können.
Die Definition eines hybriden Events nennt Nico Berchten (evenito CEO & Co-Founder) eine physische Veranstaltung, an welcher auch ein Online-Publikum teilnimmt. Im Wesentlichen kommt sowohl das physische als auch das Online-Publikum zusammen und nehmen zur gleichen Zeit, jedoch von verschiedenen Orten aus, an der selben Erfahrung und denselben Inhalten teil. Abhängig von der digitalen Plattform, über welche der hybride Event gestreamt wird, sind sogar Interaktions- und Networking-Optionen möglich.
In unserem Alltag bewegen wir uns bereits zwischen zwei Welten - der Online- und Offline-Welt. Währenddessen die Mobiltelefone die Aufmerksamkeit der Eventbesucher bisher geraubt haben, lassen sich diese heute und künftig integrieren und werden ein wichtiger Bestandteil zwischen diesen beiden Welten. Entsprechend lässt sich die Reichweite, Interaktivität und Kommunikation im Rahmen des Events multimedial vergrössern. Weltweit können Gäste am Event virtuell teilnehmen, selbst wenn sie nicht räumlich anwesend sein können.
Hybride Konferenzen ermöglichen es dem Veranstalter Kosten zu minimieren und zudem die internationale Reichweite zu erhöhen. Man erreicht ein breiteres Publikum und kann eine erheblich grössere Zielgruppe angehen. Leute, Kunden oder Mitarbeiter aus aller Welt können über das Internet teilnehmen, ohne Reisezeit und -kosten investieren zu müssen. Zudem können Experten und Referenten, trotz vollem Terminkalender, einfach von ausserhalb zugeschaltet werden.
Mit einer hybriden Veranstaltung entfernt man nicht nur den Faktor "Ort", sondern auch den Faktor "Zeit". Im Falle einer Aufnahme des Events, kann diese auch in Zukunft noch digital auf der ganzen Welt angesehen werden, was die langfristige Reichweite erweitert und auch ein ganz neues Publikum erschliesst. Darüber hinaus können Fragen oder Kommentare der virtuellen Zuschauer ebenso hilfreiche Anregungen und Details sein, welche zum Beispiel live im Chat gestellt oder im Nachhinein mitgeteilt werden können.
Die grosse Reichweite macht eine hybride Komponente für Sponsoren noch attraktiver. Sie sind nicht nur für die physischen Teilnehmer des Events, sondern auch für die digitalen Teilnehmer sichtbar. Und zwar nicht nur während des Live-Erlebnis, sondern auch in Zukunft durch Video-Aufnahmen. Kombiniert mit der Tatsache, dass eine hybride Veranstaltung bzw. ein Live-Stream zum Beispiel auch besonders über Social Media Reichweite erzeugen kann, ist ein hybrider Event eines der attraktivsten Angebote für Sponsoren.
Veranstaltungen kreieren Raum für Interaktionen jeglicher Art, welche die Gemeinschaft - ob offline oder online - formen. Wenn man die beiden Welten und deren Interaktionsmöglichkeiten verbindet, können sämtliche Kanäle und auch Personen erreicht und bespielt werden. Anhand von Umfragen, Chats und Q&A’s können Fragen und Meinungen bereits vor, aber auch während und nach dem Event gestellt werden. So kann optimal auf die Gäste vor Ort, aber auch diese mit virtuellem Zugang eingegangen werden. Denn speziell bei dieser neuen Eventart, ist die Kommunikation und die digitale Erfahrung der Teilnehmer besonders wichtig.
Die Zusammenführung von Zuhörergruppen durch das Hybridformat reduziert den Reisebedarf. Dies minimiert nicht nur die Kosten und CO2-Emissionen, welche durch den Transport entstehen, sondern auch Ausfallzeiten für Reisen der Besucher. Zusätzlich vermindern sich durch die Reduzierung der Teilnehmer vor Ort auch die weggeworfenen Mahlzeiten und der Transport von sämtlichen Einrichtungsgegenständen, wie Stühle und Tische.
Die Tatsache, dass schonmal nicht alle Teilnehmer und Event-Beteiligte an einen bestimmten Ort reisen müssen, bedeutet bereits erhebliche Kosteneinsparungen. Hinzu kommt der Mehrwert einer dem Zweck der Veranstaltung aber auch Budget entsprechenden Auswahl des Veranstaltungsortes (und nicht der Gäste) und der Flexibilität bei der Gestaltung des Events. So lassen dich hybride Events an Raum, Transport, Catering, Unterkünfte und nicht zuletzt auch CO2-Emissionen einsparen.
Eine grosse Herausforderung birgt die Verbindung zwischen der Live- und Online-Audienz. Dabei helfen technologische Möglichkeiten, welche beispielsweise durch eine Event Management Software mit entsprechenden Funktionen anwendbar gemacht werden. Einerseits können so mehr Daten gesammelt werden, was die Grundlage für Personalisierung und Automatisierung ermöglichen, andererseits gezielteres Networking durch beispielsweise Teilnehmerlisten und Chatfunktionen. Von der Automatisierung über die Datenerfassung bis hin zu Veranstaltungseinblicken: Mit der Event-Management-Technologie erhältst du die Möglichkeit, das Teilnehmererlebnis zu verbessern und den ROI deiner Veranstaltung nachzuweisen. Unter anderem können kommende Veranstaltungen aufgrund von Feedback aller Teilnehmer durch Q&As und Polls stets und schnell optimiert werden.
Hybride Events sind ein Balanceakt zwischen persönlichen und virtuellen Besuchern, wessen Erfahrungen miteinander in Einklang gebracht werden sollten. Du wirst deine Inhalte für beide Gruppen unterschiedlich vermitteln müssen und dabei sicherstellen, dass die Videoübertragung funktioniert und die Vortragenden dafür vorbereitet sind. Schlussendlich sollte es sich jedoch nicht wie zwei völlig unterschiedliche Veranstaltungen anfühlen. Das Ziel ist es, eine Veranstaltung mit zwei Erlebnissen zu kreiren.
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