Hybride Events – alles was du wissen musst & wie dir eine Event Management Software helfen kann

Olivia Kiniger, Marketing Manager

März 17, 2021 • 2 Min

Angesichts der Entwicklungen in den letzten Monaten im Zusammenhang mit dem Coronavirus haben viele Veranstalter beschlossen, neue Wege zu erkunden, um Menschen zusammenzubringen und gemeinsame Erlebnisse zu schaffen. Viele Veranstaltungsorganisatoren haben sich dabei für hybride oder komplett virtuelle Event-Formate entschieden.

Was ist ein hybrider Event?
Die Definition eines hybriden Events ist eine physische Veranstaltung, an welcher auch online Gäste teilnehmen. Im Wesentlichen kommen sowohl die physischen als auch die online Teilnehmer zusammen und nehmen zur gleichen Zeit, jedoch von verschiedenen Orten aus, an derselben Erfahrung und denselben Inhalten teil. Abhängig von der digitalen Plattform, über welche der hybride Event gestreamt wird, sind dabei auch Interaktions- und Networking-Optionen für die Teilnehmer möglich. Eine grosse Herausforderung birgt vor allem die Verbindung zwischen den live- und online Teilnehmer. Dabei helfen technologische Möglichkeiten, welche beispielsweise durch eine Event Management Software mit entsprechenden Funktionen anwendbar gemacht werden.

Wie dich eine Event Software bei hybriden Events unterstützen kann
Eine Event Management Software – wie diejenige von evenito – unterstützt dich mithilfe der benutzerfreundlichen Oberfläche bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events jeglichen Umfangs vor, während und nach deiner Veranstaltung. Und so kannst du konkret von einer Event Software bei hybriden Veranstaltungen profitieren:

Vor dem Event

Event Website: Passe deine Event Website deiner eigenen Corporate Identity & Design an. Lade Informationen zu Referenten, Veranstaltungsort, sowie Bilder und Videos hoch und halte deine Teilnehmer mit Hilfe der Software auf dem Laufenden.

Persönliche Kommunikation: Gestalte mit der Software eine massgeschneiderte & personalisierte E-Mail-Kommunikation, welche die Aufmerksamkeit deiner Gäste auf sich ziehen und sprich die richtigen Personen mit der richtigen Botschaft an.

Event Registrierung: Personalisiere den Prozess und erstelle eine auf deine Bedürfnisse zugeschnittenen Registrierung. Biete mit der Event Software ein individuelles Eventerlebnis und verfolge die Teilnehmerzahlen in Echtzeit.

Während des Events

Virtuelles Eventerlebnis: Verbinde Besucher digital wie auch hybrid mit der einfachen Einbindung von Videostreams, Break-out Workshops und der hybriden Networking Lösung unserer Event Software.

Networking & Engagement: Hilf deinen Teilnehmern physisch wie auch online, Kontakte zu knüpfen mit den verschiedenen Chat-Möglichkeiten und der hybriden Networking-Option unserer Software.

Gästemanagement: Organisiere deine Veranstaltungen effizienter und verwalte und betreue deine Gästedaten an einem Ort. Behalte mit unserer Event Software die vollständige Kontrolle während deiner ganzen Eventorganisation.

Check-in: Verfolge mit Hilfe der Software die Teilnahme deiner Gäste in Echtzeit. Mit dem Dashboard der Event Software von evenito bist du jederzeit informiert, wer gerade an deinem Event teilnimmt, wie lange die Person schon dabei ist und einer lückenlosen Rückverfolgbarkeit steht so nichts mehr im Wege.

Nach dem Event

Event Statistik: Verfolge die Event Statistiken auf einen Blick und in Echtzeit in unserer Event Software. Verstehe die relevanten Daten: wer hat teilgenommen, wer ist nicht gekommen oder wer hat sich nicht angemeldet. Reagiere auf Erkenntnisse und optimiere deine Events entsprechend.

Follow-up Kommunikation: evenito unterstützt dich mit ihrer Event Software bei einer effektiven Kommunikation, von der anfänglichen Event-Planung bis hin zu Follow-up Aktivitäten nach der Veranstaltung.

Fazit
Hybride Events sind ein Balanceakt zwischen persönlichen und virtuellen Besuchern, deren Erfahrungen miteinander in Einklang gebracht werden sollten. Wichtig ist es dabei, dass es sich nicht wie zwei völlig unterschiedliche Veranstaltungen anfühlt, sondern es geht darum, eine Veranstaltung mit zwei Erlebnissen zu kreieren. Eine Event Management Software kann dir dabei einerseits helfen mehr Daten zu sammeln, was die Grundlage für Personalisierung und Automatisierung ermöglichen, andererseits gezielteres Networking durch beispielsweise Teilnehmerlisten und Chatfunktionen bieten. Von der Automatisierung über die Datenerfassung bis hin zu Veranstaltungseinblicken erhältst du mit der Event Software die Möglichkeit, das Teilnehmererlebnis zu verbessern und schlussendlich mit Daten und Zeitersparnis deinen Event und den ROI zu optimieren.