Nicht jede Veranstaltung dreht sich darum, Party zu machen und zur Musik zu tanzen. Events gibt es in jeder Form, Grösse und Ausrichtung. Genauso vielfältig wie die unterschiedlichen Veranstaltungstypen sind dabei auch die Zielgruppen, für die die jeweiligen Events gestaltet werden.
Die Welt des Eventmanagements ist entsprechend divers. Eventmanager:innen stellen sich mit jeder neuen Veranstaltung auf andere Faktoren und Bedürfnisse ein. Das macht auch das Eventmarketing zu einem breiten Feld, das es zu meistern gilt.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Aspekte des Eventmarketings. Wir beleuchten die Planung und Zielsetzung, die Entwicklung einer effektiven Marketingstrategie, die Durchführung des Events und schliesslich die Nachbereitung und Auswertung. Dabei stellen wir bewährte Methoden, innovative Ansätze und praktische Tipps vor, die dabei helfen, Events erfolgreich zu gestalten und nachhaltige Erfolge zu erzielen.
Nicht nur die Vielfalt der Eventarten macht die Eventplanung zu einer Herausforderung. Auch die grosse Konkurrenz an Eventagenturen und mit ihnen die hohe Zahl von Veranstaltungen, die in einem Segment stattfinden, stellen Eventmanager:innen vor einige Hürden, die es zu meistern gilt.
Die erste und grösste Hürde ist sicherlich, aus der Vielfalt an Angeboten herauszustechen und die Zielgruppe von der Teilnahme an der eigenen Veranstaltung zu überzeugen. Eine ausgefeilte Eventmarketing-Strategie ist hier das A und O, um dieses Ziel zu erreichen. Und zu einer umfassenden und erfolgreichen Strategie gehören mehrere Schritte, von der Zieldefinition bis zum Monitoring.
Konzerte, Messen und Sportevents sind bei der schweizerischen Bevölkerung die drei beliebtesten Eventarten. Im Jahr 2021 wurde daher die Zielgruppenzusammensetzung der unterschiedlichen Eventarten analysiert, um das Veranstaltungsverhalten besser zu verstehen.
Das Ergebnis ein zielgruppenspezifisches Ranking:
Im Durchschnitt werden laut der Studie Konzerte von der schweizerischen Bevölkerung am liebsten besucht
Schon dieser rudimentäre Blick auf die Vorlieben der unterschiedlichen Altersklassen zeigt die Diversität. Noch vielfältiger wird es, wenn unterschiedliche Musikstile, verschiedene Messethemen und diverse Sportarten in die Gleichung eingebracht werden. Bevor ein Event stattfinden kann, solltest Du Dir daher über das Ziel klar werden. Denn nach dem Ziel der Veranstaltung richtet sich auch die Zielgruppe, die Du für Dein Event ansprechen möchtest, aus. Wichtig bei der Festlegung eines Eventziels ist, dass es SMART ist.
SMART-Ziele sollten zwar auch clever sein, aber natürlich ist hier nicht die Übersetzung des englischen Begriffs „smart“ im eigentlichen Sinne gemeint. Das Akronym SMART bezieht sich auf die Art dieser Ziele.
(Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert)
Wie könnte ein solches SMART-Ziel für ein Event lauten?
Ziel der Veranstaltung ist: Die Teilnehmerzahl um 20 % gegenüber dem Vorjahr zu steigern und 100 neue Leads zu generieren.
Hältst Du Dich bei der Formulierung Deines Eventziels an die SMART-Formel wird es präzise, sinnvoll und erreichbar sein.
Hast Du ein geeignetes Ziel formuliert und die Eventart festgelegt, solltest Du eine gründliche Analyse der Zielgruppe durchführen. Lerne die Personen kennen, die Du auf Dein Event aufmerksam machen möchtest und die als Gäste teilnehmen sollen. Es hilft dabei auch eine Segmentierung vorzunehmen. Teile Deine Zielgruppe in Unterkategorien zum Beispiel nach:
Dies ermöglicht eine gezielte Ansprache und massgeschneiderte Marketingmassnahmen, die die spezifischen Bedürfnisse und Interessen der einzelnen Segmente ansprechen.
Ebenso wichtig wie Ziele und Zielgruppe ist die Einhaltung des finanziellen Rahmens. Damit Dein Event zum Erfolg wird und Du gegenüber Auftraggeber:innen ein positiv ausgeschöpftes Budget vorweisen kannst, sollten Budget und Ressourcen im Vorfeld akkurat geplant sein.
Beziehe für die Erstellung Deiner umfassenden Budgetplanung alle anfallenden Eventkosten mit ein. Dazu zählen zum Beispiel die Miete der Veranstaltungsorte, das Catering, Speaker oder Band-Gagen, aber auch alle Marketing- und Werbekosten. Regelmässige Überprüfungen der Ausgaben verhindern, dass Du das gesteckte Budget überschreitest.
Gleiches gilt für den Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Eine möglichst präzise Planung verhilft Dir zu einer effizienten Umsetzung und zu optimalen Nutzung von Personal, Technologie und Materialien. Mit einem Ressourcenplan behältst Du den Stand der Verfügbarkeiten im Blick.
Nun wird es Zeit, einige der unterschiedlichen Event-Formate genauer zu betrachten.
Zu nahezu jedem Thema kannst Du eine Konferenz oder Messe veranstalten. Diese Veranstaltungen bieten nicht nur eine Fülle von Informationen zu dem spezifischen Thema, sondern vor allem auch eine Plattform für Austausch und Networking. Diese Events sind ideal, um Fachleute aus der Branche zusammenzubringen und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschliessen. Aber auch Laien haben Interesse an Fachmessen.
Konferenzen legen dabei den Fokus auf einen Vortragsrahmen, der häufig durch eine Exhibition begleitet wird. Bei Messen ist dies umgekehrt. Hier steht die Präsentation von Inhalten oder Produkten im Vordergrund, die zumeist in einer Ausstellung präsentiert werden. Vorträge zum Thema, kleine musikalische Darbietungen oder Vorführungen ergänzen das Event.
Spezifisches Wissen, Fähig- und Fertigkeiten können hervorragend im Rahmen von Workshops und Seminaren vermittelt werden. Das Ziel dieser Art von Veranstaltungen ist es, die Teilnehmenden weiterzubilden. In einer interaktiven Umgebung kannst Du Dein Publikum zum aktiven Lernen motivieren. Häufig bieten Workshops und Seminare die Gelegenheit, einen Experten oder eine Expertin für einen Vortrag einzuladen.
Seit Corona sind virtuelle und hybride Events immer wichtiger geworden. Nicht nur für kleine Unternehmensmeetings, seither werden auch Grossveranstaltungen im virtuellen Raum abgehalten. Sie ermöglichen eine breitere Reichweite und bieten Flexibilität für Teilnehmende, die nicht vor Ort sein können. Die Integration von Online-Plattformen und virtuellen Tools ist hierbei entscheidend.
Mittlerweile ermöglichen Videokonferenz-Tools eine breite Palette von Events. Selbst Messen mit virtuellen Ständen sind inzwischen keine Seltenheit. Zwar gibt es auf online Veranstaltungen keinen physischen Austausch und Kontakt, dafür sind diese Events besonders nachhaltig und umweltschonend.
Jede Veranstaltung braucht ein Thema oder eine Aussage, die zusammen mit dem Eventziel den roten Faden vorgibt. Je nach Thema sprichst Du eine bestimmte Zielgruppe an, zudem definiert eine Aussage zu weiten Teilen auch das Format. Wichtig ist in jedem Fall, dass Ziel und Thema sowie Aussage konsistent sind und aufeinander einzahlen.
Einige Event-Aussagen definieren einen sehr engen Rahmen, zum Beispiel, wenn Du das Kick-off Event für die Vorstellung eines neuen Elektroautos vorbereitest.
Hier ist die Aussage klar: „Dieses Auto ist das beste, kauf es!“
Auch die Zielgruppe ist klar: Stakeholder der Autobranche und die Presse
Beim Eventformat gibt es einige Eckpunkte, die klar sind: Das Auto steht im Mittelpunkt, es werden einige Worte vom Firmenchef gesprochen und die Enthüllung des Autos ist der Höhepunkt.
Ähnlich sieht es aus, wenn Du ein Konzert oder eine Messe organisierst, Aussage und auch der Ablauf sind in weiten Teilen vorgegeben.
Mehr Gestaltungsspielraum bieten zum Beispiel Festivals. Mit der Freiheit kommt aber auch eine Unsicherheit ins Spiel: Trifft das Thema/die Aussage auch den Geschmack der Zielgruppe?
Ein ansprechendes Event-Thema ist in jedem Fall der Schlüssel zur erfolgreichen Vermarktung. Es sollte kreativ und relevant und sein, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu wecken. Eine einheitliche visuelle Identität stärkt die Wiedererkennung und das Markenimage: Einheitliche Farben, Schriftarten und Logos in allen Marketingmaterialien. Der konsistente rote Faden erleichtert Dir auch die Eventkommunikation über die vielfältigen Kommunikationskanäle.
Social Media Plattformen sind inzwischen zum Kommunikationstool Nummer eins geworden, das gilt nicht nur für die Zeit vor Deinem Event, sondern vor allem auch währenddessen. Neben der Bewerbung Deiner Veranstaltung über Deine eigenen Agentur Social Media Kanäle, solltest Du auch Accounts für das Event selbst bespielen. So bleiben Interessenten durch liken und followen immer informiert. Zudem kannst Du über die Kooperation mit Influencer:innen die Reichweite und Glaubwürdigkeit erhöhen.
Gezielte Werbekampagnen mit ansprechenden Inhalten sind in jedem Fall die Basis sein. Hierzu zählen nicht nur Texte und Bilder, erstelle auch kurz Videos, die Lust zum Besuch Deiner Veranstaltung machen.
Animiere zudem Deine Community selbst zu partizipieren. Wie wäre es mit einer Umfrage zu einem Gestaltungsthema Deiner Veranstaltung? Zum Beispiel könntest Du die Instagram-Follower:innen in die Auswahl der Eventfarben einbeziehen. Oder Du veranstaltest ein kleines Gewinnspiel: Bitte die Community um Ideen für den Eventslogan, wer den finalen Slogan vorschlägt, bekommt zum Beispiel freien Eintritt.
Während Deiner Veranstaltung kannst Du über Streaming live berichten, um eine breitere Zielgruppe zu erreichen und Kurzentschlossene zur Teilnahme zu bewegen. Echtzeit-Updates auf Social Media halten aber auch die Teilnehmenden informiert und fördern die Interaktion. Animiere sie zum Beispiel über spezielle Hashtags dazu zu liken und zu teilen. User-generated Content ist ein wichtiger Faktor für Dein Eventmarketing.
Neben den sozialen Medien gibt es weitere Kommunikationskanäle, die Du in Dein Eventmarketing integrieren solltest. E-Mail-Marketing ist ein etabliertes und effektives Tool. Besonders anziehend sind zum Beispiel personalisierte Einladungen, Updates und Erinnerungen. Deine Teilnehmenden werden sich direkt an angesprochen fühlen. Stelle dabei sicher, dass Deine E-Mails ansprechend gestaltet und inhaltlich relevant sind.
Die klassischen Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit unterstützen Dich ebenfalls bei Deinem Eventmarketing. Pressemitteilungen und Medienarbeit erhöhen die Sichtbarkeit. Statt nur wahllos Pressemitteilungen an Medien zu versenden, ist es sinnvoller, den Kontakt zur Presse und zu Journalist:innen zu pflegen. Sprich sie persönlich an und erzähle von Deinem Event, nutze Pressekonferenzen, um über das Event zu informieren. Und last but (definitiv) not least: Lade Journalist:innen zu Deinem Event ein, mit Freikarten oder VIP-Tickets. So stellst Du sicher, dass Dein Event auch im Nachhinein Aufmerksamkeit erhält.
Damit Du jederzeit den Überblick behältst, ist es zentral, einen Zeitplan für jedes Event zu erstellen. Die regelmässige Überprüfung des Plans stellt sicher, dass Du rechtzeitig mit allen Aufgaben fertig bist und Dein Event optimal vorbereitet ist. Nimm alle Einzelheiten in den Plan auf und definiere Meilensteine. Der Plan sollte darüber hinaus allen Beteiligten bekannt sein, damit alle die richtigen Prioritäten setzen können.
Spezialisierte Event-Marketing-Tools und Software helfen Dir bei der Planung, Umsetzung und Überwachung Deiner Events. Diese Tools steigern nicht nur Deine Effizienz, sie stellen sicher, dass Du zu jeder Zeit den Überblick behältst. Eventsoftware kann zudem wertvolle Ressourcen, eine Menge Zeit sparen und Fehler vermeiden.
Durchführung des Events vom Aufbau bis zum Abbau
Sobald Du Deine Event-Strategie vorbereitet und einen belastbaren Plan erstellt hast, geht es an die Umsetzung der einzelnen Aufgaben. Auch hierbei gilt es, alles im Blick zu behalten und flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren.
Achte bei der Auswahl des Veranstaltungsortes darauf, dass nicht nur ausreichend Platz für alle Teilnehmenden und Aufbauten vorhanden ist. Beziehe vor allem auch die Anbindung an Strassen, Bus und Bahn eventuell sogar Flughäfen mit ein. Eine gute Infrastruktur sichert Dir einen reibungslosen Ablauf aller Anlieferungen, aber auch der kompletten Teilnehmenden-Logistik. Ein weiterer Punkt ist die technische Ausstattung der Location. Frage Dich, ob der Ort den Anforderungen entspricht, wie viel zusätzliche Technik Du eventuell hinzu ordern musst. Gerade Event-Technik kann schnell das Budget sprengen.
Ein effizientes Registrierungs- und Gästemanagementsystem erleichtert den Ablauf und verbessert die Teilnehmererfahrung. Mach Dir an dieser Stelle das Leben leicht und verwende Eventsoftware und digitale Tools zur Verwaltung von Anmeldungen, Check-ins und Feedbacks.
Erstelle einen durchdachten Ablaufplan für Dein Event und integriere je nach Eventziel interaktive Elemente wie Workshops, Q&A-Sessions und Networking-Möglichkeiten, um das Engagement der Teilnehmenden zu erhöhen. Diese Aktivitäten fördern den Austausch und schaffen eine dynamische Event-Atmosphäre.
Who doesn’t like gamification? Before, during and after your event, you can encourage attendees to participate with event apps and voting systems that support gamification. Your participants will feel involved and part of the event. These tools can enrich the event experience in the long term.
Natürlich möchtest Du am Ende Deiner Veranstaltungsplanung wissen, ob Du mit Deiner Eventplanung erfolgreich warst. Ein Indikator dafür ist natürlich die Anzahl der Teilnehmenden, aber es gibt weitere Key Performance Indicator (KPI), die Dir bei Deinem Resümee helfen. Die passenden KPI und Metriken für Deine Erfolgsanalyse solltest Du vor der Veranstaltung festlegen. Die SMART-Ziele, die Einhaltung des Budgets, Engagement-Raten und Lead-Generierung sind nur einige davon. Tools zur Datenanalyse unterstützen Dich bei der Bearbeitung der einzelnen KPIs.
Um zu erfahren, wie Dein Event angekommen ist, kannst Du Feedback abfragen. Nicht nur von den Teilnehmenden, auch von Stakeholder:innen. Persönliche Feedbacks geben Dir wertvolle Einblicke. Die Abfrage kannst Du über Umfragen und Interviews einholen.
Nach dem Event ist vor dem Event. Nachhaltige Zielgruppenkommunikation beginnt daher bereits mit dem Ende der ersten Veranstaltung. Durch Nachfassaktionen, zum Beispiel über Dankesnachrichten und Follow-up-E-Mails an die Teilnehmenden, kannst Du Deine Wertschätzung ausdrücken und gleichzeitig Deine Bindung zu Deiner Zielgruppe stärken. Nutze diese Nachrichten auch dazu, direkt über zukünftige Events und Angebote zu informieren.
Monitoring während der Veranstaltungsplanung und -durchführung und Evaluation nach dem Event sind wichtige Informationsquellen. Sie zeigen Dir Verbesserungspotenzial für kommende Events.
Was hat gut funktioniert, welche:r Eventtechnikanbieter:in hat einen tollen Job gemacht, welche Hostessen waren besonders freundlich auf einer Messe, welche Location bietet genug Raum für Grossveranstaltungen? Diese Fragen solltest Du für Dich nach Deinem Event beantworten, denn sie sind sogenannte Lessons Learned und erleichtern Dir die Planung des nächsten Events. Identifiziere aber nicht nur die Stärken, beschäftige Dich auch mit den Schwächen und den Gründen, warum etwas nicht wie geplant geklappt hat.
Aus Deiner Stärken- und Schwächenanalyse kannst Du Best Practices für kommende Events formulieren. Eine kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zu langfristigem Erfolg.
Auch vor der Eventbranche machen moderne Technologietrends und die Digitalisierung nicht halt. Mit der Vermehrung von Onlineevents während und nach Corona wurden zahlreiche neue Technologien für das Veranstaltungsmanagement relevant. Virtuelle und hybride Events können durch Virtual und Augmented Reality aufgewertet werden. Künstliche Intelligenz bietet neue Möglichkeiten, das Eventerlebnis zu verbessern.
Ein weiterer Trend der Veranstaltungsplanung ist die Integration von Nachhaltigkeit in den gesamten Eventprozess. Umweltfreundliche Massnahmen und nachhaltige Praktiken tragen dazu bei, das Event umweltverträglicher zu gestalten. Viele Teilnehmende ziehen heutzutage ganz bewusst nachhaltige Events den herkömmlich geplanten vor. Nachhaltiges Eventmanagement beginnt dabei schon beim Eventmarketing.
Statt Flyer und Plakate auf weissem, gebleichtem Papier zu drucken, kannst Du Recyclingpapier nutzen und die Stückzahl reduzieren. Setze eher auf digitale Werbung. Gibt es die Möglichkeit, Dein Event online oder hybrid zu gestalten? Das spart die Anreise der Teilnehmenden. Bei Präsenzveranstaltungen kannst Du schon bei der Auswahl der Location mit Nachhaltigkeit punkten, wenn zum Beispiel der Strom aus einer Photovoltaikanlage auf dem Dach stammt. Selbstredend ist die Vermeidung von Plastik während des Events ein wichtiger Punkt.
Die Eventbranche steht vor ständig wechselnden Rahmenbedingungen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um auf neue Herausforderungen zu reagieren und Chancen zu nutzen.
Hybride Eventformate bieten die Möglichkeit, physische und virtuelle Teilnehmende zu verbinden und eine breitere Zielgruppe zu erreichen. Sie kombinieren die Vorteile beider Welten und eröffnen neue Chancen für das Eventmarketing.
Digitale Eventsoftware optimiert den gesamten Planungsprozess bis hin zur Nachbereitung. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, auch die Nachhaltigkeit wird durch eine einfache Teilnehmenden-Organisation verbessert.
Erfolgreiches Eventmarketing steht und fällt mit einer sorgfältigen Planung und einer durchdachte Strategie. Von der Ziel- und Zielgruppendefinition über die Budgetierung und Ressourcenallokation bis hin zur Auswahl geeigneter Eventformate und der Nutzung verschiedener Marketingkanäle – jeder Schritt ist entscheidend, um aus der Vielzahl an Veranstaltungen herauszustechen und die gewünschte Zielgruppe zu erreichen.
Die Implementierung einer gut geplanten und durchdachten Eventmarketingstrategie, die alle Kommunikationskanäle berücksichtigt, ist dabei unerlässlich. Ebenso wichtig sind die Durchführung und Nachbereitung des Events, die Datenanalyse und das Einholen von Feedback, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.
Moderne Eventsoftware unterstützt und optimiert den gesamten Prozess des Eventmanagements. Die Tools stellen sicher, dass alle Ressourcen bestmöglich genutzt werden, kein Task verloren geht und ermöglichen ein erfolgreiches Event.
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