Die vergangenen Monate haben die Eventbranche hart getroffen. Doch gibt es einen Lichtblick: In gewissen Ländern sind Lockerungen der Coronavirus-Schutzmassnahmen in Aussicht oder bereits umgesetzt worden. Diese Lockerungen geben uns einen ersten Einblick in die viel diskutierte neue Normalität.
Der Business-Flug wurde durch Videokonferenzen ausgetauscht. Die Lehrer lernten online zu unterrichten und das Home-Office wurde zur Selbstverständlichkeit. Und so wurden auch die Live-Events zu hybriden bzw. digitalen Veranstaltungen
Doch was ist heute überhaupt wieder erlaubt? Wie schützen wir unsere Mitarbeiter und Event-Teilnehmer vor COVID-19, sobald die ersten Live-Veranstaltungen wieder (auch wenn beschränkt) vollzogen werden können? Klar ist, dass das Abstandhalten die sicherste Lösung ist, wobei das “Contact Tracing” hilft.
Was ist Contact Tracing?
Als “Contact Tracing”, zu deutsch “die Rückverfolgung von Infektionsketten”, bezeichnet man die Nachverfolgung von Kontaktpersonen. Kontaktpersonen sind Menschen, die möglicherweise mit einer infizierten Person in Kontakt gekommen sind, und die anschliessende Sammlung weiterer Informationen über diese Kontakte.
Beim hiesigen klassischen Contact Tracing, werden im Falle eines infizierten bzw. positiv getesteten Besuchers vom Veranstalter sämtliche betroffene Gäste informiert. Die gesammelten Kontaktdaten im Registrationsprozess und die integrierte Kommunikationsfunktion vereinfacht dem Veranstalter die entsprechende Handhabung eines solchen Vorkommens. Zudem lassen sich die Daten exportieren und an die Behörden schicken.
Warum ist Contact Tracing wichtig?
Beim „Contact-Tracing“ wird das Ziel verfolgt, Personen zu identifizieren die einen direkten oder auch indirekten Kontakt zu einer Kontaktperson hatten. Dabei werden alle potentiell durch die Kontaktperson infizierten Personen über das bestehende Risiko einer möglichen Infektion mit dem Coronavirus informiert und bezüglich notwendiger Massnahmen beraten.
Wie hilft dir evenito:
Der Coronavirus hat sich global unterschiedlich schnell und stark verbreitet. Daher wird differenziert über die Strenge der Auflagen entschieden und ob Veranstaltungen überhaupt und falls ja, mit wie vielen Teilnehmern, erlaubt werden sollen.
Wir haben unsere Funktionen weiterentwickelt und neue Tools geschaffen, um dir zu helfen, dich an die COVID-19-Auflagen zu halten und so deine Mitarbeiter und Event-Teilnehmer zu schützen. evenito gibt dir bei der Organisation deiner Veranstaltung Orientierung im verwirrenden Schutzmassnahmen-Dschungel:
Vor dem Event
1. Kommunikation
Benutze Vorlagen für eine rasche Kommunikation und füge personalisierte Inhalte und Informationen mittels Platzhalter und QR Codes hinzu. Versende so z.B. Einladungen mit Verlinkung auf die Registrations-Page der eigenen Event Webseite.
2. Event Webseite
Erstelle in nur wenigen Klicks eine Event Website. Füge im digitalen Registrationsformular jegliche Informationen oder ein Sicherheitskonzept einfach hinzu. Gestalte deine Registration und deren Eingabefelder wie du möchtest und erhalte so sämtliche Daten, die du von deinen Gästen benötigst.
3. Daten sammeln & Teilnehmerdaten importieren
Gelange über die Registration an sämtliche Kundeninformationen, welche für das Contact Tracing nötig sind oder importiere bereits bestehende Teilnehmerlisten aus deinen Excel-Dateien.
4. Unterteilung des Events bzw. Gäste
Halte dich an vorgegebene maximale Teilnehmerzahlen und teile so den Event bzw. die Besucher auf. evenito hilft dir bei der Separierung der Gäste in verschiedene Event-Unterteilungen (Workshops, Tischzuweisung, Sektoren, etc.), um diese individuell nach COVID-19 Richtlinien zu handhaben. So müssen im Infektionsfall lediglich die Besucher im entsprechenden Sektor informiert werden.
Während dem Event
5. Check-in
Begeistere mit einem 3-sekündigen kontaktfreien Check-in Prozess mit unserer digitalen Check-in Funktion via QR-Code und evenito Check-in App.
6. Event Dashboard
Behalte jederzeit den Überblick über deine Veranstaltungs-Daten und Gäste, was besonders bei maximalen Teilnehmerzahlen wichtig ist. So behältst du einen Echtzeit-Überblick über Abwesenheiten, Anmeldungen, Check-ins und vieles mehr.
7. Rückverfolgbarkeit
Stelle die vollständige Rückverfolgbarkeit deiner Gäste sicher und sei immer informiert, wo sie sich an der Veranstaltung aufhalten.
8. Check-out
So schnell und kontaktfrei eingecheckt wurde, wird auch wieder ausgecheckt. So hast du die Teilnehmerzahlen unter Kontrolle und dir ist ersichtlich, wie lange und in welcher Zeitspanne der Gast anwesend war.
Nach dem Event
9. Dateneinsicht & -verwaltung
Verwalte Event-Daten und analysiere sie bei Bedarf. Mittels Gästemanagement behältst du einen Echtzeit Überblick über Anwesenheitslisten, Anmeldungen, Check-ins und vieles mehr.
10. Daten-Export
Exportiere und verschicke Teilnehmerlisten an Behörden wenn nötig. Alle Daten werden sicher in unserem Datencenter in der Schweiz gespeichert, welches über mehrere anerkannte Zertifizierungen verfügt.
11. Daten löschen
Das GDPR (General Data Protection Regulation) gibt allen Teilnehmern, die sich bei evenito registrieren oder mit evenito interagieren, neue Schutzrechte und gewährleistet einen besseren Zugang zu Ihren persönlichen Daten. Entsprechend können sämtliche Daten des Gastes jederzeit gelöscht werden.
12. Mitteilung an potenziell infizierte Gäste
Im Falle der Anwesenheit einer infizierten Person an deiner Veranstaltung, kannst du sämtliche Kontaktpersonen im entsprechenden Sektor oder Workshop benachrichtigen.
Contact Tracing: Das Fazit
Dank der Möglichkeit der Rückverfolgbarkeit von Kontaktpersonen sind Veranstaltungen trotz der aktuellen Lage wieder möglich. Vom Erfassen der Kontaktdaten, über den digitalen Check-in/-out bis hin zur Verwaltung der Gäste - für den Aufbau und die Umsetzung eines Schutzkonzeptes während COVID-19 braucht es die richtigen Tools. Das Contact Tracing soll zur Eindämmung des Coronavirus beitragen, dessen Wichtigkeit in jeglichen Lockerungsschritten auch seitens Regierung betont wurde. So ist die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit nicht nur jetzt ein absolut zentraler Punkt, sondern wohl auch in der Zukunft von Veranstaltungen - der neuen Normalität.
Stelle eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Event-Teilnehmenden sicher
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