Dein B2B-Event wird dann zu einer grossartigen Veranstaltung, wenn die Teilnehmenden hochgradig engagiert sind. Für Organisierende bedeutet das, ein immersives Erlebnis zu erschaffen, bei dem Besuchende ganz automatisch Teil des Events werden.
Und um ein solches Teilnehmerengagement zu erreichen, spielt moderne Technologie eine entscheidende Rolle.
Dabei beginnen wirksame Massnahmen zur Maximierung des Teilnehmerengagements nicht erst mit dem Beginn der Veranstaltung, sondern bereits viel früher in der Planungsphase und noch vor der Anmeldung von Teilnehmenden. Und auch nach Abschluss deines Events kannst du Massnahmen ergreifen, um das Teilnehmerengagement auf einem hohen Niveau zu halten und so die Grundlage für den Erfolg weiterer Events in der Zukunft zu legen.
Im Folgenden schauen wir uns daher an, wie du das Teilnehmerengagement durch Technologie für deine B2B-Veranstaltungen vor, während und nach dem Event steigern kannst.
Ganz zu Beginn der Veranstaltungsplanung geht es um die grundlegenden Fragen zu deinem Event, zum Beispiel:
Dieser Fragenkatalog sollte um eine weitere entscheidende Frage ergänzt werden:
Wie kannst du es schaffen, das Teilnehmerengagement auf deinem Event zu erhöhen und welche Technologie kann dich dabei unterstützen?
Wenn du bereits in der frühen Vorbereitungsphase deiner Veranstaltung Antworten auf diese Frage suchst, ist es tendenziell einfacher, die entsprechenden Massnahmen in der weiteren Planung zu berücksichtigen und dann auch umzusetzen.
Konkret kannst du jetzt bereits überlegen, wie du bei der Anmeldung von Teilnehmenden zu deinem Event das Teilnehmerengagement steigern kannst.
Der Anmeldeprozess zu deiner Veranstaltung bietet die perfekte Möglichkeit, um den Teilnehmenden direkt ein immersives Erlebnis zu bieten.
Hierfür setzt du auf moderne Technologie, zum Beispiel eine Eventmanagement-Software, mit der du durch einen einfach zu bedienenden Drag-and-drop-Editor und ohne Programmierkenntnisse eine hochwertige Website für dein Event erstellst.
Auf dieser Website können sich Interessenten über das Event informieren, bevor sie ein Ticket kaufen. Besonders relevant sind dabei Informationen zu Themen und Referierenden.
Gleichzeitig kannst du Usern direkt auf deiner Website die Möglichkeit zur Interaktion geben:
Solche Umfragen kannst du auch direkt in den Anmeldeprozess für dein Event integrieren, zum Beispiel durch einen kleinen Fragebogen beim Ticketkauf. Mach es deinen Gästen dabei möglichst einfach, Feedback zu geben, zum Beispiel durch MC-Fragen.
Das Feedback der Teilnehmenden nutzt du dann gezielt, um deine Veranstaltung auf die Interessen deines Publikums zuzuschneiden, beispielsweise in Bezug auf die Themen der geplanten Präsentationen und Diskussionen.
In der Zeit zwischen der Anmeldung und der Veranstaltung hast du weitere Möglichkeiten, um mit den Teilnehmenden in Kontakt zu treten, ihr Interesse für deine Veranstaltung weiter zu steigern und die Vorfreude auf das Event zu erhöhen. Mögliche „No-Shows“ kannst du somit effektiv senken.
Ausserdem erhalten Teilnehmende mit Hilfe passender Technologie bereits im Vorfeld deines Events die Möglichkeit, sich untereinander zu vernetzen. So können sie gezielt nach relevanten Kontakten suchen, mit denen sie den Austausch auf dem eigentlichen Event intensivieren wollen.
E-Mail-Marketing: Eine Schlüsselrolle für die Teilnehmerkommunikation spielt E-Mail-Marketing. Hierfür empfiehlt sich der Einsatz einer E-Mail-Marketing-Software, wie du sie beispielsweise in zahlreichen Eventmanagement-Programmen findest. So kannst du die Kontaktdaten von Teilnehmenden speichern und diese jederzeit mit relevanten Informationen versorgen, unter anderem wenn es Updates zum Event-Programm gibt. E-Mails sind ausserdem perfekt dazu geeignet, Links an die Teilnehmenden zu schicken, beispielsweise zu Webinaren oder Networking-Foren.
Der Einsatz einer modernen E-Mail-Marketing-Software bringt dabei noch einen weiteren Vorteil mit sich: Durch die hinterlegten Teilnehmerdaten hast du die Möglichkeit, deine Gäste in verschiedene Segmente einzuteilen und E-Mails nur an die User zu schicken, für die ein bestimmtes Thema auch tatsächlich relevant ist.
Webinare: Ein Webinar ist eine weitere sehr gute Möglichkeit, um den Teilnehmenden im Vorfeld deiner Veranstaltung ausführliche Informationen zukommen zu lassen. Ein Live-Webinar bietet sich ausserdem perfekt für eine Fragerunde an, bei der deine Gäste inhaltliche und organisatorische Fragen zur Veranstaltung stellen können.
Austausch über Foren, Social-Media-Gruppen und Event-Apps: Häufig ist es sinnvoll, wenn sich Teilnehmende bereits vor Beginn einer Veranstaltung vernetzen und inhaltlich austauschen können. Eine simple Möglichkeit dafür sind Social-Media-Gruppen. Den Link zu einer solchen Gruppe versendest du einfach per Mail. Achte bei der Nutzung von Social-Media-Plattformen auf die geltenden gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz.
Auch Foren und eigene Event-Apps sind eine super Möglichkeit, um das Engagement von Teilnehmenden im Vorfeld eines B2B-Events zu steigern und eine Vernetzung untereinander zu fördern.
Du hast zahlreiche Möglichkeiten, um das Teilnehmerengagement durch interaktive Technologien während deines B2B-Events zu maximieren.
Event-Apps: Eine moderne und auf deine Konferenz zugeschnittene Event-App kann eine Schlüsselrolle dabei einnehmen, das Engagement von Teilnehmenden zu steigern.
Eine solche App kann verschiedene Funktionen bereithalten:
Gamification: Eine oft unterschätzte Möglichkeit, um das Teilnehmerengagement durch Technologie zu steigern, ist die Integration von spieltypischen Elementen. User können beispielsweise Punkte erhalten, wenn sie in der Event-App oder auf der Webseite ihren Event-Schedule zusammenstellen oder sich mit anderen Besuchenden vernetzen. Bei B2B-Events sollten diese Elemente allerdings nur in einem kleinen Rahmen umgesetzt werden.
Chatbots: Die Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz haben dafür gesorgt, dass Chatbots viele wiederkehrende Fragen von Usern beantworten können. Die automatisierte Interaktion mit einem Chatbot, der auf der Event-Webseite oder in der App integriert ist, bietet Besuchenden die Möglichkeit, eine sofortige Antwort auf eine Frage zu erhalten. Chatbots müssen allerdings korrekt eingestellt sein, damit sie häufige Fragen auch tatsächlich beantworten können.
Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR): Im Vergleich zu anderen interaktiven Technologien werden AR und VR noch vergleichsweise selten genutzt, dabei bieten sie auch für B2B-Events spannende Möglichkeiten.
Beispiel: Ein produzierendes Unternehmen kann per VR-Brille einen Rundgang durch die eigenen Produktionsanlagen am anderen Ende der Welt anbieten.
Für viele Teilnehmende von B2B-Events sind Networking und die Interaktion mit anderen interessanten Gästen die wichtigsten Aspekte bei einer Konferenz. Als Eventveranstalter hast du daher am besten ein besonderes Augenmerk auf diese Punkte. Dabei stehen dir verschiedene Technologien zur Verfügung.
Networking über die Event-App: Eine Event-App bietet mit dem richtigen Setup exzellente Möglichkeiten, damit sich Teilnehmende untereinander vernetzen können.
Beispiel: User erstellen in der App ein persönliches Profil mit ihren Interessen und Links zu ihren Social-Media-Profilen. Dies ermöglicht es, gezielt auf die Suche nach anderen Besuchenden mit den gleichen Interessen zu gehen und sich sowohl im digitalen Raum als auch direkt vor Ort zu vernetzen. Auch eine Chatoption kann direkt in der App integriert werden.
Networking auf externen Plattformen: Social-Media-Netzwerke oder Foren bieten eine weitere Option für digitales Networking. Allerdings bringen diese Plattformen auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. So bist du beispielsweise bei den Einstellungs- und Verwaltungsmöglichkeiten limitiert. Ausserdem müssen Event-Teilnehmende einen Account auf einer externen Seite erstellen. Neben dem zusätzlichem Aufwand entstehen dadurch auch weitere Fragen, unter anderem im Bereich Datenschutz.
Networking zwischen virtuellen Teilnehmenden und Besuchenden vor Ort: Dein Event ist auch für virtuelle Teilnehmende zugänglich? Dank moderner Technologie ist das heutzutage problemlos möglich. Du kannst sogar dafür sorgen, dass sich Live-Teilnehmende und virtuelle User miteinander vernetzen, zum Beispiel über spezielle Networking-Sessions, bei denen sich die Gäste vor Ort per Notebook mit den virtuellen Teilnehmenden in Verbindung setzen können.
Das Erheben von Echtzeit-Feedback auf B2B-Events ist dank moderner Tools heutzutage leicht umsetzbar. Die erhobenen Daten kannst du direkt auswerten und zur Verbesserung der noch laufenden Veranstaltung nutzen. Gleichzeitig lassen sich diese Daten auch langfristig speichern, zum Beispiel in einer Eventmanagement-Software, und für eine Analyse zu einem späteren Zeitpunkt verwenden.
Feedback durch Event-Apps: Wenn du auf deiner Veranstaltung eine Event-App einsetzt, ist diese sehr gut dazu geeignet, Live-Feedback der Teilnehmenden einzusammeln. Deine Umfragen werden auch eine hohe Partizipationsrate haben, da viele User auf die Push-Nachrichten der App reagieren.
Feedback durch interaktive Abstimmungstools: Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von speziellen Abstimmungstools, mit denen du Live-Feedback auf deinem Event einsammeln kannst. Dieses Vorgehen empfiehlt sich vor allem dann, wenn Feedback zu einer bestimmten Session erhoben werden soll.
Beispiel: Ein Speaker integriert die Zugangsdaten zu einer Umfrage direkt auf seinen Präsentationsfolien. Das Publikum erhält so schnellen Zugang zu den Fragen, zum Beispiel über einen QR-Code, und kann darüber abstimmen, welche Themen und Fragen als nächstes in der Session beantwortet werden sollen.
Feedback durch QR-Codes: Eine besonders einfache Möglichkeit, um Echtzeit-Feedback während eines B2B-Events zu erhalten, bieten QR-Codes. Diese kannst du überall platzieren, unter anderem auf Tischen oder als Flyer auf Stühlen. Eine möglichst ressourcenschonende Option besteht darin, den QR-Code als Aufkleber an Orten anzubringen, an denen sich viele Teilnehmende aufhalten, zum Beispiel an einem Catering-Stand.
Der auf dem QR-Code hinterlegte Link bringt User zu einem Umfragebogen, in dem sie ihr Feedback hinterlassen können. Sowohl die Erstellung des Fragebogens als auch die Datenauswertung lässt sich mit einer Eventmanagement-Software gut umsetzen.
Feedback über Social-Media: Auch soziale Netzwerke können für Live-Feedback auf B2B-Events genutzt werden, sie spielen aber tendenziell eine geringere Rolle als auf B2C-Veranstaltungen. Denkbar ist unter anderem, einen eigenen Hashtag für die Event-Kommunikation auf X (vormals Twitter) zu nutzen.
Wenn dein Event beendet ist, solltest du dir unbedingt Zeit für eine ausführliche Nachbereitung nehmen. Je umfangreicher die dafür erhobenen Daten sind, umso mehr Schlüsse lassen sich für die Verbesserung anstehender Veranstaltungen ziehen und desto einfacher lässt sich das Teilnehmerengagement steigern.
Feedback einholen: Nach dem Ende deiner Veranstaltung ist der perfekte Zeitpunkt, um ausführliches Feedback von den Teilnehmenden einzuholen. Verschicke dafür eine E-Mail mit einem Link zu einem Online-Fragebogen. Viele Teilnehmende freuen sich über die Möglichkeit, ihre Meinung zu einer Veranstaltung hinterlassen zu können.
Um Feedback strukturiert einholen und auswerten zu können, empfiehlt sich die Nutzung einer Eventmanagement-Software. Damit wird es auch möglich, Erinnerungsmails an die Besuchenden zu versenden, die ihr Feedback nach Erhalt der ersten E-Mail nicht abgegeben haben.
Datenanalyse: Neben dem Feedback der Teilnehmenden sind weitere Daten ebenfalls wichtig, um dein Event zu analysieren, zum Beispiel „No-Shows“ (Ticketbesitzende, die nicht zum Event erschienen sind) oder Teilnehmerzahlen für einzelne Sessions. Du erhältst so umfangreiche Einblicke in das Teilnehmerengagement und kannst analysieren, wie du dieses durch den Einsatz der passenden Technologie weiter steigern kannst.
Gerade bei wiederkehrenden B2B-Events ist es von entscheidender Bedeutung, dass Engagement von Teilnehmenden über einen langen Zeitraum zu erhalten. Es ist wesentlich leichter und mit geringeren Kosten verbunden, einmalige Besuchende von einer erneuten Teilnahme am nächsten Event zu überzeugen, als neue Teilnehmende zu akquirieren.
Personalisierte Follow-up-Kommunikation: Damit sich deine Gäste auch für die nächsten Events anmelden, solltest du am besten auch nach deiner Veranstaltung die persönliche Kommunikation aufrechtzuerhalten. Per E-Mail versendest du zum Beispiel Präsentationsunterlagen einzelner Sessions, Links zu Video-Aufzeichnungen von Präsentationen und Diskussionen oder zu weiteren Materialien wie E-Books, Whitepaper und Webinare.
Networking: Durch das Organisieren von Networking-Möglichkeiten nach einem Event schaffst du für Teilnehmende an deinen Veranstaltungen einen zusätzlichen Mehrwert. Ein solcher Community-Aufbau ist mit etwas Aufwand verbunden, führt aber gleichzeitig zu einer nachhaltigen Steigerung des Teilnehmerengagements.
Beispiel: Einmal monatlich lädst du alle Interessierten zu einem Live-Webinar ein, in der ein bestimmtes Thema besprochen wird und sich Interessenten untereinander vernetzen können.
Wir haben gesehen, dass moderne Technologie eine entscheidende Rolle spielt, um das Teilnehmerengagement auf deinen B2B-Events zu erhöhen. Dabei können wirksame Massnahmen vor, während und nach der Veranstaltung ergriffen werden und sind oft mit einer Eventmanagement-Software umsetzbar.
Mach dein B2B-Event zu einem hochklassigen und immersiven Erlebnis für alle Teilnehmenden: Mit den richtigen Massnahmen zur Maximierung des Teilnehmerengagements!
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