Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung. Was das bedeutet? Nun, im Idealfall geht es, wenn Du das Management für das eine Event abgeschlossen hast, direkt daran, das nächste vorzubereiten. Wichtig ist dabei, dass Du aus der ersten Veranstaltung Deine Learnings mitnimmst, um die kommende Messe, Workshop, Festival noch effizienter vorbereiten zu und perfekt umsetzen zu können.
Das gilt vor allem für Business to Business-Events. Gerade geschäftliche Partner:innen bergen das Potenzial, das Du sie als Stammkund:innen gewinnen kannst und zum:r Eventmanager:in der Wahl für alle Firmenveranstaltungen wirst.
In diesem Blogbeitrag werfen wir daher einen Blick auf den Wert von Evaluation und Feedbacks von B2B-Events. Wir erklären Dir, warum diese Feedbacks wichtig sind, wie Du sie einholen und umsetzen kannst.
Im Grunde unterscheiden wir drei grosse Zielgruppensegmente für Veranstaltungen: Business, Customers und Public. Für die drei Kategorien eignen sich unterschiedliche Arten von Veranstaltungen, denn Ziele, Ansprüche und Erwartungen der Zielgruppen können durchaus sehr verschieden sein.
Es handelt sich um geschäftliche Veranstaltungen. Zu den Zielgruppenvertreterinnen und Zielgruppenvertreter zählen Geschäftspartner, Händler, aber auch Mitarbeiter. Inhaltlich konzentrieren sich diese Events in der Regel auf die Weitergabe von Informationen. Typische Veranstaltungsarten in diesem Bereich sind daher zum Beispiel Messen, Networking-Events, Konferenzen, Workshops, Produktpräsentationen, Wohltätigkeitsveranstaltungen oder Feiern anlässlich eines Firmenjubiläums. Messen sind in diesem Zusammenhang eine Besonderheit, da sie häufig alle drei Zielgruppensegmente gleichzeitig bedienen sollen. Im B2B-Bereich finden seit Corona vermehrt digitale oder hybride Veranstaltungen statt. Selbst Messen lassen sich online umsetzen.
Der Stil von B2B-Events ist alles in allem eher formell und gediegen, je nachdem, was ein Unternehmen feiern oder präsentieren möchte.
Diese Events richten sich direkt an die Endkunden. Das Hauptziel dieser Veranstaltungen ist es, Produkte zu präsentieren und das Unternehmensimage zu stärken. Das klassischste Beispiel für Veranstaltungen im B2C-Bereich sind Verbrauchermessen, wie etwa die Art International Zürich, die Gamescom in Köln, die Frankfurter Buchmesse oder die Auto Zürich. Darüber hinaus aber auch Ausstellungen oder Veranstaltungen, bei denen die Unternehmen direkt besucht werden können.
Im Fokus der Veranstaltungen im B2P-Segment steht die breite Öffentlichkeit. Bei allen Arten von Veranstaltungen ist die Presse ein wichtiges Element, bei B2P-Events ist die Einbindung von Redakteur:innen und Journalist:innen noch einmal zentraler. Bei diesen Veranstaltungen geht es um die Imagesteigerung, daher ist eine ausgefeilte Pressearbeit Trumpf. Beispiele sind Pressekonferenzen und Unternehmenspräsentationen wie ein Tag der offenen Tür.
Die Erläuterungen zeigen, dass zwischen den drei Eventsegmenten Überschneidungen bestehen. Manchmal lassen sich Veranstaltungen nicht klar einem Bereich zu ordnen, auch diesen Umstand solltest Du im Eventmanagement berücksichtigen. Unser Fokus liegt hier jedoch auf den Business-to-Business-Events.
Nach einem erfolgreichen B2B-Event ist es entscheidend, dass Du Feedback einholst. Lob und Kritik von den Teilnehmenden zu sammeln ist überaus wertvoll und liefert Dir nicht nur Einblick in Deine eigene Performance, das Eventmanagement betreffend, sondern auch in die Wünsche und Bedürfnisse Deiner B2B-Zielgruppe.
Evaluationen ermöglichen es Dir, die Stärken und Schwächen des Events zu identifizieren und zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Bei den nächsten Veranstaltungen kannst Du so noch besser die Erwartungen der Teilnehmenden erfüllen.
Zudem zeigst Du den Teilnehmenden, aber auch Auftraggeber:innen gegenüber Wertschätzung, indem Du konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge annimmst und umsetzt. Dies fördert nicht nur die Teilnehmerbindung, sondern trägt auch dazu bei, zukünftige Veranstaltungen perfekt auf die Wünsche Deiner Kund:innen zu zuschneiden. Ein strukturierter Umgang mit Feedback kann langfristig die Qualität Deiner Events erhöhen und den Ruf Eventagentur, aber auch der Unternehmen Deiner Auftraggeber:innen stärken.
Sicherlich ist der Stil von B2B-Events immer irgendwie ähnlich und dennoch: keine zwei B2B-Veranstaltungen sind gleich. Es gibt jedoch einige Elemente, an denen Du den Erfolg messen kannst. Diese Elemente solltest Du daher auch in Deiner Event-Evaluation abfragen:
Networking ist ein entscheidender Faktor für B2B-Events und deren Teilnehmende.
Prominente Hauptrednerinnen und Hauptredner sind ein wahrer Publikumsmagnet. Gerade im professionellen Umfeld ist zudem das Interesse, Vorträge von Expertinnen und Expert aus dem eigenen Businessbereich zu hören, enorm.
Wie bereits erwähnt, im B2B-Segment geht es um Informationen und den Informationsaustausch. Damit die Köpfe nicht anfangen zu rauchen und Dein Publikum überfordert ist, sind Pausen wichtig. Unterhaltende Elemente sorgen für Abwechslung und eröffnen zu dem die Möglichkeiten zum Netzwerken.
In Zeiten von hybriden und digitalen Veranstaltungen ist die Technologie ein wichtiger Faktor. Während der Veranstaltung steht und fällt ein Online-Event mit der Performance der Technik. Aber auch im Vorfeld: Gerade im B2B-Eventbereich ist es entscheidend, leichte Zugänge zu schaffen, von der Registrierungssoftware bis zum digitalen Evaluationsfragebogen.
Es gibt verschiedene Methoden, um Feedback von den Teilnehmenden zu sammeln.
Du kannst Fragebögen an die Teilnehmenden ausgeben, in Papierformat oder digital. Der Vorteil von digitalen Fragebögen ist dabei, dass Du nicht nur Ressourcen sparst, sondern die Antworten von digitalen Tools direkt analysieren lassen kannst.
Persönlicher Kontakt bedeutet immer einen erheblichen Zeitaufwand. Dennoch solltest Du diese Art der Feedbackabfrage unbedingt nutzen. Vor allem die Auftraggeber solltest Du nach dem Event persönlich kontaktieren, um das Event gemeinsam Revue passieren zu lassen.
Ebenfalls mit Zeitaufwand verbunden ist die Befragung von Fokusgruppen. In diesen Gruppendiskussionen kannst Du neben dem Einzeleindruck der individuellen Personen auch ein gruppendynamisches Feedback erhalten.
Die sozialen Netzwerke kannst Du auch sehr gut für die Evaluation von B2B-Events nutzen. Sie liefern Dir spontane und ungefilterte ad hoc Eindrücke von Deinem Event.
Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile, und eine Kombination mehrerer Ansätze kann oft die besten Ergebnisse liefern.
Digitale Tools bieten zahlreiche Vorteile bei der Sammlung von Feedback. Online-Umfrageplattformen wie SurveyMonkey, Google Forms oder LimeSurvey ermöglichen es, schnell und effizient Feedback zu sammeln und zu analysieren. Teilweise ist dies bereits in Echtzeit während des Events möglich. Diese Tools und Softwares bieten in der Regel integrierte Analysefunktionen, die es Dir erleichtern, Muster und Trends zu identifizieren.
Mobile Apps und Event-Management-Software wie evenito bieten ebenfalls Möglichkeiten zur Echtzeit-Feedback-Sammlung.
Social Media Monitoring Tools wie Hootsuite oder Brandwatch kannst Du nutzen, um Kommentare und Diskussionen auf Plattformen wie Twitter oder LinkedIn zu verfolgen.
Digital tools offer numerous advantages for collecting feedback. Online survey platforms, such as SurveyMonkey, Google Forms and LimeSurvey, allow you to quickly and efficiently gather and analyse feedback. Some of these tools even enable real-time data collection during the event. These tools and software generally provide integrated analysis features, making it easier to identify patterns and trends.
Mobile apps and event management software, such as evenito, also offer options for real-time feedback collection.
Social media monitoring tools, such as Hootsuite and Brandwatch, can be used to track comments and discussions on platforms like Twitter and LinkedIn.
Damit Du auch einen Nutzen aus den Befragungen ziehen kannst, ist nach der Feedback-Erhebung eine gründliche Analyse entscheidend. Berücksichtige quantitative, aber auch qualitative Daten.
➡ Quantitative Daten aus geschlossenen Fragen können statistisch ausgewertet werden, um Durchschnittswerte und Trends zu ermitteln.
➡ Qualitative Daten aus offenen Fragen erfordern eine inhaltliche Analyse, um wiederkehrende Themen und spezifische Verbesserungsvorschläge zu identifizieren.
Mit Hilfe von modernen Analysetools, die Textanalyse integrieren, kannst Du Dir die Auswertung erleichtern. Eine strukturierte und systematische Auswertung des Feedbacks ermöglicht es Dir, fundierte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen.
Was ist das Wichtigste an der Analyse von Feedbacks? Natürlich das Stimmungsbild der Mehrheit zu erhalten. Muster und wiederkehrende Themen in den Feedbackantworten zu erkennen ist somit eine zentrale Aufgabe der Feedbackanalyse.
Die Muster und wiederkehrenden Themen zeigen Dir Hinweise auf grundlegende Stärken und Schwächen des Events. Beispielsweise könnte wiederholtes Lob für die Qualität der Vorträge darauf hinweisen, dass dieser Aspekt besonders gut gelungen ist, während häufige Kritik an der Verpflegung auf Verbesserungsbedarf hinweist.
Die Identifizierung solcher Muster erfordert eine sorgfältige Durchsicht und Kategorisierung der Feedback-Kommentare. Moderne Analysetools können Dich jedoch dabei unterstützen, indem z. B. häufige Schlagwörter und Themen automatisch erkennen und visualisieren.
Nachdem Du das Feedback eingeholt und analysiert hast, kannst Du Dich um die Umsetzung konkreter Massnahmen zur Umsetzung machen.
Priorisiere basierend auf den identifizierten Stärken und Schwächen in einem ersten Schritt die zentralen Verbesserungspotenziale und lege Verantwortlichkeiten fest.
Nehmen wir noch einmal das Beispiel Catering: Haben zum Beispiel 65 % Deiner Umfrageteilnehmenden darüber beschwert, dass das Essen kalt, versalzen oder einfach nicht ausreichend war? Dann ist Handlungsbedarf vorhanden! Terminiere einen Termin mit dem:r Catering-Anbieter:in. Versuche herauszufinden, ob es sich um einen einmaligen Qualitätsverlust handelt oder um ein grundsätzliches Problem. Im letzteren Fall ist klar: Diese:n Anbieter:in solltest Du nicht mehr beauftragen und stattdessen nach Alternativen suchen.
Um den Überblick zu behalten, solltest Du klare Ziele und einen Zeitrahmen für die Umsetzung aller Massnahmen definieren und regelmässig den Fortschritt überprüfen. Die Einbindung des gesamten Event-Teams und die klare Kommunikation der geplanten Schritte sind entscheidend für den Erfolg.
Der gesamte Prozess der Feedbackerhebungen, -analysen und auch die Umsetzung der Massnahmen nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Damit sich diese Ressourceninvestition auch auszahlt, solltest Du nach der Umsetzung der Verbesserungsmassnahmen diese an die Teilnehmenden und Stakeholder:innen kommunizieren.
Auf diese Weise zeigst Du, dass ihr Feedback ernst genommen und konkrete Massnahmen ergriffen wurden, um zukünftige Events zu verbessern.
Du kannst die Anpassungen zum Beispiel über eine Dankes-E-Mail, einen Blogbeitrag oder einen Social Media Post kundtun. Eine transparente Kommunikation stärkt das Vertrauen der Teilnehmenden und fördert eine langfristige Teilnehmenderbindung
Sinnvollerweise entwickelst Du eine langfristige Strategie für die Erhebung, Verarbeitung und Umsetzung der Feedbacks zu Deinen B2B-Veranstaltungen. Ein festgelegter Prozess erleichtert Dir nicht nur die Arbeit, sondern macht Feedbacks zu einer Routineaufgabe, die fest eingeplant ist.
Durch die kontinuierliche Evaluation sicherst Du die Qualität Deiner Events und erhöhst sowohl die Zufriedenheit Deiner Auftraggeber:innen als auch der Teilnehmenden.
Bei der regelmässigen Einholung von Feedback, sowohl während als auch nach dem Event kannst Du Dich von smarten Technologien unterstützen lassen. Denn nicht nur bei der Analyse und Mustererkennung lohnt sich der Einsatz von Tools und Software. Bereits für die Event-Vorbereitung und das Teilnehmermanagement eignen sich intelligente Softwares. Durch Sie sparst Du wertvolle Zeit und Ressourcen.
Feedbacks sind ein wertvoller Input für die Verbesserung Deiner B2B-Veranstaltungen. Sie zeigen Dir die Stärken und Schwächen Deiner Events und zudem die Wünsche und Erwartungen der Stakeholder:innen und Teilnehmenden. Mittels eines strukturierten Vorgehens kannst Du die Kraft der Feedbacks optimal ausnutzen.
Die Kombination aus den verschiedenen Erhebungsmethoden wie digitalen Fragebögen, persönlichen Gespräche, Fokusgruppen und Social Media mit intelligenten Analysetools und -software ermöglichen Dir schnell und effizient einen Überblick über Deine Feedbacks zu erhalten. Gerade die Identifizierung wiederkehrender Themen und Muster können für Dich als Grundlage für Verbesserungen dienen. Auf dieser Basis kannst Du Verbesserungspotenziale identifizieren, priorisieren und massgeschneiderte und konkrete Massnahmen umsetzen. Langfristige Strategien für Deine kontinuierliche Feedback-Erhebung und -Umsetzung hat dabei die besten Aussichten, nachhaltige Verbesserungen und Erfolg zu generieren.
Ein systematischer und wertschätzender Umgang mit Feedback ist somit ein Win-Win für alle Parteien. Beginne daher noch heute damit, Feedback von Deinen Event-Teilnehmenden und Stakeholder systematisch zu sammeln und zu nutzen!
Extra Info:
https://www.myswitzerland.com/de-de/erlebnisse/veranstaltungen/veranstaltungen-suche/?rubrik=maerktmessen
https://socio.events/blog/b2b-events-guide
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