Virtuelle Events, Webinare und Konferenzen – welcher online Event Typ passt zu deinem nächsten Event?

Auf die Eventbranche hat der COVID-19 Ausbruch, insbesondere durch die vermehrte Absage von Veranstaltungen und Messen, immense Einflüsse. Daher steht derzeit der Umgang mit und die Verschiebung von Veranstaltungen für alle Unternehmen im und um den Eventbereich an erster Stelle. 

Virtuelle Veranstaltungstechniken sind zwar nicht neu, doch es kann herausfordernd sein, die geforderte Energie und Dynamik auch online zu schaffen. Es gibt etliche Möglichkeiten: Vom Webinar über Webevents bis hin zu Webcasts. Doch welche Lösung passt am besten zu deinem Event? Wir verschaffen dir in diesem Dschungel Klarheit.

TL;DR Die drei Kategorien, Webmeeting, Webevent und Webcast, unterscheiden sich grundsätzlich in der Anzahl Teilnehmer und Moderatoren, als auch deren Rollen und Interaktionsmöglichkeiten während der Übertragung. Welche Software und welche Art von Online Event zu deinem Event passt, hängt von dessen Eigenschaften (Anzahl Teilnehmer, Moderatoren, Interaktionsmöglichkeiten, etc.) und auch deinen ganz individuellen Wünschen ab. Bei der Auswahl solltest du dir sämtlicher Aufgaben - vor, während und nach dem Online Event - bewusst sein.

Übersicht Online Event Arten

06_Webevent type_all for all

Webmeeting

  • Interne Meetings
  • Team Meetings
  • Online Demonstrationen
  • Trainings
  • Kundengespräche

Many-to-Many (5-30 TN)

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Webevent

  • Produkt Lancierungen
  • Tagungen
  • Seminare
  • Konferenzen
  • Firmenevents

Few-to-Many (50-1’000 TN)

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Webcast

  • Generalversammlung
  • Produktpräsentationen
  • Pressekonferenzen
  • Foren

 

One-to-Many (ab 1’000 TN)

Typen von virtuellen Events

Webmeeting

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Das Webmeeting, auch Webinar genannt, ist ein interaktives, über das Web gehaltenes, Meeting. Dabei können Desktopinhalte aber auch aufgezeichnete Videos geteilt werden. Bei Webmeetings sprechen alle zu allen. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer hat die gleichen Möglichkeiten sich an der Veranstaltung zu beteiligen, wie in einem üblichen Meeting. Die gemeinsame Nutzung von Folien und die interaktive Teilnahme über eine Chat- und Q&A-Funktion zählt zu den Standardfunktionen jeder Webmeeting-Software. Wir konzentrieren uns bei dieser Übersicht auf Lösungen des gewerblichen Gebrauchs.

Teilnehmer & Moderatoren: Many-to-many (typischerweise 5-30 Teilnehmer/-innen)

Fokus: Interaktionsmöglichkeiten zwischen allen Teilnehmer/-innen

Beispiele: Interne Meetings (z. B. Team Meetings), Online-Demonstrationen oder -Trainings, Kundengespräche, etc.

Für dich geeignet falls: Simple und alltägliche Webmeetings mit maximal 50 Teilnehmer/-innen, wobei ein Austausch zwischen Moderator/-innen und Teilnehmer/-innen bestehen soll bzw. die Rollen dabei gar nicht klar getrennt sind. Die Möglichkeit den eigenen Bildschirm zu teilen, aber auch Chat- und Q&A-Funktionen stehen dabei im Vordergrund jeder Webmeeting-Software.

Webmeeting: Lösungen

Kostenlos:

Google Meet

  • Bis 150 Teilnehmer/-innen (Videoanrufe bis zu 10 Teilnehmer/-innen (Gmail, G Suite Basic) bzw. 25 Teilnehmer/-innen (Business, Education). 
  • Wer bereits das G Suite-Paket nutzt, muss für Google Hangouts Meet keine weiteren Gebühren zahlen
  • Videokonferenz-Tool mit Verknüpfung zu Google Apps

Microsoft Teams

  • Bis 250 Teilnehmer/-innen
  • Enorme Vielfalt an Funktionen und Verknüpfung mit Microsoft Office Tools

Kostenpflichtig:

Zoom 

  • Bis 500 Teilnehmer/-innen (Enterprise-Lösung)
  • Ausgereifte Webmeeting- und Webinar-Software mit vielen nützlichen Funktionalitäten; gut eignet für geplante und Ad-hoc-Meetings

Clickmeeting

  • Bis 500 Teilnehmer/-innen
  • Eignet sich gut zum Präsentieren und Bearbeiten von Inhalten in unterschiedlichen Formaten im Rahmen von geplanten und Ad-hoc-Meetings.

Adobe Connect

  • Unbegrenzte Teilnehmerzahl
  • Ausgereiftes Webmeeting-Tool für geplante und Ad-hoc-Meetings. Veranstalter/-innen haben die Möglichkeit, das Layout der Benutzeroberfläche und die verfügbaren Funktionen meeting-spezifisch anzupassen.

GoToMeeting Professional von LogMeIn:

  • Bis 150 Teilnehmer/-innen
  • Geeignet für Ad-hoc- und geplante Webkonferenzen mit Fokus auf Online-Zusammenarbeit; Gute Integration in Microsoft Office-Produkte

Teamviewer

  • Bis 25 Teilnehmer/-innen
  • Solide Online-Meeting-Software und für geplante und ungeplante Webmeetings geeignet

FastViewer Instant Meeting

  • Kauflizenz für Online-Raum bzw. Kauf von Konferenzzeit
  • Gut geeignet für Online-Teammeetings 

Cisco WebEx Meetings Plus

  • Bis 100 Teilnehmer/-innen
  • Bietet eine Vielzahl an Funktionalitäten, wodurch die Anwendung komplexer wird und einen erhöhten Lernaufwand bedingt. Geschulte Moderatoren/-innen werden die Vorzüge des Tools schätzen lernen.

Webevent

06_Webevent type_one for all

Das Webevent, auch Online Event genannt, erlaubt es einigen ausgewählten Moderatorinnen und Moderatoren (meist 3-5 in der Anzahl) an eine Vielzahl von Teilnehmenden zu sprechen. Dabei liegt der Fokus auf der Moderatorin oder dem Moderator und nicht auf die Sichtbarkeit bzw. dem Beitrag der Teilnehmenden. Diesen Beitrag soll über Interaktionsmöglichkeiten wie das Teilen von Dokumenten, Bildschirm und Textnachrichten ermöglicht werden.

Teilnehmer: Few-to-Many (typischerweise 20 bis 1’000 Teilnehmer/-innen)

Moderatoren: <=5 Moderaten/-innen, welche aktiv kommunizieren und dabei dauerhaft sichtbar sind. Die Teilnehmer/-innen können zwar die Moderatoren/-innen sehen, diese aber nicht die Teilnehmer/-innen. 

Fokus: Teilnehmer/-innen müssen nicht zwingend Video/Audio teilen können. Traditionell: Moderatoren/-innen tragen vor und geben punktuell das Wort an die Gäste.

Beispiele: Jegliche Events, welche man auf virtueller Ebene durchführen möchte - von Produkt-Lancierungen, Tagungen, Seminare und Konferenzen bis hin zu Firmenevents (Town-Halls). 

Für dich geeignet falls: Webevents, klassisch im Umfang von 50 bis zu 1’000 Teilnehmer/-innen, wobei diese jedoch im Hintergrund bleiben und der Fokus auf den Moderatoren/-innen liegt. Die Möglichkeit von Kollaboration, Teilen von Dokumenten, mehrere Moderatoren/-innen und passive Teilnehmer/-innen sind feste Bestandteile der Webevent-Software.

Webevent: Lösungen

Kostenlos:

Google Hangouts Meet

  • Bis 150 Teilnehmer/-innen
  • Wer bereits das G Suite-Paket nutzt, muss für Google Hangouts Meet keine weiteren Gebühren zahlen
  • Videokonferenz-Tool mit Verknüpfung zu Google Anwendungen

Microsoft Teams

  • Bis 250 Teilnehmer/-innen
  • Enorme Vielfalt an Funktionen und Verknüpfung mit Microsoft Office Produkten

Kostenpflichtig:

Professionelle Event-Lösungen:

evenito Webevent

  • Bis 1’000 Teilnehmer/-innen
  • Whitelabeling-Möglichkeit der Lösung an gewünschtes Corporate Design & Branding 
  • Vielfalt an Interaktionsmöglichkeiten: Break Out Rooms, digitales Whiteboard, Aufnahmemöglichkeiten, Live Quizzes und Teilen von Präsentationen
  • Eingebettet in die Event Management Software von evenito. Beinhaltet wichtige Funktionen für die professionelle Organisation von Webevents wie Registration, Ticketing, Event Webseite, Anmeldebestätigung und vieles mehr. 

hopin Events Platform

  • Unlimitierte Teilnehmerzahl
  • Neben Basisfunktionen wie der Event Bühne (Übertragung), einem Chat, Event Sessions bietet hopin auch einige Einzigartigkeiten wie eine Online Event Rezeption, eine Event Networking Option oder Event Booths. 

GoToMeeting Business von LogMeIn

  • Bis 250 Teilnehmer/-innen
  • Funktionen für die interaktive Teilnahme am Webevent, via Videokonferenz, der Möglichkeit Dokumente und Desktop zu teilen

GoToWebinar Enterprise von LogMeIn

  • Bis 5’000 Teilnehmer/-innen
  • Noch mehr Funktionen als GoToWebinar - Fokus auf einseitige Präsentationen vom Moderator zum Publikum; bietet ausführliche Analysen und Reports für Eventveranstalter/-innen

Cisco Webex Events

  • Bis zu 3’000 Teilnehmer/-innen
  • Echtzeit-Umfragen, Freigabe von Multimedia-Inhalten, Teilnahme über Mobilgeräte möglich, Event-Bewerbung und Schnittstelle zu CRM.

Adobe Connect Webinars

  • Bis 1’000 Teilnehmer/-innen
  • Bietet Optionen für Interaktivität, Anmeldungsverwaltung, Branding-Option und Analysewerkzeuge.

Standard-Lösungen:

Cisco Webex Meetings (Business-Anwender)

  • Bis 200 Teilnehmer/-innen
  • Branding und Customizing Möglichkeiten

GoToMeeting Professional von LogMeIn

  • Bis 150 Teilnehmer/-innen
  • Funktionen für die interaktive Teilnahme an der Konferenz, via Online-Event, der Möglichkeit Dokumente und Bildschirm zu teilen

GoToWebinar von LogMeIn

  • Bis 1’000 Teilnehmer/-innen
  • Fokus auf einseitige Präsentationen der Moderatoren/-innen an das Publikum; bietet ausführliche Analysen und Reports für Eventveranstalter/-innen

Zoom Video-Webinare 

  • Bis 100 interaktive Teilnehmer/-innen; 100 bis 10’000 Teilnehmer/-innen, für die nur die Ansicht möglich ist 
  • Mit Übertragung über Facebook Live und YouTube-Integration, Host-Steuerelemente, Berichterstellung und Analysen und Meeting-Aufzeichnungen

Microsoft Teams

  • Online Events mit bis zu 250 Teilnehmer/-innen (kann mit dem Premium Paket Events mit bis zu 10’000 Teilnehmer/-innen veranstalten)
  • Version im Office 365 Business Premium Paket

Webcast

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Ein Webcast, auch Videokonferenz oder Live Stream Event, ist einer Radio- bzw. Fernsehsendung relativ ähnlich. Es handelt es sich hierbei jedoch um eine über das Internet gestreamte Übertragung. Dabei wird somit eine einzige Inhaltsquelle gleichzeitig an viele Zuhörer bzw. Zuschauer verbreitet. Zudem besteht die Möglichkeit der Interaktion mit Teilnehmer/-innen, wobei sich eine Überschneidung mit dem sogenannten Webevent bzw. Online Event ergibt. Da sich die Integration aufgrund der hohen Teilnehmerzahl jedoch auf die Chat- bzw. Q&A-Funktion beschränkt, spricht man trotzdem noch von einem Webcast.

Teilnehmer: One-to-Many (typischerweise ab 1’000 Teilnehmer/-innen)

Moderatoren: <= 5 Moderaten/-innen

Fokus: Für grosse Events und Konferenzen

Beispiele: Generalversammlung, Produktpräsentationen, Pressekonferenzen, Foren wie Swiss Economic Forum oder Swiss Innovation Forum, etc.

Für dich geeignet falls: Webcasts bzw. grosse Events mit Inhalten, welche gleichzeitig an viele Zuschauer/-innen übertragen werden. Ein grösserer Umfang birgt Herausforderungen bzw. erfordert entsprechend höhere Aufwände seitens Aufbereitung und Organisation.

Webcast: Lösungen

Kostenlos:

Facebook Live

  • Veranstaltungen von 50 bis 5’000 Teilnehmer/-innen
  • Geringere Komplexität verglichen mit professionellen Webcast-Plattformen. Die Teilnehmer/-innen brauchen ein Facebook-Profil (persönliche/geschäftliche Beziehung) und Kommentare sind für das gesamte Publikum sichtbar und im Video verankert.

Youtube Live

  • Unlimitierte Teilnehmerzahl
  • Live Streams wie Konzerte, Sportveranstaltungen und Live News. YouTube Live ist gratis, jedoch benötigst du einen verifizierten Kanal.

Kostenpflichtig:

Cisco Webex Events und Webcasting

  • Bis zu 3’000 bzw. 40’000 Teilnehmer/-innen
  • Lösung für Webinare, grosse Events oder Schulungen

EXPO-IP

  • Bietet individuelle Designmöglichkeiten, unterstützt multimediale Inhalte, Live-Kommunikation, Integration in Website, individuelle Schnittstellen und Analyse-Tool.

meetyoo conferencing - meetyoo-Webcast

  • Webcast-Lösung mit Möglichkeit zur weltweiten Teilnahme, Branding-Optionen und Integrationsinstrumente, wie Umfragen oder Abstimmungen.

Kaltura

  • Unlimitierte Teilnehmerzahl
  • Webcast- und Livestream-Lösung mit individuellen Schnittstellen zu bereits genutzten Systemen, Analyse- und Umfrage-Tools und vom Teilnehmer/-in steuerbare Ansichten.

XtendX 

  • Unlimitierte Teilnehmerzahl
  • Möglichkeit verschiedene Sprachen als Untertitel zu erfassen, Unterteilung in Kapitel, individuelle interaktive Elemente, Chat- und Umfragefunktionen

Unser Fazit

Wie du siehst, hat jede Webmeeting-, Webevent- bzw. Webcast-Lösung seine ganz eigenen Merkmale und Ausprägungen. Abhängig von deiner Suche gibt es verschiedene (Software-) Optionen: vom gratis Basis-Tool bis hin zum professionellen High-End Produkt. Bei deiner Wahl solltest du dir sämtlicher Aufgaben - vor, während und nach dem Online Event - bewusst sein. Eine Übersicht findest du in der folgenden Visualisierung:

flow chart webinar

Hinter einem professionellen virtuellen Event steckt weit mehr als nur die technische Übertragung. Schritte wie Gästemanagement, Event Kommunikation (Einladung, Agenda, etc.) oder die Registration sind ebenso wichtige Bestandteile des gesamten organisatorischen Prozesses. Das Event Marketing, die nachträgliche Event Analyse und potenzielle Follow Up- bzw. Feedbackprozesse dürfen ebenfalls nicht ausser Acht gelassen werden.

evenito unterstützt dich vor, während und nach dem Online Event. Mit verschiedenen Funktionalitäten erlauben es dir deinen nächsten virtuellen Event professionell, persönlich und aus einem Guss aufzusetzen.  

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