Europa wagt sich Schritt für Schritt in Richtung Normalität. Viele Länder haben ihre Schutzmassnahmen inzwischen gelockert, was die Eventbranche besonders freut. Voraussetzungen dafür: Gästelisten, Schutzkonzepte und Einhalten der Hygiene- und Verhaltensregeln. Die Einhaltung solcher Schutzmassnahmen sind gar nicht so einfach, doch wir geben dir mit dieser Checkliste einige Tipps und Tricks, um dich bei der Umsetzung deiner Veranstaltung zu unterstützen.
Mit diesen 8 Tipps setzt du deinen Event in Zeiten des COVID-19 gemäss den Schutzmassnahmen um:
1. Rückverfolgbarkeit von Event-Teilnehmern
Bereits ein nicht erfasster, potenziell infizierter Teilnehmer könnte mehrere Personen im näheren Kontaktkreis anstecken. Eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Event-Teilnehmer muss somit im Rahmen eines Schutzkonzeptes abgedeckt werden. Mit der evenito Event Dashboard, weiss der Veranstalter jederzeit, wer sich aktuell tatsächlich auf dem Gelände befindet. Mittels eines professionellen Gästemanagements behalten Veranstalter den Überblick über Echtzeit Anwesenheitslisten, Ticketarten, Programme und vieles mehr.
2. Maximale Teilnehmeranzahl & automatische Warteliste
Bis auf Weiteres gibt es Restriktionen bei der Teilnehmeranzahl pro Veranstaltung. Damit man eine genaue Anzahl an Gästen durchsetzen kann, helfen maximale Teilnehmerzahlen und automatisierte Wartelisten bei der Registration. So können Veranstalter das Maximum aus den bereits limitierten Events herausholen.
3. Private Events & Einladungen
Um die maximale Anzahl an Personen auf der Veranstaltung weiter eingrenzen zu können, kann man die Teilnahme auch über den Versand von Einladungen begrenzen. Dabei helfen persönliche Einladungen mit einem individuellen QR-Code, um eine umfassende Zutrittskontrolle sicherzustellen.
4. Sitzplatz Allokation
Zu einem ordnungsgemäss aufgesetzten Schutzkonzept gehört auch eine Rückverfolgbarkeit von Sitzplätzen. Mittels Gästemanagement-Tools kann man jedem Gast, anhand eines individuellen Daten-Feldes, die Sitzplatznummer zuordnen. So können sämtliche Abläufe und gegebenenfalls auch Zugangswege (vor-)definiert und grosse Ansammlungen und Unklarheiten verhindern werden.
5. Echtzeit Event Check-in
Damit weder Mitarbeiter noch Gäste gefährdet werden, sollte bereits die Buchung sowie der Zutritt zur Veranstaltung möglichst kontaktfrei gestaltet sein. Verabschiede dich von papierbasierten Eintrittskontrollen und verkürze die Wartezeiten mit digitalen Check-in Funktionen. Installiere dafür die evenito Check-in App, scanne den QR-Code auf dem Ticket oder überprüfe die Gästeliste auf digitalem Weg. Damit sorgst du nicht nur für einen kontaktlosen Eintritt, sondern auch für ein rundum gelungenes, schnelles Check-in-Erlebnis. Damit nur zulässige Personen das Gelände betreten, wird der QR-Code vor dem Zutritt geprüft.
6. Subevents, Break-outs & Agenda
Anhand von einzelnen und vorab buchbaren Zeiträumen, Break-outs oder Sessions, können Teilnehmergruppen gezielt und flexibel, je nach der aktuell zulässigen Teilnehmerzahl, angepasst werden. Sei es beispielsweise für einen Workshop oder eine Diskussion. Die Teilnehmer lassen sich zudem in verschiedene Gästekategorien einordnen (VIP, Studenten, Mitarbeiter, etc.), um diese individuell handhaben zu können.
7. Schnelle & agile Kommunikation
Beinahe wöchentlich erreichen uns Neuigkeiten und Informationen hinsichtlich neuer Schutzmassahmen und Regelungen. Auch vor, während oder nach dem Event gibt es gegebenenfalls Bedarf an Anpassungen oder Informationen, welche man so rasch als möglich an die Teilnehmer kommunizieren möchte. Mit evenito lassen sich diese durch personalisierte E-Mails oder E-Mail Vorlagen sowie über die Webseite innerhalb Sekunden live schalten bzw. versenden. Mit einem Email-Dashboard behält man den Überblick über die gesamte Analyse der Wirksamkeit deiner Email-Ausgänge.
8. Professionalität bei Online Events
Vielleicht ist deine Veranstaltung zu gross, um physisch durchgeführt zu werden oder du bist dir noch nicht sicher, ob die Zeit für physische Events bereits gekommen ist. Online Events sind eine gute und wirkungsvolle Alternative. Veranstaltungen können entweder komplett digital oder auch hybrid - also physisch und online - durchgeführt werden. In allen Fällen ist eine klare Kommunikation sowie eine persönliche und einmalige Einladung zu dem Online Event zentral, um eine doppelte Teilnahme sicher auszuschliessen. So kannst du physisch wie auch online verfolgen, wer am Event teilgenommen hat.
Das Fazit
Ein komplett digitales Gäste- und Eventmanagement ist durch den Coronavirus wichtiger denn je. Ein All-in-One Event Management Tool wie evenito hilft dir dabei, behördliche Anforderungen schnell und ohne grossen Aufwand umzusetzen sowie ein lückenloses Schutzkonzept vorzuweisen. So werden Event-Verantstalter nicht durch zusätzlichen, organisatorischen Aufwand belastet und können sich somit auf die sichere Durchführung der lang ersehnten physischen Events in Zeiten des Coronavirus konzentrieren.
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